Suksesser og ellers…

Refleksjoner over en 7-årig forlovelse

Jeg blir ofte spurt om hva «suksess» er i arbeidet mitt. Det starter med Besparelser ; men det er sjelden bare Om dollarene. For noen klienter er det rent økonomisk – prosenter eller harde tall. For andre er det Om konsolidering av forsyninger; oppnå dypere forretningsdrift Innsikt tillit til beslutningene sine; eller en blanding av alle disse faktorene.

I denne utgaven av Costedge ville jeg begynne å dele hvordan suksess, eller ikke, ser ut for noen av klientene og prosjektene jeg jobber med, og noe av lærdommen underveis.

Case-studie: Privat internatskole; Perth

Jeg har jobbet med denne klienten – en privat internatskole i Perth – i over sju år. Det var en av mine aller første klienter da jeg etablerte virksomheten. ERA Group Det opprinnelige oppdraget fokuserte på én nøkkelkategori: cateringtjenester for pensjonatet deres. Helt fra starten av hadde klienten tre veldig klare mål:

Styrets ansvarlighet

– Han måtte kunne svare trygt på styrets tilbakevendende spørsmål: «Får vi den beste avtalen?»

Større tilsyn

– Han ønsket bedre oversikt over resultatene og driften til den eksterne cateringleverandøren.

1. Besparelser – Selv om den er udefinert i starten; Besparelser var fortsatt et sentralt mål.

Med et slankt finansteam og begrensede interne ressurser og kapasitet i denne kategorien, henvendte han seg til ERA Group for å bidra til å oppnå disse resultatene.

Etter ERA-metodikken

Vi startet prosjektet ved hjelp av ERAs 4-trinns metodikk:

• Analyse – Vi samlet 12 måneders fakturadata og presenterte dem i en oppdagelsesrapport.
• Anbudsforespørsel – Sammen med klienten utviklet vi en detaljert tilbudsforespørsel (RFP) og inviterte tre leverandører til å delta.

Utvalg og implementering

– Den etablerte cateringleverandøren ble valgt ut blant tre leverandører som ble invitert til å svare på en anbudsforespørsel; med et tilbud på 14 %. Besparelser – et lavt sekssifret beløp i dollar pluss andre fordeler.

• Overvåking – Uten behov for en fullstendig implementering gikk vi raskt over i overvåkingsfasen.

Det mest interessante her var at den sittende operatøren, som sto overfor det potensielle tapet av kontrakten, leverte betydelig Besparelser pluss andre fordeler som ikke har vært tilgjengelige tidligere; og fornyet engasjement – ​​som demonstrerer kraften i markedstesting; selv når endring ikke er det endelige resultatet.

Overvåkingsfasen: En plattform for fortsatt verdi

Overvåkingsprosessen viste seg å være viktig. Med samarbeid fra cateringfirmaet introduserte vi meningsfulle målinger og tilsyn:

• Faktiske måltidstall
• Regelmessig; detaljert lagerbeholdning (SOH)
• Regelmessige rapporter om matsvinn
• Månedlige leverandørmøter
• Kvartalsvise resultatrapporter med diskusjonspunkter og Innsikt

Dette tillot både skolen og cateringfirmaet å finjustere driften og identifisere ytterligere trinnvise forbedringer. Besparelser Vi introduserte også nye fordeler som ikke var en del av den opprinnelige beskrivelsen, inkludert årlige stipend og støtte til investeringsprosjekter – verdier klienten ikke hadde forventet eller opplevd tidligere.

Så – var det en suksess?

Ja…

Slik sammenlignet prosjektet seg med de opprinnelige målene:

1. Konkurransedyktig prising? ✔ Ja. Gjennom den konkurransedyktige anbudskonkurransen kunne vi sammenligne tilbud. Med et revidert tilbud viste den etablerte leverandøren seg å være den mest konkurransedyktige, og klienten kan nå trygt håndtere enhver styrets gransking.
2. Forbedret tilsyn? ✔ Ja. Rapportering, åpenhet og leverandørdialog har alle blitt betydelig forbedret og vært gunstig.
3. Besparelser ? ✔ Ja. 14 % Besparelser levert; med ytterligere trinnvise Besparelser funnet over tid.

Med klientens ord: «Vi har oppnådd fordeler vi ikke ville ha klart å oppnå uten hjelp fra ERA.»

Dette engasjementet, som nå går inn i den tredje kontraktsfornyelsesperioden og det åttende året med overvåking, er et godt eksempel på hvordan vedvarende samarbeid og regelmessig gjennomgang kan gi reell langsiktig verdi.

Lærdommene fra dette prosjektet…

• Det er overraskende hva langsiktige leverandører kan tilby når man kontakter dem og forholdet formaliseres. Jeg ser dette gang på gang. Man tror man kjenner en leverandør man har hatt med å gjøre i lang tid…
• Kraften i overvåking: I dette tilfellet var overvåkingen i stand til å identifisere noen viktige områder å ta tak i, som matsvinn.
• Hvordan samarbeid med en leverandør kan føre til ytterligere fordeler og bidra til å løse problemer når de oppstår.
• Introduksjonen og kraften til benchmarking for å hjelpe deg med å forstå virksomheten bedre.

Neste utgave vil jeg fokusere på en annen skole med et helt annet sett med mål; samme kategori.

Grant Morrow
Hovedkonsulent
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com