.jpg)
Effektive organisasjoner venter ikke for lenge med å ta tak i ineffektivitet og forbedre prosesser, forklarer Ronald Batenburg i sin ekspertblogg.
Kjenner du den følelsen av en boks du bare sparker foran deg? Det viktige temaet du må hanskes med, men aldri kommer til fordi det alltid er noe annet som skjer som også er viktig, eller enda viktigere. Prokrastinering, med andre ord. Et spørsmål om å prioritere. Naturligvis.
I hverdagens mas og kjas skjer det ofte at viktige saker blir utsatt. Du vet at ting må endres for å jobbe mer effektivt og spare kostnader, men det er mangel på tid eller at det haster. Dette fenomenet er kjent som «kostnaden ved passivitet».
Kostnaden ved passivitet omfatter alle skjulte kostnader, både målbare og ikke-direkte målbare, som oppstår når beslutninger eller forbedringer blir forsinket. Dette kan være konkrete kostnader, som for eksempel tapte resultater. besparelser , men også myke kostnader, som lavere ansattes moral eller tapte muligheter. Dens skjulte natur betyr at mange selskaper undervurderer virkningen eller rett og slett ikke prioriterer den tilstrekkelig.
Men hva er egentlig disse kostnadene? Og hvorfor kan utsettelse bli så dyrt i en forretningsmessig sammenheng?
Hvorfor er forsinkelse så kostbart?
I kostnadsoptimalisering For eksempel er beslutningen om å ikke gjøre noe ofte det dyreste valget. Leverandørkontrakter fornyes automatisk, prisøkninger hoper seg opp, og fakturaer blir ikke grundig kontrollert. Denne økonomiske skaden fortsetter å vokse uten at noen merker det. Når det iverksettes tiltak, er potensielle tap på tusenvis til millioner av euro besparelser noen ganger allerede har gått tapt.
Mange organisasjoner oppgir tre vanlige grunner til å utsette handlinger:
- «Vi har det for travelt.» Forståelig nok, men besparelser som er utsatt er fortjeneste som holdes tilbake.
- «Det er ikke en stor utgift.» Mindre lekkasjer på tvers av 10–15 forskjellige kostnadskategorier kan faktisk føre til enorme tap når de kombineres.
- «Vi ønsker ikke å forstyrre forholdet til leverandørene våre.» Ofte er det ikke behov for å erstatte en leverandør; det handler snarere om bedre kontraktsvilkår, åpenhet og ansvarlighet.
Les også: Ronald Batenburg om Spend Intelligence: «Du vil ikke se det før du forstår det»
Konkrete konsekvenser av utsettelse
Et praktisk eksempel illustrerer effekten. En potensiell kunde med en årlig omsetning på 150 millioner euro, som jeg har vært i diskusjoner med i flere måneder, har et årlig forbruk på 7,5 millioner euro på en av sine kostnadskategorier. For denne spesifikke kategorien er gjennomsnittet besparelser Potensialet er 12 prosent, noe som er demonstrert av diverse tilfeller fra den senere tid. På årsbasis utgjør dette 900 000 euro i kostnader som kan kuttes uten tap av kvalitet. År etter år. Ikke ved å kjøpe mindre, men gjennom mer effektive innkjøpsprosesser og bedre kontraktsavtaler.
Denne situasjonen eksisterte lenge før jeg først inngikk i diskusjoner med selskapet. I godt over to år hadde den velkjente boksen blitt kastet frem, og det hadde vært en intern diskusjon om hvorvidt man skulle tildele en innkjøpsagent til oppgaven eller om man skulle engasjere ekstern støtte. I dette tilfellet var kostnaden ved å ikke gjøre noe derfor allerede godt over 2 millioner euro.
Profitten lekker derfor bort fordi det ikke tas noen beslutning om å gjøre noe med det. Mens denne klientens fortjeneste bare er 3,9 prosent. Beslutningen om å faktisk satse på optimalisering ville derfor øke fortjenesten med 15 prosent. Tross alt gir kostnadsreduksjon direkte fordeler for fortjenesten fra resultatregnskapet, fordi fortjeneste er et resultat av inntekter minus kostnader.
Hva kan du gjøre for å unngå kostnadene ved passivitet?
1. Analyser utgiftene dine: Gjennomfør en analyse av kostnadene de siste 12 månedene. Finnes det kategorier som ikke har blitt gjennomgått på flere år? Disse er kandidater å ta tak i først.
2. Be om en Uavhengig perspektiv: Noen ganger er interne ansatte for tett på emnet til å oppdage ineffektivitet. En ekstern revisjon kan gi nye innsikt .
3. Start i det små, tenk stort: Forbedringer trenger ikke alltid å være forstyrrende. Noen ganger fører små justeringer av prosesser og kontrakter til betydelige forbedringer.
4. Mål og kommuniser effekten: Kvantifiser kostnadene ved å ikke gjøre noe for å skape støtte i organisasjonen. Når alle forstår kostnadene ved forsinkelser, oppstår det en følelse av at det haster.
5. Sikre eierskap og ansvar: Utnevne tydelige ansvarlige parter som sørger for at besparelser og forbedringsplaner faktisk blir implementert.
Fremtiden begynner i dag
Lærdommen fra «kostnaden ved passivitet» er tydelig: effektive organisasjoner venter ikke for lenge med å ta tak i ineffektivitet og forbedre prosesser. Prokrastinering er en stille morder av lønnsomhet og vekst. Til slutt blir «senere» ubevisst til «aldri». Ved å proaktivt styre kostnadene deres og spare der det er mulig, skaper du rom for innovasjon, vekst og fornøyde ansatte.
Det er bedre å begynne å optimalisere i dag enn å angre på tapte muligheter i morgen. Hvilken boks skal du satse på?
