.jpg)
„Efektívne organizácie nečakajú príliš dlho s riešením neefektívnosti a zlepšovaním procesov,“ vysvetľuje Ronald Batenburg vo svojom odbornom blogu.
Poznáš ten pocit, keď niečo stále odkladáš? Tú dôležitú vec, ktorú by si mal vybaviť, ale nikdy sa k nej nedostaneš, lebo sa vždy nájde niečo iné, čo je tiež dôležité, alebo dokonca ešte dôležitejšie. Takže odklad. Je to len otázka stanovenia priorít. Samozrejme.
V každodennom zhonu sa často stáva, že dôležité záležitosti sa odkladajú na neskôr. Viete, že je potrebné niečo zmeniť, aby ste pracovali efektívnejšie a ušetrili náklady, chýba vám však čas alebo pocit naliehavosti. Tento jav je známy ako „náklady nečinnosti“, teda náklady vyplývajúce z toho, že sa nepodniknú žiadne kroky.
Náklady nečinnosti zahŕňajú všetky skryté náklady – či už merateľné, alebo tie, ktoré nie je možné priamo zmerať –, ktoré vznikajú v dôsledku odkladania rozhodnutí alebo zavádzania zlepšení. Môžu to byť konkrétne náklady, ako napríklad ušlé úspory, ale aj nefinančné náklady, ako napríklad znížená pracovná morálka zamestnancov alebo nevyužité príležitosti. Vzhľadom na ich skrytú povahu mnohé firmy tento dopad podceňujú alebo mu jednoducho nepripisujú dostatočnú prioritu.
Ale aké sú vlastne tieto náklady? A prečo môže odklad v obchodnom kontexte vyjsť tak draho?
Prečo je odklad taký nákladný?
Napríklad v oblasti optimalizácie nákladov je rozhodnutie neurobiť nič často tou najdrahšou voľbou. Zmluvy s dodávateľmi sa automaticky predlžujú, ceny neustále rastú a faktúry sa dôkladne nekontrolujú. Tieto finančné straty sa neustále zvyšujú, bez toho aby si to niekto všimol. V čase, keď sa konečne začnú prijímať opatrenia, sa už niekedy stratili tisíce až milióny eur, ktoré sa mohli ušetriť.
Mnohé organizácie uvádzajú tri najčastejšie dôvody, prečo odkladajú prijatie opatrení:
- „Máme toho príliš veľa.“ Je to pochopiteľné, ale odložené úspory znamenajú ušlý zisk.
- „Nie je to žiadna veľká položka výdavkov.“ Menšie úniky v 10 až 15 rôznych výdavkových položkách môžu spolu spôsobiť práve obrovské straty.
- „Nechceme narušiť vzťahy s našimi dodávateľmi.“ Často nie je potrebné vymeniť dodávateľa, ale ide skôr o lepšie zmluvné podmienky, transparentnosť a zodpovednosť.
-
Prečítajte si tiež: Ronald Batenburg o Spend Intelligence: „Uvidíte to až vtedy, keď tomu porozumiete“
Konkrétne dôsledky odkladu
Vplyv tejto situácie ilustruje konkrétny príklad. Potenciálny zákazník s ročným obratom 150 miliónov eur, s ktorým už niekoľko mesiacov rokujem, vynakladá v jednej zo svojich nákladových kategórií 7,5 milióna eur ročne. Pre túto konkrétnu kategóriu je priemerný potenciál úspor 12 percent, čo dokazujú rôzne prípady z nedávnej minulosti. To znamená, že ročne je možné ušetriť 900 000 eur na nákladoch bez straty kvality. Každý rok znova. Nie tým, že sa nakupuje menej, ale vďaka efektívnejším nákupným procesom a lepším zmluvným podmienkam.
Táto situácia existovala už dávno predtým, ako som s touto spoločnosťou nadviazal prvý kontakt. Už vyše dvoch rokov sa problém neustále odkladal a v rámci firmy prebiehala diskusia o tom, či na túto pozíciu vymenovať nákupcu, alebo či využiť externú pomoc. V tomto prípade teda náklady na nečinnosť už dosiahli vyše 2 milióny eur.
Zisk, ktorý tak uniká, pretože sa neprijme žiadne rozhodnutie, ako to napraviť. A to pritom, že zisk tohto zákazníka predstavuje práve 3,9 percenta. Rozhodnutie pristúpiť k optimalizácii by teda zvýšilo zisk o 15 percent. Zníženie nákladov vo výkaze ziskov a strát totiž priamo prospieva zisku, pretože zisk je výsledkom výnosov mínus náklady.
Čo môžete urobiť, aby ste predišli nákladom nečinnosti?
1. Analyzujte svoje výdavky: Vypracujte analýzu výdavkov za posledných 12 mesiacov. Existujú kategórie, ktoré ste už roky neprehodnotili? Práve tie by ste mali riešiť ako prvé.
2. Požiadajte o nezávislý pohľad: Interní zamestnanci sú niekedy príliš zapojení do danej problematiky na to, aby dokázali odhaliť neefektívnosti. Externý audit môže priniesť nové pohľady.
3. Začnite v malom, myslite vo veľkom: Zlepšenia nemusia byť vždy radikálne. Niekedy aj drobné úpravy v procesoch a zmluvách vedú k významným zlepšeniam.
4. Vytvorte a komunikujte dopad: Kvantifikujte náklady nečinnosti, aby ste v rámci organizácie získali podporu. Keď si všetci uvedomia, čo odklad stojí, vznikne pocit naliehavosti.
5. Zabezpečte zodpovednosť a angažovanosť: Určite jasných zodpovedných pracovníkov, ktorí dohliadnu na to, aby sa plány úspor a zlepšení skutočne realizovali.
Budúcnosť začína dnes
Poučenie z knihy „Cost of Inaction“ je jasné: efektívne organizácie nečakajú príliš dlho s odstraňovaním neefektívnosti a zlepšovaním procesov. Odkladanie je tichým zabijakom ziskovosti a rastu. Nakoniec sa „neskôr“ nepozorovane zmení na „nikdy“. Proaktívnym riadením nákladov a úsporami tam, kde je to možné, vytvárate priestor pre inovácie, rast a spokojných zamestnancov.
Lepšie je začať s optimalizáciou ešte dnes, ako zajtra ľutovať premárnené príležitosti. Ktorú plechovku posunieš dopredu?
