Ronald Batenburg o spoločnosti Spend Intelligence: „Uvidíš to až vtedy, keď to pochopíš“

„Pri finančnej optimalizácii ide o päť P,“ píše Ronald Batenburg vo svojom odbornom blogu. A obhajuje koncepciu Spend Intelligence: „Bez Spend Intelligence aj ten najlepší CFO koná CFO .“

‍

„Uvidíš to až vtedy, keď to pochopíš“: táto legendárna veta Johana Cruijffa znamená, že prehľad a pochopenie sú kľúčové pre úspech a že hlbší zmysel situácie začneš vnímať až vtedy, keď si ju „osvojíš“ alebo pochopíš.

‍

Ide o to, aby ste nielen vnímali samotné činy, ale dokázali rozpoznať aj skryté vzorce, možnosti a voľby. Ide teda o pohľad za povrch. Skutočnú hodnotu niečoho totiž pochopíte, keď to „prekuknete“, čo je prehĺbenie čisto pozorovania. Tento moment „prekuknutia“ je zlomovým bodom, pri ktorom rozvíjate intuíciu a môžete konať rýchlejšie a efektívnejšie, často na základe skúseností a konania.

‍

Toľko k poučeniam Johana Cruijffa. Hoci sa to samozrejme týka futbalu, ten istý princíp platí aj v obchodnom kontexte. Obzvlášť ak ide o finančnú optimalizáciu.

‍

Finančný CFO: medzi údajmi a smerovaním

Práve vo finančnom svete je všetko o prehľade. CFOvšak čelia čoraz zložitejším podmienkam: očakáva sa od nich transformácia, trhy vyžadujú rast a zároveň si každé percento marže vyžaduje ochranu pred infláciou, rastom miezd a nepredvídateľnými dodávateľskými reťazcami.

‍

Dát je dosť, problémom nikdy nie sú prehľadové panely. Problémom je skôr to, že tieto dáta málokedy poskytujú „smer“ – chýbajú „praktické poznatky“, ktoré sú kľúčové pre rast a inovácie.

Prečo tradičné vykazovanie nestačí

Mnohé finančné tímy uviazli v reaktívnych postupoch: riešenie prekročení rozpočtu, kontrola faktúr a zlučovanie údajov o obstarávaní. Správy síce uvádzajú, na čo sa vynakladajú prostriedky, ale neukazujú, kde sa skrývajú neefektívnosti ani aký by mal byť prvý logický krok k optimalizácii. Medzi hlavné prekážky v tejto oblasti patria:

• Silo v kategóriách výdavkov a lokalitách
• Nedostatok praktických poznatkov: vedieť, že niečo je neefektívne, ale nevedieť, ako to vylepšiť
• Chýbajú spoľahlivé referenčné hodnoty: nemáte externý štandard, podľa ktorého by ste mohli posúdiť svoj výkon
• Časovo náročná analýza, ktorá spomaľuje rozhodovací proces

‍

Spend Intelligence: premeniť poznatky na rýchlejšie výsledky

Aké je teda riešenie? Spend Intelligence spája prehľadnosť s rýchlosťou. Ide o schopnosť robiť oveľa viac než len vypracovávať správy: znamená to mať prehľad o svojich nákladoch, rozpoznať, kde je priestor na zlepšenie, a okamžite vedieť, aké kroky sú potrebné.

‍

Pri tom určite nejde len o najviditeľnejšiu časť vašich nákladov, teda o cenu, ktorú platíte. Ide aj o protokoly (aké máte zásady), produkty, ktoré používate, partnerov ( subjekty, s ktorými spolupracujete) a procesy, ktoré ste zaviedli. Kombinácia týchto piatich Purčuje váš súčasný stav a je východiskovým bodom pre optimalizáciu.

‍

Platformy, ktoré v tomto smere poskytujú podporu, predstavujú skutočný prelom. Neponúkajú len prehľadový panel, ale fungujú ako „motor príležitostí“: spájajú kategórie, dodávateľov, obchodné jednotky a KPI, zobrazujú porovnávacie údaje a predpovedajú potenciál úspor, harmonogramy implementácie a profil rizika. Inými slovami: CFO okamžitý smer a môže konať.

‍

Sila posúdenia príležitostí

Každá optimalizácia by mala začať nezávislým posúdením príležitostí, teda dôkladnou analýzou výdavkov (priamych aj nepriamych). Cieľom nie je vykonávať audit, ale odhaliť potenciál na zlepšenie a poukázať na príslušný dopad, časový harmonogram a potrebné úsilie. Pre vedúcich finančných oddelení to znamená:

• Kvantifikácia potenciálnych úspor
• Vytvorenie obchodného prípadu pre reinvestície s cieľom podporiť rast a inovácie
• Identifikácia možností konsolidácie dodávateľov alebo renegociácie
• Odhaľovanie a optimalizácia nákupného správania stážistov
• Prioritizácia akcií na základe pomeru vynaloženého úsilia a výnosu
• Ľahký a bezrizikový vstup bez zásadných zmien

‍

Odborná podpora: prehĺbenie, nie nahradenie

Optimalizácia si vyžaduje odborné znalosti, ktoré vo vnútropodnikovom prostredí často chýbajú. Najmä v prípade nepriamych výdavkov, ktoré sú často roztrieštené a špecifické, sa stáva, že jeden zamestnanec nemá prehľad vo všetkých oblastiach, a preto je potrebná dodatočná odborná pomoc. Poznatky odborníkov, porovnávacie analýzy a vyjednávacia sila dopĺňajú schopnosti interných tímov, čím sa odhaľujú slabé miesta v zmluvách a neefektívnosti bez toho, aby došlo k nahradeniu existujúcich kapacít.

‍

Výsledok: často dvojciferné zlepšenie

V mojom predchádzajúcom blogu práve tento prístup priniesol zákazníkovi výrazné štrukturálne úspory (v tomto prípade 2,4 milióna dolárov ročne) bez toho, aby došlo k zhoršeniu vzťahov so súčasnými dodávateľmi, a bez narušenia prevádzky.

Niekoľko spôsobov, ako sa to podarilo dosiahnuť:

• Spoločne s dodávateľmi optimalizovať procesy namiesto toho, aby sme sa sústredili výlučne na ceny.
• Zmluvy je potrebné dôkladnejšie prispôsobiť skutočným trhovým podmienkam.

‍

Inteligentné využívanie údajov: od údajov k činom

To, čo Cruijff nazýva „pochopením“, sa premieta do praxe: CFO, ktorí využívajú Spend Intelligence, môžu uvoľniť viazaný kapitál na:

• Digitálna transformácia
• Investovanie do rozvoja talentov
• Príprava na fúzie alebo odčlenenie častí podniku

Vďaka tomu je možné proaktívne vytvárať finančné rezervy namiesto toho, aby sa až dodatočne hľadali prostriedky v rozpočte. Ušetrené prostriedky sa okamžite využívajú na strategické projekty, čím sa každé „áno“ CFO stáva CFO .

‍

Cena nečinnosti

Najmä na trhu, kde sú marže pod tlakom, sa neoplatí zostať stáť na mieste. Bez Spend Intelligence aj ten najlepší CFO tápal CFO a chýbalo mu riadenie potrebné na dosiahnutie ďalšieho bodu marže. Od dát k smerovaniu, od prehľadov k rozhodnutiam a od „škrtania nákladov“ k „nájdeniu úspor na zabezpečenie budúcnosti“ – to je krok, ktorý posúva optimalizáciu z úrovne „dobrý“ na úroveň „vynikajúci“.

‍

Chcete sa dozvedieť viac o tom, ako môže Spend Intelligence pomôcť vašej organizácii napredovať? Začnite s jednoduchým posúdením príležitostí a zistite, kde sa vaše „áno“ stane hnacou silou rastu.

‍