Ronald Batenburg o spoločnosti Spend Intelligence: „Začnete to vnímať až vtedy, keď tomu porozumiete.“

Finančná optimalizácia sa točí okolo piatich „P“, píše Ronald Batenburg vo svojom odbornom blogu. A zasadzuje sa za „Spend Intelligence“: „Bez ‚Spend Intelligence‘ aj ten najlepší CFO naslepo.“

‍

„Začneš to vnímať až vtedy, keď tomu porozumieš“: tento legendárny citát od Johana Cruyffa znamená, že prehľad a pochopenie sú kľúčové pre úspech a že hlbší zmysel situácie začneš vnímať až vtedy, keď si ju „osvojíš“ alebo pochopíš.

‍

Ide o to, že nielen vnímate samotné činy, ale dokážete rozpoznať aj skryté vzory, príležitosti a možnosti voľby. Inými slovami, ide o pohľad za povrch. Skutočnú hodnotu niečoho začnete vnímať až vtedy, keď tomu porozumiete, čo presahuje rámec jednoduchého pozorovania. Tento moment „porozumenia“ je zlomovým bodom, v ktorom si rozvíjate intuíciu a dokážete konať rýchlejšie a efektívnejšie, často práve na základe skúseností a konania.

‍

Toľko k poučeniam Johana Cruyffa. Hoci sa tu samozrejme hovorí o futbale, ten istý princíp platí aj v podnikateľskom prostredí. Najmä pokiaľ ide o finančnú optimalizáciu.

‍

Finančný CFO: medzi údajmi a stratégiou

Vo svete financií sa všetko točí okolo prehľadu. Finanční riaditelia však čelia čoraz zložitejším podmienkam: očakáva sa od nich, že budú hnacou silou transformácie, trhy vyžadujú rast a zároveň je potrebné chrániť každý percentuálny bod marže pred infláciou, rastom miezd a nepredvídateľnými dodávateľskými reťazcami.

‍

Údajov je dostatok a problémom zriedka bývajú prehľadové panely. Problémom je skôr to, že tieto údaje málokedy poskytujú smerovanie. Chýbajú v nich praktické poznatky, ktoré majú rozhodujúci vplyv na rast a inovácie.

‍

Prečo tradičné vykazovanie nestačí

Mnohé finančné tímy stále uviazli v reaktívnych postupoch: riešenie prekročení rozpočtu, kontrola faktúr a konsolidácia údajov o obstarávaní. Správy síce ukazujú, na čo sa vynakladajú prostriedky, ale neukazujú, kde sa skrývajú neefektívnosti ani aký by mal byť prvý logický krok k optimalizácii. Medzi hlavné prekážky patria:

• Silo v jednotlivých výdavkových kategóriách a lokalitách
• Nedostatok praktických poznatkov: vedomie, že niečo je neefektívne, ale nevedieť, ako to zlepšiť
• Chýbajú spoľahlivé referenčné hodnoty: chýba externý štandard, podľa ktorého by sa dalo merať výkonnosť
• Časovo náročná analýza, ktorá spomaľuje rozhodovací proces

‍

Spend Intelligence: premena poznatkov na urýchlenie

Aké je teda riešenie? Spoločnosť Spend Intelligence spája prehľadnosť a rýchlosť. Ide o schopnosť, ktorá presahuje rámec bežného vykazovania. Znamená to pochopiť svoje náklady, zistiť, kde je možné zaviesť zlepšenia, a okamžite zistiť, ktoré opatrenia sa oplatia.

‍

Určite tu nejde len o najviditeľnejšiu časť vašich nákladov: cenu, ktorú platíte. Ide aj o protokoly (vaše zásady), produkty, ktoré používate, partnerov (subjekty, s ktorými spolupracujete) a procesy, ktoré ste zaviedli. Kombinácia týchto piatich „P“ vytvára vašu súčasnú situáciu a tvorí východiskový bod pre optimalizáciu.

‍

Platformy, ktoré to podporujú, skutočne menia pravidlá hry. Neposkytujú len prehľadový panel, ale fungujú ako „motor príležitostí“. Spájajú kategórie, dodávateľov, obchodné jednotky a kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI), poskytujú referenčné hodnoty a predpovedajú potenciál úspor, časové harmonogramy implementácie a profily rizík. Inými slovami, CFO získa jasnú orientáciu a môže konať.

‍

Význam posúdenia príležitostí

Každá snaha o optimalizáciu by mala začať nezávislým posúdením príležitostí, teda dôkladným preskúmaním výdavkov (priamych aj nepriamych). Cieľom nie je vykonávať audit, ale zviditeľniť potenciál zlepšenia a ukázať súvisiaci dopad, časový harmonogram a potrebné úsilie. Pre vedúcich finančných oddelení to znamená:

• Kvantifikácia potenciálnych úspor
• Vypracovanie obchodného zdôvodnenia reinvestícií zameraného na rast a inovácie
• Identifikácia príležitostí na konsolidáciu dodávateľov alebo renegociáciu zmlúv

• Analýza a optimalizácia vnútropodnikového nákupného správania
• Stanovovanie priorít opatrení na základe pomeru vynaloženého úsilia a dosiahnutého výnosu
• Ľahko dostupný a bezrizikový vstupný bod bez zásadných zmien

‍

Odborná podpora: prehĺbenie, nie nahradenie

Optimalizácia si vyžaduje špecializované znalosti, ktoré v rámci spoločnosti často chýbajú. Najmä v oblasti nepriamych výdavkov, ktoré sú často roztrieštené a zamerané na špecifické segmenty, nemá žiadny zamestnanec odborné znalosti vo všetkých oblastiach, a preto je žiaduce získať dodatočné odborné znalosti. Poznatky odborníkov, porovnávacie analýzy a vyjednávacia sila dopĺňajú schopnosti interných tímov, čím umožňujú odhaliť slabé miesta v zmluvách a neefektívnosti bez toho, aby došlo k nahradeniu existujúcich kapacít.

‍

Výsledok: optimalizácia často v dvojcifernom rozsahu

V mojom predchádzajúcom blogu práve tento prístup umožnil klientovi dosiahnuť výrazné úspory v oblasti štruktúry (v tomto prípade 2,4 milióna USD ročne) bez poškodenia vzťahov so súčasnými dodávateľmi a bez narušenia prevádzky.

‍

Medzi spôsoby, ktorými sa to podarilo dosiahnuť, patria:

• Optimalizácia procesov v spolupráci s dodávateľmi namiesto toho, aby sme sa zameriavali výlučne na znižovanie cien.
• Dôkladnejšie prispôsobovanie zmlúv skutočným podmienkam na trhu.

‍

Inteligentné využívanie údajov: od údajov k činom

„Pochopenie“, o ktorom hovorí Cruyff, sa premieta do praxe: Finanční riaditelia, ktorí využívajú Spend Intelligence, môžu uvoľniť viazaný kapitál na:

• Digitálna transformácia
• Investície do rozvoja talentov
• Príprava na fúzie alebo predaj častí podniku

‍

Vďaka tomu je možné proaktívne budovať finančné kapacity, namiesto toho, aby sa až dodatočne reaktívne hľadali rozpočtové prostriedky. Ušetrené prostriedky sa okamžite využívajú na strategické projekty, čím CFO každé „áno“ od CFO hnacou silou rastu.

‍

Cena nečinnosti

Najmä na trhu, kde sú marže pod tlakom, sa nečinnosť neoplatí. Bez riešenia Spend Intelligence aj ten najlepší CFO naslepo, keďže mu chýba potrebné usmernenie na dosiahnutie ďalšieho bodu marže. Prechod od údajov k smerovaniu, od prehľadových panelov k rozhodnutiam a od „škrtania nákladov“ k „hľadaniu úspor na zabezpečenie budúcnosti“ je krokom, ktorý posúva optimalizáciu z úrovne „dobrá“ na úroveň „vynikajúca“.

‍

Chceli by ste sa dozvedieť viac o tom, ako môže riešenie Spend Intelligence pomôcť vašej organizácii posunúť sa vpred? Začnite s jednoduchým posúdením príležitostí a zistite, kde sa vaše „áno“ môže stať hnacou silou rastu.