Bilgi sistemi tedarikçilerine bağımlılık nasıl ortaya çıkar?

Bilgi teknolojisi, kuruluşlarda son derece karmaşık bir rol oynamaktadır. Üretim faaliyetlerini ne zaman ve nerede gerçekleştireceğimiz konusunda bize yol göstermesini, fonların nereye aktığını haritalandırmasını ve pazarda etkili bir şekilde hedefleyebileceğimiz alanları belirlemesini bekliyoruz. Kuruluşun her bir üyesi bir şekilde teknolojiye bağımlı olmakla kalmıyor; aynı zamanda bu sistemler, şirketin faaliyet gösterdiği tüm ekosistemle bağlantıyı da sağlıyor.

Çek Cumhuriyeti’ndeki ve yurt dışındaki pek çok kuruluş için bilgi sistemlerinin işleyişi tam bir kabustur. Süreçlerini destekleyecek, üretim verimliliğini artıracak veya yeni müşterilere ürün sunacak değişiklikler yapmaları gerekmektedir. Bir proje planı hazırlamaya başlarlar ve bu yeni gereksinimleri karşılayacak bir uygulama kullanarak ayarlamalar yapmaları gerekeceğini fark ederler. Ancak bir dakika – bu değişikliğin BT tarafındaki maliyeti astronomik boyutlara ulaşmaya başlıyor; yatırımın geri dönüş süresi evrenin ömrünü aşıyor ve uygulamanın son teslim tarihi de bu zaman dilimine denk geliyor. Bu nasıl mümkün olabilir? Sonuçta, beş yıl önce bilgi sistemini uyguladığımızda, bize ne kadar iş yükünden kurtaracağını, verimliliğimizi nasıl artıracağını ve yaptığımız her şey için vazgeçilmez bir destek haline geleceğini görmüştük. Bu arada ne oldu?

Aklıma gelen ilk cevap, BT departmanınızda ve dış tedarikçileriniz arasında, sizin görüşünüze göre sizi tuzağa düşüren, şimdi de esir tutan, sizi sömüren ve ihtiyacınız olanı sağlamayan “suçluyu” bulmaktır. Ne yazık ki, çoğu zaman olduğu gibi, bu cevap doğru değildir. Bu bağımlılık, yalnızca bu alandaki yetersiz planlamamızın ve yaklaşımımızın bir sonucudur. Gerçek şu ki, burada ateşe ateşle karşılık vermek işe yaramaz; bunun yerine, birkaç yıl sonrasını göz önünde bulundurarak çözüme kapsamlı bir yaklaşım benimsemeliyiz.

Maliyet yapısı

Her yıl bütçemizin önemli bir kısmını bilgi teknolojilerinin geliştirilmesine ayırıyoruz. Bu maliyetlerin temel yapısı nedir?

1. Maliyetlerimizin yaklaşık %20'si donanım ve işletim masraflarına ayrılmaktadır. Bunlar, karşılığında fiziksel bir şey elde ettiğimiz masraflardır; yani sonuçta elimizde bir "cihaz" – bir dizüstü bilgisayar, masaüstü bilgisayar, sunucu veya ağ bileşeni – bulunmaktadır.
2. Maliyetlerimizin %20'si ise yazılım teknolojilerine harcanmaktadır – işletim sistemleri, sanallaştırma platformları, veritabanları ve belirli uygulamaların lisansları.
3. Maliyetlerimizin en büyük kısmı, yani yaklaşık %60’ı, sistem yönetimine harcanmaktadır – bu, sistemin işlevsel olmasını ve gereksinimlerimize uygun şekilde çalışmasını sağlamak içindir. Bu iş, çoğunlukla tamamen insan emeği gerektirir ve bu alanda eğitim almış bir kişi tarafından yürütülür. Bu kısım aynı zamanda verimsiz bir şekilde harcanan fonların en büyük payını oluşturur; bu durum, işe aldığımız kişilerin kalitesiyle yakından ilgilidir. Somut bir örnek olarak kendi deneyimimi verebilirim; arızalı bir sistemin tedarikçisi, sorunu çözmek için müşteriye donanım ve daha üst sınıf bir veritabanı satın almasını önerdi; bunun maliyeti ise yıllık BT bütçesinin yaklaşık iki katı olan beş milyon CZK idi. Müşteri, önerilen prosedürü doğrulamamızı istedi; ve veritabanı sunucusunun performansını analiz ettikten sonra, sorunun teknolojide değil, kodun yazılma biçiminde olduğu sonucuna varmak zorunda kaldık. Kodu değiştirdikten sonra sistem, müşterinin istediği yanıtları verdi ve beş milyon boşa gitmedi. Bu arada, bu satın alma işlemi sorunları hiç çözmeyecekti.
   

İlk iki maddede tedarikçi değiştirmek mümkündür ve yapılan analizler bu değişikliğin karlı olup olmayacağını net bir şekilde ortaya koyabilir. Üçüncü maddede ise durum o kadar basit değildir.

Tedarikçimize olan bağımlılığımız nasıl ortaya çıkıyor?

Tedarikçiyi genellikle dış bir kuruluş olarak görsek de, şirket içi tedarikçimize de bağımlı hale gelebiliriz. Bu, örneğin, çalışanlarımızdan biri olan belirli bir yazılım geliştirici olabilir.

En başından itibaren şunu anlamak önemlidir: Bu bağımlılık hem sağlıksız hem de simbiyotik, yani her iki taraf için de yararlı olabilir. Bununla birlikte, müşterinin her zaman tüm alanı kendi kontrolü altında tutması gerektiğini ve şirketin üst yönetiminden bir kişinin bu konuda sorumlu olması gerektiğini düşünüyorum.

Peki, nasıl bağımlı hale geliriz?

• Gerçekçi bir bakış açısıyla – belirli bir alanda uzmanlığımız yok ve bu konuda bilgi birikimi sürdürmenin bir anlamı yok. Şirketimizde Oracle’dan gelen tek bir veritabanı varsa, bu veritabanının çalışması için gerekli görevleri yerine getirmesi amacıyla ayda birkaç saatliğine bir uzman tutmanın daha uygun maliyetli olduğu açıktır. Bu, çalışanlarımızı eğitme masraflarından tasarruf etmemizi sağlar; ayrıca, çeşitli kuruluşlarda yalnızca bu teknolojiyle ilgilenen bir uzman, bu sorunları rutin olarak, hızlı ve verimli bir şekilde çözebilir.
  
• "Kısa vadeli çözümler" – kısa vadeli ve küçük çaplı çözümler, çok hızlı bir şekilde büyüyüp kısa sürede şirketin geneline yayılma özelliğine sahiptir. Her şey, mevcut müşterilerimiz ve iş ortaklarımızdan oluşan bir veri tabanının oluşturulmasıyla başladı. Bir süre sonra, bu kişilerle yürüttüğümüz faaliyetleri takip edebilme imkânı talep ettik; bunun üzerine tedarikçi, bizim fikirlerimize göre yeni bir modül geliştirdi; ardından hizmet taleplerinin takibi, EDI üzerinden iletişim geldi... Ve birdenbire; küçük bir tedarikçi, kilit bir uygulamanın tedarikçisi haline geldi. Şirket içinde kimse bunun tam olarak nasıl çalıştığını bilmiyor; ve sadece bir programcı orada ne olduğunu, verilerin nereden nereye aktığını ve onlara ne olduğunu biliyor.
  

Tek bir tedarikçiyle çalışmak

– Tedarikçinin bizim için sunduğu hizmetleri ve ilgili SLA’yı (Hizmet Seviyesi Anlaşması) tanımladıysak; o zaman herhangi bir sorun yaşanmaz. Tedarikçilerin konsolidasyonu kapsamında; büyük olasılıkla daha avantajlı koşullar elde etmişizdir. Ne yazık ki; şirketlerin %90’u tedarikçilerinin kendileri için ne yaptığından habersizdir. Ne hizmetler ne de SLA tanımlanmıştır; bunun sonucunda da kilit süreçleri ve BT desteği üzerindeki kontrolünü kaybetmişlerdir.

Tedarikçinin niyeti

– Dürüst olmak gerekirse, daha önce böyle bir durumla hiç karşılaşmadım. Ancak şurası bir gerçek ki, bir tedarikçi bu konuya dikkat etmeyen ya da bu alana çaba sarf etmeyen bir müşteriyle iş yapmaya başlarsa, bu durumdan yararlanarak müşteriyi böyle dengesiz bir ilişkiye sürükleyebilir.

Bir BT tedarikçisine sağlıksız bir şekilde bağımlı olmanın riskleri, diğer her durumda olduğu gibidir:

Teslimat süreleri ve kalite üzerinde kontrolün kaybedilmesi

– Tüm ihtiyaçlarımızı ve bunların karşılanmasını belirli bir tedarikçiyle koordine etmemiz gerekiyor. Eğer tedarikçinin iş yükü fazla olursa, ihtiyaç duyduğumuz miktarda ve zamanında teslimat yapamayabilir.

Önemli bir kişinin ayrılması

– Uygulamamızı tek bilen geliştirici, yaşam tarzını değiştirmeye karar verdi ve meditasyon yapmak üzere Hindistan'a gitti. Bu konuda ne yapabiliriz?

Tedarikçiler arasında rekabetin imkansızlığı

– Yeni bir tedarikçi bulmak istiyoruz; ancak neyi nasıl talep edeceğimizi bilmediğimiz için ihaleyi nasıl düzenleyeceğimiz konusunda hiçbir fikrimiz yok. Genel şartname gereği, yeni tedarikçinin riski fiyatına yansıtması gerekiyor; bu da tekliflerini daha pahalı hale getiriyor. Bu çok yazık değil mi?

Şirketin özerkliğinin yitirilmesi ve rekabet avantajı yaratılması

– blogumun başına dönelim. Sistemlerimizi oluşturanlar, rekabet gücümüzü belirler. Tedarikçinin sunabildiğini alırız; gerçekten istediğimiz ve talep ettiğimiz şeyi değil.