"Kuyruk harcamaları işletmenize maliyet mi yaratıyor?" başlıklı yazımızın birinci bölümünde, kuyruk harcama verilerinizi, harcamaların yapısını anlayabileceğiniz ve bu verilerden tasarruf elde etmenin yollarını arayabileceğiniz bir biçime dönüştürmek için gerekli temel adımları anlatmıştık. Bu ikinci bölümde ise, ne yapılması gerektiğine değineceğim. Ancak elbette kimse tüm bu çabayı boşa harcamak istemez.
Artık "kim ve ne" olduğunu anlamış olmalıyız; bu da artık bu konuda harekete geçebileceğimiz anlamına geliyor.
Bu konuda ne yapmalı?
Verilere parça parça ya da küçük bölümler halinde yaklaşmanızı öneririm. Evet, genel olarak daha uzun sürecektir; ancak bu şekilde işler daha kolay yönetilebilir hale gelir ve başarı şansı da artar.
Öncelikle, kuyruk harcamalar içinde genel olarak hacmi daha büyük, değeri daha yüksek ve gruplandırılabilen kategorileri belirleyin. Alternatif olarak, satın alımları benzer tedarikçilere göre gruplandırın. Bu daha geniş "kategoriler" için zaman ve çaba harcamaya değer. Ancak, her şeyi tek seferde ele almak cazip gelse de, bunun için gereken ek kaynaklar ve personel zamanı nedeniyle süreç muhtemelen yönetilemez hale gelecektir.
- Öğelerle birlikte "kategoriler" tanımlandıktan sonra, bunları yönetmek için çeşitli seçenekler mevcuttur:
- Kategoriler; örneğin; Ofis Malzemeleri; Telekomünikasyon; Baskı vb.; kendi başlarına yeterince büyük bir değer oluşturabilir ve bu ürünlerin rekabetçi bir ihale süreciyle pazara sunulup sözleşme yönetimi kapsamına alınması mümkün olabilir (ilgilenenler için rekabetçi ihaleler hakkında başka bir makalede yazacağım). Bu tür bir yaklaşım, önemli ölçüde tasarruf sağlama potansiyeline sahiptir ve büyük olasılıkla tedarikçilerin sayısını azaltacaktır.
- Diğer durumlarda ise, bu küçük harcamalara konu olan ürünleri satın alabileceğiniz mevcut bir tedarikçiniz olabilir. Bu durumda, "diğer" tedarikçilerle olan ilişkilerinizi sonlandırabilir ve harcamaları yeniden sözleşme yönetimi kapsamına alabilirsiniz.
Yukarıda belirtilen her iki yaklaşım da, maliyet tasarrufundan bağımsız olarak tedarikçi sayısını azaltabilir ve arka ofis verimliliğini artırabilir.
Ofis malzemelerinin satın alınmasına ilişkin herhangi bir prosedür bulamadığımızda; kısa bir süre önce, bu konuda bir prosedür oluşturarak olağanüstü sonuçlar elde eden bir müşterim vardı. Bu durumda; çalışanlar ofis ve kırtasiye malzemelerini kendileri satın alıyor, ardından masraf raporları aracılığıyla bu masrafların geri ödenmesini talep ediyorlardı. Tahmin edebileceğiniz gibi; harcamalar ve fiyatlar çok dağınıktı; ve satın alma süreci tam anlamıyla kontrolden çıkmıştı.
Şirketle birlikte çalışarak PDF faturaları aldık, bunları dijital ortama aktardık ve harcama yapısını anladıktan sonra, piyasaya başvurmadan (kararımızı destekleyecek şekilde düşük tutarlı harcamalar konusunda bazı geçmiş verilerimiz vardı) belirli bir tedarikçiyi seçen, merkezi bir satın alma sorumlusu atayan ve ardından tüm çalışanlara, satın alma işleminin önceden onaylanmadığı sürece ofis malzemeleri masraf taleplerinin karşılanmayacağını bildiren bir süreç oluşturduk. Bu, harcamaları kontrol altına almada büyük katkı sağladı ve ilk yıl yaklaşık %30 tasarruf sağladı.
Kabul etmek gerekirse, başlangıçta memnuniyetsiz çalışanlar vardı; ancak bu durum kısa sürede düzeldi; şimdi ise herkes süreci kabul etti ve kurum tasarruf etmeye devam ediyor. Bu durum, muhasebe departmanının her ay birden fazla masraf faturası yerine tek bir faturayı işleme alması anlamına da geliyordu.
Bugün; bu durumda; satın alımları üç ayda bir takip etmeye devam ediyor ve gerektiğinde düzeltici önlemler alıyoruz.
Harekete geçmemenin riskleri
Kuruluşlar, düşük tutarlı harcamalarını yönetmezlerse potansiyel risk altındadır. Düşük tutarlı harcamalar genellikle gayri resmi niteliktedir; izlenmez ve kontrol edilmezse, çalışanların kendi takdirlerine göre karar almasına olanak tanır ve bu durum aşağıdaki gibi sonuçlara yol açabilir:
- En iyi fiyatı elde etme konusunda neredeyse hiç endişe duyulmaması (Fiyat Riski)
- Yeterince incelenmemiş satın alımların işletme için oluşturduğu operasyonel risk, çalışanlar, şirket ve müşteriler için bir tehlike arz edebilir.
Son zamanlarda düşük tutarlı harcamalarınızı gözden geçirmediyseniz, muhtemelen gereğinden fazla ödeme yapıyor ve kuruluşunuzu riske atıyorsunuzdur. Düşük tutarlı harcamalarınızı kontrol altına almak için nereden başlayacağınızı bilemiyorsanız, ERA size yol göstererek önemli miktarda tasarruf etmenizi sağlayabilir ve aynı zamanda bu harcamaları yönetmek için gerekli süreçleri oluşturmanıza yardımcı olabilir.
ERA’nınSpendVue™ gibi yazılım araçları da üst düzey yöneticilere, küçük harcamalar da dahil olmak üzere kuruluşlarının harcama yapısı hakkında derinlemesine bilgiler sunar. Sertifikalı analistler, şirketinizin finansal verilerini ayrıntılı bir şekilde inceler ve ERA’nın tescilli sektör karşılaştırma ölçütlerini harcamalarınıza uygular. Sonuç? Açık, anında ve eyleme geçirilebilir içgörüler, erişilebilir ve ilgi çekici bir formatta sunulur. ERA'nın sertifikalı danışmanları, kuruluşunuzun ihtiyaçlarına en uygun nakit akışı iyileştirme yolunu belirlemek için sizinle birlikte çalışır. Aşağıdaki bağlantıdanSpendVueTM ile ilgili kısa bir videoyu izleyebilirsiniz: https://vimeo.com/680583659
Tail spend'inizi yönetme konusunda daha fazla bilgi almak isterseniz lütfen Grant Morrow ile iletişime geçin.
Grant Morrow ERA Group 'ta Baş Danışman olarak görev yapmakta ERA Group SpendVue sertifikalı bir danışmandır.
KOBİ'lerle 30 yılı aşkın bir süredir çalışarak, bu şirketlerin hangi alanlarda gereksiz harcamalar yaptığını tespit etmek ve daha iyi maliyet yönetimi stratejileri geliştirmek konusunda pratik deneyime sahiptir.
