Việc tối ưu hóa cho một ngày bình thường sẽ không giúp bạn cứu vãn tình thế vào một ngày quan trọng.

‍

Việc tối ưu hóa cho những ngày bình thường sẽ không giúp bạn cứu vãn tình hình vào những ngày quan trọng.

Việc phong tỏa Cảng Barcelona cho chúng ta bài học gì về cách tối ưu hóa chi phí khi mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ.

Trong một nhà bếp chuyên nghiệp, mọi thứ dường như đều đơn giản khi công việc phục vụ diễn ra suôn sẻ.

Các đơn đặt hàng được gửi đến. Các món ăn được mang ra. Cả nhóm làm việc gần như không cần nói chuyện. Ai cũng biết phải làm gì.

Nhưng cảm giác linh hoạt đó không phải là trùng hợp ngẫu nhiên.

Điều đó phụ thuộc vào cách bố trí nhà bếp.

Về cách chuẩn bị các nguyên liệu.

Về việc liệu còn chỗ trống hay mọi thứ đã hoạt động hết công suất hay chưa.

Cho đến một ngày nọ, điều gì đó không ổn xảy ra.

Nhà cung cấp không giao hàng đúng hẹn. Lò nướng bị hỏng. Nhu cầu vượt quá dự kiến.

Sự sụp đổ xảy ra khi nhà bếp không thể đáp ứng kịp nhu cầu.

Không phải vì quản lý kém, mà vì nó được thiết kế cho một kịch bản mà mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Một sự việc tương tự đã xảy ra gần đây với tình trạng gián đoạn đường sắt ở Catalonia và việc phong tỏa cảng Barcelona.

Hậu quả thật thảm khốc: thiệt hại hàng triệu euro, chậm trễ trong dây chuyền sản xuất và chi phí vượt dự toán mà một số hiệp hội doanh nghiệp ước tính lên tới hai triệu euro mỗi ngày trong những ngày đầu khủng hoảng, theo bài báo của El Confidencial đăng ngày 5 tháng 2.

Và cũng giống như trong các nhà hàng, vấn đề không nằm ở những gì chúng ta thường nhìn vào khi nói về chi phí.

Khi hệ thống ngừng hoạt động, mọi thứ khác đều bị ảnh hưởng.

Cảng Barcelona là một công trình hạ tầng chiến lược. Không chỉ vì quy mô hoạt động của nó, mà còn vì vai trò mà nó đảm nhận: nó kết nối nguyên liệu thô, linh kiện công nghiệp và hàng hóa với các nhà máy hoạt động theo lịch trình logistics vô cùng chặt chẽ.

Khi hệ thống đường sắt ngừng hoạt động, các công ty tìm kiếm các giải pháp thay thế: vận tải đường bộ, vận tải hàng không hoặc trao đổi sản phẩm giữa các công ty.

Mọi giải pháp đều được hoan nghênh nếu nó giúp tiết kiệm thời gian.

Mọi giải pháp đều được hoan nghênh nếu nó giúp tiết kiệm thời gian.

Vấn đề là hầu hết chúng đều đắt hơn, bởi vì hệ thống chưa bao giờ được thiết kế để hoạt động mà không có bộ điều khiển trung tâm đó.

Điều tương tự cũng xảy ra trong nhà bếp; khi một bếp bị hỏng, bạn không thể ngừng nấu nướng. Cả nhóm phải xoay xở với những gì họ có: các đơn đặt hàng được ưu tiên, sự chậm trễ được chấp nhận, các quyết định ứng biến được đưa ra, và việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt trở nên khó khăn.

Việc phục vụ vẫn tiếp tục, nhưng phải trả giá bằng rất nhiều căng thẳng.

Tại cảng Barcelona, ​​các công ty sản xuất ô tô, dược phẩm, dệt may và hóa chất đã kích hoạt các kế hoạch dự phòng để tránh ngừng sản xuất, chấp nhận chi phí phát sinh ngoài dự toán trong tình huống này.

Sai lầm khi chỉ tập trung tối ưu hóa để mọi việc diễn ra suôn sẻ

Chi phí không xuất hiện trong bất kỳ bảng tính Excel nào chính là chi phí mà không ai lường trước được.

Nó không có trong ngân sách hàng năm. Nó không được bao gồm trong các điều khoản đã đàm phán. Nó không xuất hiện trong kịch bản cơ bản.

Nhưng cuối cùng thì chuyện đó vẫn xảy ra.

Đó là cái giá phải trả khi phản ứng quá muộn. Cái giá phải trả nhiều hơn do tính cấp bách. Cái giá phải chấp nhận những điều khoản bất lợi hơn vì không còn lựa chọn nào khác.

Đó là cái giá phải trả khi thiết kế cấu trúc hướng đến hiệu quả mà bỏ qua khả năng chịu lực.

Khi mọi thứ được tối ưu hóa đến từng chi tiết nhỏ nhất, bất kỳ sự sai lệch nào cũng sẽ trở nên tốn kém hơn.

Bản tin đã ám chỉ điều này: mạng lưới đường sắt đang quá tải, phải chia sẻ công suất với các chuyến tàu đi lại hàng ngày, không có biên độ vận hành và việc thiếu thông tin càng làm trầm trọng thêm vấn đề. Đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật; mà còn là vấn đề cấu trúc.

Nói theo thuật ngữ kinh doanh: có những quy trình quan trọng phụ thuộc vào một "lần đi qua nhà bếp" duy nhất.

Miễn là nó hoạt động tốt, sẽ không ai đặt câu hỏi.

Khi nó gặp trục trặc, toàn bộ hệ thống sẽ rơi vào hỗn loạn.

Điều đó không chỉ ảnh hưởng đến chi phí hậu cần mà còn dẫn đến mất hiệu quả, căng thẳng trong tổ chức, các quyết định khẩn cấp và áp lực trực tiếp lên lợi nhuận nửa năm.

Như một số nhà điều hành đã giải thích với tờ El Confidencial, việc thay thế tàu hỏa bằng xe tải không hề dễ dàng; nguồn lực không đủ và thời gian giao hàng tăng vọt.

Điều này hoàn toàn giống như khi một nhà bếp cố gắng xử lý nhiều đơn đặt hàng hơn khả năng thiết kế của nó.

Vấn đề không phải là tối ưu hóa.

Vấn đề là bạn đang tối ưu hóa cho kịch bản nào.

Câu hỏi bạn nên tự hỏi mình trước khi cuộc khủng hoảng tiếp theo xảy ra là gì?

Chi phí không phải là điều tất yếu mà là một quyết định chiến lược.

‍

Câu hỏi không phải là liệu sẽ có một đợt phong tỏa khác hay không.

Câu hỏi đặt ra là: Cơ cấu chi phí của bạn được thiết kế như thế nào khi điều đó xảy ra?

Bạn có phụ thuộc vào một nhà cung cấp quan trọng duy nhất không? Bạn có những lựa chọn thay thế thực tế hay chỉ là lý thuyết? Bạn có biết mình sẽ mất bao nhiêu lợi nhuận nếu một linh kiện ngừng hoạt động không?

Vì vậy, điều quan trọng là không chỉ hỏi về giá cả mà còn hỏi về hiệu suất hoạt động của chúng khi hệ thống gặp sự cố.

Nhiều ban điều hành tối ưu hóa hoạt động hàng ngày, chứ không phải cho các tình huống khủng hoảng. Họ tìm kiếm hiệu quả tối đa trong điều kiện bình thường.

Vấn đề là những tình huống bình thường đang ngày càng trở nên hiếm hoi.

Trong nhà bếp, điều đó được gọi là làm việc hết công suất.

Trong kinh doanh, chúng ta thường gọi đó là tối ưu hóa.

Thiết kế chịu được ứng suất không có nghĩa là làm cho kích thước quá lớn.

Điều đó có nghĩa là hiểu được giới hạn chịu đựng của bản thân trước khi đạt đến nó.

‍

Việc phong tỏa cảng Barcelona cho thấy một phần đáng kể cơ cấu công nghiệp hoạt động với ngân sách rất eo hẹp và ít khả năng xoay xở.

Và khi một phần cơ sở hạ tầng quan trọng gặp sự cố, chi phí thực sự không phải là phương án thay thế mà là toàn bộ hệ thống hỗn loạn xung quanh nó, như thể đó là một tác dụng phụ.

Tối ưu hóa chi phí cũng đồng nghĩa với việc thiết kế để chịu được áp lực.

Không phải vì ngày mà mọi thứ đều suôn sẻ. Không phải vì nhà cung cấp luôn giao hàng đúng hẹn. Không phải vì hệ thống logistics vận hành trơn tru.

Tối ưu hóa thực sự có nghĩa là tự hỏi bản thân:

Điều gì sẽ xảy ra nếu bộ phận này bị hỏng? Điều gì sẽ xảy ra nếu dòng chảy bị gián đoạn? Khoảng an toàn nằm ở đâu khi có sự cố xảy ra?

Bởi vì hiệu quả được thiết kế chỉ dành cho kịch bản lý tưởng sẽ hoạt động tốt… cho đến khi nó không còn hoạt động nữa.

Thông thường, giải pháp nằm ở việc xem xét lại chi phí từ góc độ của điểm nghẽn.

Nói cách khác: xác định đâu là sự phụ thuộc thực sự và đâu là nơi không có giải pháp thay thế khả thi.

Nhưng trên hết, những quyết định nào được đưa ra trong tình huống khẩn cấp và cái giá phải trả là bao nhiêu khi chúng được đưa ra quá muộn.

Trong ngành bếp, những nhà hàng tồn tại được không phải là những nhà hàng có thực đơn rẻ nhất, mà là những nhà hàng biết cách xử lý áp lực mà không làm gián đoạn chất lượng dịch vụ.

Điều tương tự cũng xảy ra trong kinh doanh.

Việc phong tỏa Cảng Barcelona không phải là một sự cố đơn lẻ, mà là lời nhắc nhở rằng nhiều mô hình chi phí chỉ hoạt động hiệu quả trong điều kiện lý tưởng.

Và việc tối ưu hóa mà không tính đến các kịch bản khủng hoảng thực chất chỉ là cách trì hoãn vấn đề.

Vì khi nhà bếp gặp sự cố, thì thực đơn được thiết kế tốt đến đâu cũng không còn quan trọng nữa.

Và khi nói đến chi phí, thì hầu như lúc nào cũng quá muộn để ứng biến.