Từ các bài viết trước, chúng ta không chỉ biết cách rơi vào tình trạng phụ thuộc không lành mạnh vào các nhà cung cấp CNTT và những vấn đề mà điều này gây ra, mà còn biết cách tránh sự phụ thuộc đó . Nhưng bạn nên làm gì nếu đã rơi vào tình trạng này và cần thoát ra? Bạn có thể tìm hiểu trong phần cuối của loạt bài ba phần này.
1. Xem lại hợp đồng của bạn với nhà cung cấp.
Hợp đồng là một văn bản cơ bản quy định các giới hạn hoạt động của chúng ta. Hãy kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng và các điều kiện mà theo đó bạn có thể chấm dứt hợp tác. Điều đặc biệt quan trọng là phải kiểm tra xem các thủ tục bàn giao hệ thống, dịch vụ và tài liệu được quy định như thế nào. Hãy cân nhắc kỹ xem liệu việc thỏa thuận sửa đổi hợp đồng trước có mang lại lợi ích hơn không, để các điều kiện công bằng cho cả hai bên. Nhà cung cấp sẽ sẵn sàng nhượng bộ để giữ chân bạn làm khách hàng.
Cần lưu ý rằng cần một khoảng thời gian nhất định để quá trình chuyển giao giữa nhà cung cấp cũ và nhà cung cấp mới diễn ra. Hãy đề xuất một quy trình cụ thể về cách thức tổ chức quá trình chuyển giao; các bước cần thực hiện và thời hạn hoàn thành.
2. Hãy làm rõ lý do bạn muốn thay đổi nhà cung cấp.
Điều quan trọng nhất là doanh nghiệp của bạn phải tiếp tục hoạt động sau khi thay đổi nhà cung cấp. Hãy mô tả rõ lý do bạn muốn thay đổi nhà cung cấp và những rủi ro mà sự thay đổi này mang lại. Việc bổ sung lợi ích và chi phí vào danh sách các mục sẽ giúp quyết định của bạn rõ ràng hơn.
Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu của bạn, hãy tìm hiểu nguyên nhân. Có phải vì bạn không thể đưa ra hướng dẫn rõ ràng? Hay bạn đang thay đổi yêu cầu một cách thiếu hệ thống? Nếu bạn nhận thấy rằng chính tổ chức của bạn là nguyên nhân chính gây ra vấn đề, thì việc thay đổi nhà cung cấp sẽ không giải quyết được vấn đề. Bạn chỉ đang chuyển vấn đề từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác mà thôi.
3. Lập danh sách chi tiết các tài sản CNTT
Danh sách phải bao gồm phần cứng; cấu trúc mạng; phần mềm; và tất cả các ứng dụng hỗ trợ hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn cần chắc chắn rằng mình biết chính xác những gì mình đang chuyển giao. Có những phần nào nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn và bạn không thể xuất dữ liệu của mình không?
Không có gì tệ hơn việc quên một linh kiện nào đó trong quá trình bàn giao và sau đó không có quyền truy cập vào nó; ví dụ như vậy.
4. Xác minh lại thông tin bạn nắm rõ về tất cả dữ liệu truy cập.
Là một phần của chương trình quản lý rủi ro, mỗi công ty nên lưu trữ tất cả dữ liệu truy cập vào hệ thống của mình và nhiều dữ liệu khác trong một phong bì kín an toàn chẳng hạn. Nên kiểm tra ít nhất mỗi năm một lần để đảm bảo thông tin này hoạt động đầy đủ và chính xác. Đã có nhiều trường hợp sau khi quản trị viên hoặc nhân viên nhà cung cấp rời đi, không ai có thể truy cập vào một hệ thống cụ thể nào đó.
5. Chỉ định người chịu trách nhiệm cho quá trình chuyển đổi
Để đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ, tôi đề nghị chỉ định một người cụ thể chịu trách nhiệm cho việc chuyển giao. Người này hoặc cấp dưới của họ trong nhóm phải có khả năng lập kế hoạch chuyển giao và đảm bảo kế hoạch được thực hiện. Điểm mấu chốt là khả năng giải quyết vấn đề và ngăn ngừa hiểu lầm; và không ai được phép bỏ qua người này.
6. Sao lưu dữ liệu của bạn
Hãy kiểm tra kỹ lưỡng bằng cách sao lưu tất cả dữ liệu của bạn; và quan trọng nhất là, bạn có thể trích xuất và sử dụng dữ liệu đó trong trường hợp xảy ra sự cố. Một bản sao lưu mà bạn không biết cấu trúc dữ liệu và không thể sử dụng được thì dĩ nhiên là vô dụng.
7. Cẩn thận đừng cấm việc tuyển dụng các chuyên gia của nhà cung cấp.
Hầu hết các nhà cung cấp đều có điều khoản nghiêm ngặt trong hợp đồng cấm nhân viên của họ làm việc cho khách hàng. Trước đây, việc khách hàng "săn" nhân viên tham gia phát triển hoặc quản trị hệ thống của họ là khá phổ biến; nhưng ngày nay, những hành vi này thường được quy định rất rõ ràng trong hợp đồng. Hơn nữa, việc tiết kiệm chi phí thường phản tác dụng bằng cách làm giảm khả năng thay thế và dẫn đến tăng rủi ro vận hành.
8. Cần lưu ý về khả năng gián đoạn sản xuất trong giai đoạn chuyển đổi.
Tháng 2 năm 2018, chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh KFC đã phải đóng cửa 900 nhà hàng tại Vương quốc Anh vì hết gà. Trong hơn một tuần, việc giao gà không thể thực hiện được. Sự cố này do việc thay đổi đối tác vận chuyển sang DHL vào tháng 11 năm 2017 gây ra. Họ đã tiết kiệm được bao nhiêu chi phí vận chuyển và sự cố này đã gây thiệt hại bao nhiêu cho họ?
Ngay cả khi có kế hoạch tốt nhất, vấn đề vẫn có thể xảy ra; và cần phải tính đến khả năng này và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng để quay lại trạng thái trước đó.
Việc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ CNTT không phải là chuyện đơn giản; và bạn cần suy nghĩ kỹ về thời điểm thực hiện. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về cách lập kế hoạch và triển khai sự thay đổi đó.
