4 savjeta za smanjenje poslovnih troškova
Efikasno praćenje, optimizacija i upravljanje poslovnim troškovima su neophodni, posebno za kompanije koje, iz jednog ili drugog razloga, ne mogu posvetiti vrijeme i resurse potrebne za pravovremeno i pedantno upravljanje troškovima.
Posebno mislim na kompanije koje spadaju u ove kategorije ili trenutno prolaze kroz fazu u svom razvoju koja se poklapa sa jednim ili više ovih scenarija:
- Start-upovi
- Kompanije koje su brzo rasle u kratkom vremenskom periodu
- Visoko operativne kompanije
- Porodične kompanije
- Kompanije bez posebnog odjela za nabavku
- Kompanije koje su se snažno fokusirale na „ključni“ i kritični projekat
- Kompanije sa značajnim problemima u upravljanju promjenama
- Kompanije fokusirane na rješavanje glavnih problema s narudžbama/prihodima
Nažalost, posljednja tačka zvuči vrlo poznato i izuzetno relevantno danas.
Najbolji postupak koji bi ove kompanije mogle poduzeti svakako bi bio angažiranje konsultantske firme s bogatim iskustvom u optimizaciji fiksnih, općih i indirektnih troškova; ali to nije uvijek moguće.
Da li je možda pred ovim kompanijama samo ponor? Svakako ne.
Pogledajmo neke korisne prijedloge.
1. PRATITE I KATALOGIZUJTE TROŠKOVE NA SVAKOM ORGANIZACIJSKOM NIVOU
Neki od ljudi koji me najviše prate na LinkedInu znaju za moje divljenje prema Peteru Druckeru, kojeg mnogi smatraju osnivačem modernog poslovnog menadžmenta. Da citiram jednu od njegovih poznatih maksima: „Ako nešto ne možete izmjeriti, ne možete time upravljati“, prva stvar koju bih želio predložiti proizilazi direktno iz ovoga.
Međutim, želio bih ići dublje od puke preporuke da pratite troškove kompanije s izuzetnom pedantnošću. Moj ključni prijedlog je da ova aktivnost ne bi trebala ostati isključivo na nivou finansijskog i/ili administrativnog odjela, regionalnog menadžera ili okružnog menadžera.
Menadžeri timova trebaju posvetiti dovoljno vremena i energije ulaganju u svoje ljude, podučavajući svakog člana tima kako da prati troškove kompanije u okviru svoje nadležnosti. To može uključivati troškove vezane za odjeljenje za kvalitet, odjeljenje za putovanja i poslovna putovanja, opšte usluge ili IT.
Šef odjela treba objasniti timu zašto je ovo važno, kako kategorizirati troškove i kako identificirati one koji se mogu smanjiti ili eliminirati.
Iznenadit ćete se koliko će se vaši zaposlenici osjećati uključeno u ovaj proces, generirajući vlastite ideje za daljnju optimizaciju troškova.
I šef odjela će konačno imati područje troškova pod kontrolom i još jedan razlog da nagradi najzaslužnije zaposlenike.
Stoga ova jednostavna radnja donosi brojne međusobno povezane koristi organizaciji:
- Kontrola i optimizacija troškova;
- Smanjenje otpada;
- Osnaživanje osoblja;
- Čvrsta osnova za implementaciju programa nagrađivanja.
2. ISKORISTITE TEHNOLOGIJU, KOJA JE NAŠ PRIJATELJ
Najmodernije organizovane kompanije koriste ERP i/ili druge sisteme koji, zahvaljujući specifičnim modulima ili potpuno namjenskim funkcijama, omogućavaju praćenje cijelog procesa nabavke.
Međutim, neke kompanije, bilo po izboru ili iz različitih razloga, ne koriste ove namjenske i sofisticirane sisteme.
Na suprotnoj krajnosti leži dobra stara Excel tabela - ili čak kompatibilna alternativa.
Između ove dvije krajnosti nalazi se čitav niz alata, kako besplatnih tako i freemium (tj. besplatnih za osnovne funkcije i plaćenih ovisno o naprednijim opcijama koje namjeravate koristiti, čak i u kasnijoj fazi).
Moj prijedlog je da se testira jedna ili više ovih aplikacija i, u skladu s onim što je spomenuto u prethodnoj tački, osigura da ih koriste svi nivoi organizacije. U ovom slučaju, bit će važno dogovoriti se o alatu koji će se koristiti, kako bi različiti odjeli koristili isti alat. To će olakšati timski rad i naknadno poređenje podataka između različitih odjela, kojima će upravljati administrativni odjel.
Primjere ovih paketa lako je pronaći pretraživanjem Google-a pomoću ključnih riječi kao što su „Besplatni softver za upravljanje troškovima“, „Besplatni predlošci za upravljanje troškovima“ i tako dalje.
3. KATALOG OD VRHA DOLJE
Treći prijedlog je kategorizacija troškova ne samo po vrsti - na primjer, "Putovanja", "Pošiljke materijala" i tako dalje - već prije svega kreiranje prvog grupiranja na makro nivou, dijeleći ih na:
- Fiksni ili varijabilni troškovi
- Troškovi vezani za proizvod (troškovi proizvodnje) ili opći/administrativni troškovi
Stoga će biti važno implementirati najprikladniju strategiju za minimiziranje fiksnih troškova u korist varijabilnih (ili pretvoriti fiksne troškove u varijabilne) i slično tome, što više smanjiti opće i administrativne troškove koji nisu specifično povezani s proizvodnjom robe ili usluge.
Ne postoji precizno pravilo koje se primjenjuje u svakoj situaciji za postizanje ove promjene, baš kao što ovaj prijedlog treba shvatiti kao opću smjernicu.
U stvari, nije moguće unaprijed utvrditi da li je apsolutno bolje za određenu kompaniju imati više varijabilnih ili fiksnih troškova (i za koliko), ali opći koncept preferiranja varijabilnih troškova u odnosu na fiksne troškove često je osnova za upravljanje kompanijom s ciljem postizanja konzistentnije bruto operativne marže - to jest, s manje fluktuacija diktiranih promjenama u proizvodnji.
4. RAZMOTRITE SVAKI PROIZVOD ILI USLUGU U KONTEKSTU PROIZVODNJE ILI KUPOVINE
Ovaj izbor, koji će postati strateški, dovest će do odluke za svaki proizvod ili uslugu koju kompanija pruža (ili koju kompanija koristi kao dio svog lanca vrijednosti) o tome da li je bolje proizvoditi je interno ili je kupiti - u cijelosti ili djelomično - eksterno.
Razmatranja koja leže u osnovi evaluacije razlikovat će se, ne samo za svaku uključenu kompaniju, već i za svaki proizvod i uslugu unutar iste kompanije.
U ovom kontekstu, ne namjeravam sugerirati šta je najbolje učiniti (to ovdje nije moguće učiniti!), već da vas podsjetim da će se dio evaluacije provesti u kvantitativnom smislu. Drugim riječima, bit će potrebno razumjeti i izračunati koja će ulaganja biti potrebna za internu proizvodnju, a koji će troškovi nastati za eksternu kupovinu onoga što treba outsourcingati.
Razlog zašto je ova odluka na strateškom nivou neraskidivo povezana s optimizacijom troškova može se sažeti na sljedeći način:
- Optimizacija korporativnih troškova oslobodit će dodatna finansijska sredstva, koja se zatim mogu dalje usmjeriti na investicije potrebne za „proizvodnju“.
- Optimizacija fiksnih, općih i indirektnih korporativnih troškova dovest će do najboljeg mogućeg izbora dobavljača, čineći isplativijim outsourcing proizvoda ili usluge kako bi se kompanija mogla fokusirati na svoje osnovne aktivnosti.
Dakle, odluka između „proizvesti“ ili „kupiti“ neće biti vezana isključivo za brend ili za stvarni ili percipirani kvalitet, niti će biti samo pitanje čistih troškova proizvodnje; radije, mora se smatrati kvantitativno ostvarivim ciljem, koji također zavisi od sposobnosti kompanije da optimizuje svoje troškove i odabere dobavljače koji nude najbolji odnos kvaliteta i troškova dostupan na tržištu.
