U našem posljednjem biltenu, razgovarali smo o važnosti „poznavanja vlastitih brojki“ – temelju efikasnog upravljanja troškovima. Ali za mnoge organizacije, pretvaranje te ideje u djelo predstavlja pravi izazov. Jedna od najvećih prepreka? Jednostavno pretvaranje podataka u format koji je upotrebljiv – nešto što možete analizirati i pretvoriti u korisne, stvarne uvide.
Po mom iskustvu, najvrjedniji podaci često dolaze iz faktura. One sadrže detaljne opise kupovina, brojeve artikala i uvide na nivou transakcija koji su neophodni za analizu troškova. Kvaka? Većina ovih podataka je zaključana u PDF datotekama.
Za mnoge moje klijente, to znači da redovno prikupljam i izdvajam podatke iz hrpe PDF faktura, uglavnom na kvartalnoj osnovi.
Za nove projekte gdje pokušavamo dobiti početni uvid u troškove, to često dovodi do toga da hiljade PDF faktura budu konvertovane u konsolidovani digitalni format.
Nije idealno, ali je to mjesto gdje se nalaze najpraktičniji uvidi. Podaci o narudžbenicama (PO) također mogu pomoći - ali su često neujednačeni ili nepotpuni i obično zahtijevaju dosta čišćenja prije nego što postanu korisni.
Gdje početi? Počnite sa svojim dobavljačima
Ako niste sigurni odakle početi, počnite sa svojim najvećim dobavljačima. Mnogi mogu pružiti konsolidovani pregled vaših transakcija u Excel ili CSV formatu - i to je prava pobjeda. Kod manjih dobavljača možda nemate tu opciju, ali uvijek se isplati pitati. Iznenadili biste se šta mogu ponuditi kada se to od vas zatraži.
Uprkos tome, u oko 90% projekata na kojima radim, na kraju smo se ipak morali vratiti na PDF podatke faktura. To je više posla unaprijed, ali se dugoročno isplati.
Alat koji mijenja pravila igre: Docparser
Prije nekoliko godina suočio sam se s istim izazovom: gomile PDF faktura i nijedan jednostavan način za izdvajanje podataka. Pokušao sam prepustiti zadatak vanjskim saradnicima, ali obično na kraju potrošim više vremena popravljajući rezultate nego što mi je to uštedjelo.
Tada mi je kolega predložio da isprobam Docparser , alat koji izdvaja strukturirane podatke iz PDF-ova (i drugih formata). Nije nipošto savršen, ali je moćan - posebno s elektronskim PDF-ovima i konzistentnim izgledima faktura. Najbolje od svega je što je njihov tim za podršku zaista brz i uslužan, a u mom slučaju obično dobijem odgovor preko noći.
Nakon što se pravila postave za određenog klijenta, potrebno je samo učitati dokumente, a izdvajanje je završeno za 5 minuta. Nakon postavljanja, 300-400 faktura se može obraditi za samo nekoliko minuta. Za mene je to ogroman porast produktivnosti - i prava prekretnica za svakoga ko se bavi velikim količinama dokumenata iz kojih treba da dobije određene podatke.
Trebate pomoć? Hajde da razgovaramo
Ako su vam podaci zaglavljeni u PDF-ovima ili niste sigurni odakle početi, niste sami - i to nije kraj puta. Postoje alati i strategije koji vam mogu pomoći. Bez obzira želite li se sami uhvatiti u koštac s tim ili dobiti podršku, uvijek sam sretan da porazgovaram s vama ili zasučem rukave i pomognem vam da započnete.
Grant Morrow
Glavni konsultant
+61 415 203 575
