Januar-februar je uvijek bio zauzet, a ova godina nije bila iznimka. Usko smo sarađivali s dva dugogodišnja klijenta internata , pomažući im da se snađu u operativnim troškovima i otkriju nove mogućnosti za uštedu . Njihovim riječima, svaki dolar koji uštede pomaže im da smanje troškove.
Iako ovaj rad ne prati nužno tradicionalni proces ERA Group , osnovni fokus ostaje: povećanje efikasnosti i poboljšanje finansijskih rezultata . Historijski gledano, ovaj rad se vrtio oko hrane i keteringa u njihovim internatima , ali u posljednjih nekoliko godina, obje strane su nastojale proširiti svoj fokus i na druga područja, kao što su kantine, uniforme i kancelarijski materijal . Kao rezultat toga, veći dio januara je proveden zatvarajući 2024. godinu i postavljajući temelje za 2025. godinu.
Ključna područja koja smo isporučili u januaru
Praćenje troškova obroka : Jedna škola je bila zadovoljna što je u 2024. godini primijetila povećanje troškova po obroku za manje od 2%, što je zadovoljavajući rezultat s obzirom na trenutne tržišne uslove. Radilo se o pregledu njihove potrošnje u 2024. godini, traženju dodatnih mogućnosti za njenu optimizaciju i poređenju troškova obroka.
Pregled učinka kantina : Pokazali smo razliku od 40% u potrošnji po učeniku između škola, što ističe mogućnosti za poboljšanu kontrolu troškova i/ili povećanje mogućnosti.
Prilagođavanja prodaje i cijena : Pregledali smo cijene i trendove prodaje u kantinama kako bismo osigurali usklađenost s njihovim budžetskim planovima za 2025. godinu, a istovremeno identificirali mogućnosti za uštede (i da, bilo ih je).
Proces tendera za kategoriju hrane : Ostvarena je ušteda od 9% na prethodno neugovorenoj kategoriji, što se dodaje uštedi od 21% nedavno osiguranoj na drugoj kategoriji hrane.
Analiza upotrebe papira za kopiranje : Jedan od značajnijih pojedinačnih troškova škole. Upoređivanjem s brojem učenika, otkrili smo da je potrošnja papira po učeniku ostala stabilna na ~1,25 rizmi po učeniku godišnje, što znači da je povećana potrošnja koju smo vidjeli 2024. godine bila posljedica rasta broja upisanih, a ne povećanja cijena kako se pretpostavljalo (cijene su pale). S obzirom na prelazak na digitalno učenje i korištenje računara, očekivali smo da će upotreba papira pasti, ali podaci izgleda sugeriraju drugačije.
Trendovi u uniformama: Iako je jedna od škola generalno bila zadovoljna učinkom svoje prodavnice uniformi, željela je dublju analizu obrazaca kupovine. Jedan nalaz je pokazao da učenici sada kupuju u prosjeku 1,5 košulja godišnje, u odnosu na 1 godišnje prije samo četiri godine, a ukupan broj kupljenih artikala po učeniku povećao se za 50% od prije COVID-a. Također smo pokazali da je vodeći dobavljač prošle godine povećao cijene za ~5%.
Ovu vježbu provodimo kvartalno kako bi škole znale kako prate budžet. Sva odstupanja se objašnjavaju i po potrebi se poduzimaju korektivne mjere. Jednostavni i mali uvidi poput ovih pomažu ovim školama da usavrše upravljanje zalihama, optimiziraju troškove i poboljšaju svoje budžetiranje.
Rastuća potražnja za benchmarkingom
Benchmarking postaje sve važniji alat za internu analizu i poređenje sa vršnjacima za škole i preduzeća . Tokom proteklih sedam godina rada sa ovim školama, benchmarking se razvio od „nemamo podatke“ do ključnog alata za donošenje odluka .
Primjer kako jedna škola koristi analizu je slučaj korištenja papira. Nakon što smo utvrdili da je korištenje papira bilo suprotno očekivanjima, škola je mogla brzo utvrditi u čemu je problem i poduzeti neke korektivne korake.
Ove škole pitaju:
„Kako se snalazimo? Gdje se možemo poboljšati? I gdje već dobro radimo?“
Korištenje broja studenata omogućilo nam je da analiziramo trendove potrošnje u ključnim kategorijama kako bismo stekli dublji uvid . Neki od naših podataka sada datiraju iz 2017. godine, prije COVID-a , i nude vrijednu dugoročnu perspektivu.
Želja za vršnjačkim poređenjem i dubljom analizom podataka raste kako škole prepoznaju finansijske uloge . A kako me obje škole stalno podsjećaju, ulog je popriličan.
Ako ste zainteresirani za benchmarking ili upravljanje troškovima u vašoj školi ili organizaciji, volio bih razgovarati i vidjeti šta je moguće.
Rado ću prezentirati pred upravnim odborima ili višim menadžmentom ako im to pomogne da shvate priliku. Ovo je previše važno da bi se ignoriralo ili previdjelo.
