Odgovor je najvjerovatnije da; a evo i zašto:
Problem se često previđa ili stavlja u pretešku korpu kada su u pitanju rep rashodi. Detaljan pregled svakog troška čini se previše teškim ili dugotrajnim. Možda nemate resurse ili vrijeme ili smatrate da to nije strateški potez. Ovo su neki od razloga ili izgovora koje čujem od finansijskih direktora i direktora finansija; iako većina priznaje da je to područje s potencijalom za uštede. Kažu mi da bi trebali nešto poduzeti po tom pitanju; ali su zauzeti. To je za mene izvor frustracije jer se toliko trude da zarade novac, dok bi brza provjera zdravog razuma mogla dodati hiljade poslovnom profitu bez potrebe za prekovremenim radom.
Ovo je prvi dio dvodijelne serije u kojoj objašnjavam šta je repna potrošnja i kako se može analizirati i minimizirati bez gubljenja sati vremena vašeg tima.
Šta je repna potrošnja?
Realni troškovi se definišu drugačije u svakoj organizaciji; ali najčešća definicija je korištenje pravila 80/20 (Paretovo pravilo); kao što je prikazano na dijagramu 1.
Termin se odnosi na donjih 20% potrošnje koju uglavnom obezbjeđuje 80% dobavljača. Preostala potrošnja se obično smatra nabavkom male vrijednosti jer čini samo mali dio (20%) ukupne potrošnje. U većini kompanija to se može nazvati „neregulisanom potrošnjom“ ili „nestrateškom“ potrošnjom.
Troškovi s repom, također poznati kao 'nekonvencionalni' ili 'prevarantski' troškovi. I zaista uzrokuju probleme!
Dijagram 1. Troškovi na kraju godine. Izvor: ERA Group
Hiljade potrošnog materijala i SKU-ova mogu spadati u kategoriju s niskim troškovima; uključujući ličnu zaštitnu opremu (LZO); ambalažu; transportni i skladišni materijal; potrepštine za čišćenje i sanitaciju; industrijske plinove i kancelarijski materijal. Lista je beskonačna. Može biti prilično velika i zastrašujuća. Troškovi koje stvaraju su sami po sebi minimalni, ali dozvolite mi da vam kažem: gomilaju se!
Generalno, unutar organizacije postoji malo razumijevanja o tome koliko novca je uključeno u kratkoročne troškove, a još manje znanja o njihovom efikasnom upravljanju. To često dovodi do toga da kompanije propuste hiljade, a u nekim slučajevima i stotine hiljada dolara svake godine. To je novac koji nesvjesno i nepotrebno plaćaju dobavljačima kada bi se mogao bolje iskoristiti.
Izazov s preostalim troškovima je dvostruk; prvo; morate utvrditi koje kategorije prelaze prag troškova. Zatim; morate shvatiti kako nadoknaditi uštede.
Koliko novca propuštaš?
Iako se preostali troškovi smatraju malim u odnosu na ukupne troškove, to je također i mjesto gdje se mogu ostvariti značajne uštede. Ovaj novac može ići direktno u konačni rezultat ili se koristiti za finansiranje novog projekta ili broja zaposlenih.
Nakon mnogo godina rada na smanjenju troškova, primijetio sam da uštede od upravljanja preostalim troškovima mogu biti u rasponu od 10% - 15% u prvoj godini. Međutim, moje iskustvo je pokazalo da određene pojedinačne kategorije mogu ostvariti uštede i do 40% kada se dobro upravljaju.
Ove potencijalne uštede se često zanemaruju kao interni izvor sredstava zbog niskog očekivanja povrata, nedostatka vidljivosti, nedostatka internih resursa i nedostatka adekvatnih referentnih podataka.
Ako imate minimalnu potrošnju od milion dolara, ušteda od 10% je 100.000 dolara. Zamislite da povratite taj novac za nekoliko mjeseci bez otkazivanja ugovora s dobavljačima ili otpuštanja ljudi. To je prilično dobar osjećaj.
Efikasnost pozadinskog rada je drugi rezultat procjene troškova i poduzetih mjera za rješavanje bilo kakvih problema. Kao rezultat procesa, dobijate glatkiji proces računovodstva i manje konfuzije, što može uštedjeti vrijeme i resurse.
Pregled vaših repnih troškova: odakle početi?
Pomisao na preuzimanje preostalih troškova može biti zastrašujuća; a kompanije često nemaju resurse da se upuste u desetine hiljada transakcija koje obično nisu u ispravnom formatu za jednostavnu analizu.
Morate negdje početi i imati na umu da postoje treće strane koje vam mogu pomoći u tome ili čak to učiniti umjesto vas.
Prvi korak je pronalaženje i identifikacija preostalih troškova vaše kompanije. Ovo će se vjerovatno razlikovati od kompanije do kompanije; tako da je to vrijedan proces. Kao što je ranije spomenuto, Pareto pravilo je najjednostavniji način da se to definiše.
Kada svima bude jasno u vezi s preostalim troškovima, potrebno je prikupiti podatke za analizu. Kada pomažem klijentima, često mi daju hrpu PDF dokumenata ili faktura, koje zatim pretvaram u digitalni format.
Kada su podaci u odgovarajućem stanju za analizu i kada su standardizovani i očišćeni, analiza će otkriti gdje se troše sredstva i ko su dobavljači. Postoji i softver koji ovaj proces čini lakšim i bržim, tako da možete odrediti načine za uštedu u kratkom vremenskom periodu.
Na kraju krajeva, želimo razumjeti "ko i šta" čini vašu potrošnju. Tada možemo nešto poduzeti po tom pitanju.
Kada saznamo gdje dolazi do prekomjerne potrošnje i ko stoji iza toga (može se raditi o grešci u određivanju cijena ili o tome da neko troši bez ovlaštenja za to), pomažemo u otkrivanju šta učiniti povodom toga.
Neki softverski alati, kao što je ERA-in SpendVue™, pružit će rukovodiocima na najvišem nivou detaljne informacije o potrošnji njihove organizacije, uključujući i kratkoročnu potrošnju. Uz pomoć ovog alata, certificirani analitičari duboko analiziraju finansijske podatke i primjenjuju ERA-ine vlasničke industrijske kriterije kako bi identificirali anomalije u potrošnji. Rezultat je skup jasnih, neposrednih i praktičnih uvida dostupnih u lako razumljivom formatu. Vaš savjetnik će zatim s vama raditi na identificiranju puta ka poboljšanju novčanog toka koji najbolje odgovara potrebama vaše organizacije. Kratki video o SpendVue ™ možete pogledati na sljedećem linku https://vimeo.com/680583659 .
U drugom dijelu ove serije, objasnićemo šta možete učiniti sa svojim preostalim troškovima nakon što steknete dublje razumijevanje od čega se oni sastoje.
Ako želite saznati više o upravljanju svojim preostalim troškovima, obratite se Grantu Morrowu .
Grant Morrow je glavni konsultant u ERA Group i certificirani je savjetnik SpendVue-a. Ima preko 30 godina praktičnog iskustva u radu s malim i srednjim preduzećima kako bi identificirao gdje prekomjerno troše i razvio strategije za bolje upravljanje troškovima.
