L’augmentation des risques liés à l’ERISA dans les avantages sociaux facultatifs

Les obligations fiduciaires en vertu de l'ERISA font l'objet d'un examen minutieux dans le cadre des régimes de prestations volontaires

La loi ERISA (Employee Retirement Income Security Act) de 1974 est bien établie, tout comme les obligations fiduciaires qu'elle impose. Les promoteurs de régimes sont tenus d'agir au mieux des intérêts des participants et des bénéficiaires. La nouveauté réside toutefois dans la multiplication des litiges relatifs à l'ERISA concernant les régimes de retraite à prestations facultatives.

Le cabinet Schlichter Bogard LLC (Schlichter) a récemment intenté des recours collectifs en vertu de l'ERISA contre plusieurs grandes entreprises, ainsi que contre leurs courtiers et consultants en avantages sociaux et en assurance maladie. Ces recours allèguent des manquements à l'obligation fiduciaire dans le cadre de la fourniture d'avantages sociaux facultatifs, notamment en matière d'assurance accident, maladie grave et indemnités d'hospitalisation.

Quand les avantages sociaux facultatifs relèvent-ils de l'ERISA ?

Des litiges récents mettent en lumière l'examen accru de la question de savoir si les programmes de prestations facultatives remplissent réellement les conditions d'exemption prévues par l'ERISA. Dans le cadre des actions collectives Schlichter, les plaignants allèguent que certains employeurs n'ont pas respecté les exigences de la règle de la sphère de sécurité du Département du Travail (DOL), ce qui a eu pour conséquence de requalifier ces régimes en régimes de prestations de bien-être des employés régis par l'ERISA et soumis à des obligations fiduciaires. En règle générale, les régimes de prestations facultatives ne sont pas considérés comme des régimes couverts par l'ERISA s'ils remplissent les quatre critères énoncés dans la règle de la sphère de sécurité du DOL :

1. L'employeur ne contribue pas aux primes d'assurance.
2. L'employeur ne reçoit aucune autre rémunération que le remboursement raisonnable des frais administratifs.
3. La participation des employés est entièrement volontaire.
4. L'employeur ne cautionne pas le programme, se contentant de faciliter les retenues salariales et d'autoriser les assureurs ou les courtiers à communiquer l'offre.

Le non-respect de l'une de ces conditions peut entraîner l'assujettissement du régime à l'ERISA, avec les responsabilités fiduciaires et l'exposition potentielle à la responsabilité qui en découlent.

Exemples de recommandations d'employeurs et leurs conséquences potentielles

Certaines actions de l'employeur peuvent être interprétées comme une « approbation », ce qui peut compromettre l'exemption d'un régime volontaire au titre de l'ERISA :

• L'inclusion d'avantages sociaux facultatifs dans les documents de l'employeur (par exemple, les guides des avantages sociaux comportant le nom et le logo de l'entreprise) peut laisser entendre que l'employeur a organisé, négocié ou approuvé le programme.
• La promotion d'une police collective dans le cadre de l'offre globale de rémunération et d'avantages sociaux pendant la période d'inscription ouverte peut être considérée comme une forme de recommandation.
• Proposer un nombre limité d'avantages sociaux au sein d'une plateforme d'inscription structurée peut donner l'impression d'une sélection et d'un parrainage par l'employeur.
• Il est également possible de permettre aux employés de payer des avantages sociaux facultatifs avant impôt grâce à un régime à la carte.
  approbation envisagée

Si une approbation est établie, le régime peut relever de l'ERISA, déclenchant des responsabilités fiduciaires et une responsabilité potentielle.

Pourquoi les employeurs et les courtiers peuvent être considérés comme des fiduciaires

Dans le cadre d'un récent litige, les plaignants soutiennent que les employeurs — et, dans certains cas, leurs courtiers — agissent en qualité de fiduciaires compte tenu de leur rôle dans la supervision et l'administration des régimes. Les principales allégations sont les suivantes :

• Les employeurs exercent un pouvoir discrétionnaire en matière d'administration du régime, ce qui crée une obligation d'agir avec prudence et dans le meilleur intérêt des participants.
• Les employeurs ont la responsabilité de contrôler la rémunération des prestataires de services et de s'assurer que leurs honoraires sont raisonnables.
• Les employeurs sont tenus d'évaluer les primes, les assureurs, l'historique des sinistres, les commissions et la valeur globale du programme par rapport aux normes du marché.
• Dans certains cas, les commissions des courtiers auraient été supérieures aux indemnités versées au titre des polices d'assurance.
• Les régimes volontaires entièrement financés par les employés n'ont pas fait l'objet d'une évaluation adéquate de leur rentabilité ni de leur compétitivité.
• Les employeurs n'ont pas su surveiller ni négocier des éléments clés tels que le choix de l'assureur, les commissions et les ratios de sinistres.

Considérations à l'intention des employeurs concernant l'administration des avantages sociaux facultatifs

Pour atténuer les risques et renforcer la gouvernance, les employeurs devraient envisager :

• Mise en place d'un comité consultatif interne chargé d'examiner les offres d'avantages sociaux facultatifs et de vérifier leur conformité aux exigences de la règle refuge du ministère du Travail.
• Mise en place de processus formels pour surveiller la performance du régime, notamment la rémunération des courtiers, les structures de frais et les ratios de sinistres.
• Effectuer une vérification préalable approfondie des fournisseurs, notamment de leur solidité financière, de leurs antécédents en matière de règlement des sinistres et de leurs capacités de service.
• Garantir une transparence totale sur toutes les formes de rémunération des courtiers et des fournisseurs, y compris les commissions et les paiements indirects.
• Périodiquement benchmarking plans par rapport aux alternatives de marché pour évaluer la compétitivité et la valeur des employés
• Conserver une documentation claire des processus décisionnels afin de démontrer la prudence et la vigilance.
• Fournir aux employés des communications neutres et soigneusement formulées afin d'éviter toute approbation involontaire.
• Formation des équipes RH et avantages sociaux sur les implications de l'ERISA et les responsabilités fiduciaires
• Assurer la conformité aux réglementations applicables, notamment l'ERISA (le cas échéant), le COBRA et l'Affordable Care Act, et examiner et mettre à jour régulièrement les descriptions sommaires des régimes (SPD).
• Maintenir une couverture de cautionnement appropriée, le cas échéant, afin de garantir la conformité à l'ERISA
• Harmoniser les avantages sociaux facultatifs avec la stratégie globale en matière d'avantages sociaux afin d'éviter les doublons ou les lacunes de couverture

Points clés à retenir

Face à l'évolution constante des litiges, les employeurs doivent adopter une approche proactive pour évaluer la structure, la communication et la gestion des avantages sociaux facultatifs. Ce qui était traditionnellement considéré comme une offre à faible risque, financée par les employés, fait désormais l'objet d'un examen plus approfondi, rendant la surveillance rigoureuse, la documentation et la transparence plus importantes que jamais.

À propos de l'auteur

Marlys Schmitt est une partenaire consultante expérimentée de ERA Group au Minnesota. En tant que conseillère et défenseure, elle s'attache à bâtir des relations solides et à proposer des solutions complètes de maîtrise des coûts à son PDG et CFO clients. Pendant son mandat chez ERA Group Schmitt a dirigé des analyses de dépenses de plus de 20 millions de dollars et a mené à bien plus de 100 projets clients.

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