Le risque croissant lié à l'ERISA dans le domaine des prestations facultatives

Les obligations fiduciaires au titre de l'ERISA sous le feu des projecteurs dans les régimes de prévoyance volontaires

La loi de 1974 sur la sécurité des revenus de retraite des salariés (ERISA) est bien établie, tout comme les obligations fiduciaires qu’elle impose. Les promoteurs de régimes sont tenus d’agir dans le meilleur intérêt des participants et des bénéficiaires. Ce qui est nouveau, en revanche, c’est la vague croissante de litiges relevant de l’ERISA qui concerne les régimes de prévoyance volontaires.

Le cabinet Schlichter Bogard LLC (Schlichter) a récemment intenté des recours collectifs en vertu de la loi ERISA contre plusieurs grands employeurs, ainsi que contre leurs courtiers et consultants en avantages sociaux et en assurance maladie. Ces poursuites invoquent des manquements aux obligations fiduciaires dans le cadre d'offres d'avantages sociaux facultatifs, notamment en matière d'assurance accidents, d'assurance maladies graves et d'assurance indemnités journalières d'hospitalisation.

Dans quels cas les prestations facultatives relèvent-elles de l'ERISA ?

Des litiges récents mettent en évidence une surveillance accrue visant à déterminer si les programmes de prestations facultatifs remplissent véritablement les conditions requises pour bénéficier d’une exemption au titre de l’ERISA. Dans les recours collectifs Schlichter, les plaignants allèguent que certains employeurs n’ont pas respecté les exigences de la clause de sécurité du ministère du Travail (DOL), ce qui a conduit à ce que ces régimes soient considérés comme des régimes de prestations sociales régis par l’ERISA, soumis à des obligations fiduciaires. En règle générale, les régimes d'avantages sociaux volontaires ne sont pas considérés comme des régimes couverts par l'ERISA s'ils remplissent les quatre critères prévus par la disposition de « safe harbor » du DOL :

1. L'employeur ne participe pas au paiement des cotisations
2. L'employeur ne perçoit aucune rémunération autre qu'un remboursement raisonnable des frais liés aux services administratifs
3. La participation est entièrement facultative pour les employés
4. L'employeur ne cautionne pas le programme, se contentant de faciliter les retenues sur salaire et d'autoriser les assureurs ou les courtiers à faire connaître l'offre

Le non-respect de l'une de ces conditions peut entraîner l'assujettissement du régime à la loi ERISA, avec les responsabilités fiduciaires qui en découlent et les risques de responsabilité civile qui peuvent en résulter.

Exemples d'approbation par l'employeur — et conséquences possibles

Certaines mesures prises par l'employeur peuvent être interprétées comme un « soutien », ce qui peut compromettre l'exemption d'un régime volontaire au titre de l'ERISA :

• Le fait d'inclure les avantages sociaux facultatifs dans les supports de communication de l'employeur (par exemple, des guides sur les avantages sociaux portant le nom et le logo de l'entreprise) peut laisser entendre que l'employeur a mis en place, négocié ou approuvé ce programme
• La promotion d'une police d'assurance collective dans le cadre de l'ensemble des avantages sociaux et de la rémunération lors de la période d'adhésion peut être considérée comme un soutien
• Le fait de proposer une gamme limitée d'avantages sociaux au sein d'une plateforme d'adhésion structurée peut donner l'impression que l'employeur a sélectionné et approuvé ces avantages
• Le fait de permettre aux employés de régler leurs prestations facultatives avant imposition par le biais d'un plan à la carte peut également être considéré comme une approbation
  

Si l'on établit l'existence d'une adhésion, le régime pourrait relever de la loi ERISA, ce qui entraînerait des obligations fiduciaires et une responsabilité potentielle.

Pourquoi les employeurs et les courtiers peuvent être considérés comme des mandataires

Les plaignants dans des litiges récents font valoir que les employeurs — et, dans certains cas, leurs courtiers — agissent en tant que fiduciaires en raison de leur rôle dans la supervision et l'administration des régimes. Parmi les principales allégations, on peut citer :

• Les employeurs disposent d'un pouvoir discrétionnaire en matière d'administration du régime, ce qui leur impose l'obligation d'agir avec prudence et dans le meilleur intérêt des participants
• Les employeurs ont la responsabilité de contrôler la rémunération des prestataires de services et de s'assurer que leurs honoraires sont raisonnables
• Les employeurs sont tenus d'évaluer les primes, les assureurs, l'historique des sinistres, les commissions et la valeur globale du programme par rapport aux références du marché
• Dans certains cas, les commissions versées aux courtiers auraient dépassé le montant des indemnités versées au titre des polices
• Les régimes volontaires financés intégralement par les salariés n'ont pas fait l'objet d'une évaluation suffisante quant à leur rentabilité ou leur compétitivité
• Les employeurs n'ont pas assuré le suivi ni négocié des éléments clés tels que le choix de l'assureur, les commissions et les taux de sinistralité

Éléments à prendre en compte par les employeurs dans la gestion des prestations facultatives

Afin de réduire les risques et de renforcer la gouvernance, les employeurs devraient envisager :

• Mise en place d'un comité consultatif interne chargé d'examiner l'offre de prestations facultatives et de vérifier sa conformité avec les exigences de la « règle de sécurité » du ministère du Travail
• Mettre en place des procédures formelles pour contrôler les performances des contrats, notamment la rémunération des courtiers, les barèmes de frais et les taux de sinistralité
• Réaliser une vérification approfondie des prestataires, notamment en ce qui concerne leur solidité financière, leur historique de règlement des sinistres et leurs capacités de service
• Garantir une transparence totale sur toutes les formes de rémunération des courtiers et des fournisseurs, y compris les commissions et les paiements indirects
• benchmarking régulièrement benchmarking à ceux proposés sur le marché afin d'évaluer leur compétitivité et la valeur qu'ils représentent pour les employés
• Tenir une documentation claire des processus décisionnels afin de démontrer la prudence et la vigilance
• Diffuser des communications destinées au personnel qui soient neutres et rédigées avec soin afin d'éviter toute adhésion involontaire
• Formation des équipes des ressources humaines et des avantages sociaux sur les implications de l'ERISA et les responsabilités fiduciaires
• Veiller au respect de la réglementation en vigueur, notamment l'ERISA (le cas échéant), la loi COBRA et la loi sur les soins abordables (Affordable Care Act), et procéder régulièrement à la révision et à la mise à jour des descriptions sommaires du régime (SPD)
• Maintenir une couverture d'assurance contre les détournements de fonds adéquate, le cas échéant, afin de garantir la conformité à l'ERISA
• Harmoniser les prestations facultatives avec la stratégie globale en matière d'avantages sociaux afin d'éviter les doublons ou les lacunes dans la couverture

Point à retenir

À mesure que le contentieux évolue, les employeurs doivent adopter une approche proactive pour évaluer la manière dont les prestations facultatives sont organisées, communiquées et gérées. Ce qui était autrefois considéré comme une offre à faible risque, financée par les salariés, fait désormais l'objet d'une attention accrue, ce qui rend plus que jamais indispensables une surveillance rigoureuse, une documentation complète et une transparence totale.

À propos l'auteur

Marlys Schmitt est une associée-conseillère chevronnée du ERA Group le Minnesota. En tant que conseillère et défenseure des intérêts de ses clients, elle s'attache à nouer des relations solides et à proposer des solutions complètes de maîtrise des coûts à ses CFO PDG et CFO . Au cours de son mandat au sein ERA Group, Mme Schmitt a dirigé des audits portant sur plus de 20 millions de dollars de dépenses et mené à bien plus de 100 projets pour le compte de ses clients.

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