비용 관리 실행 계획

게시일:

2020년 1월 27일

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예산 편성이나 재무와 같은 기업 경영의 다른 분야와 마찬가지로, 원가 관리에도 목표, 활동 영역, 담당자, 업무, 마감일 및 모니터링 방법을 명확히 정의하는 관리 도구가 필요합니다.

이 시점에서 실행 계획의 수립은 필수적입니다. 이는 기업이 비용 관리와 관련된 복잡한 요소들을 체계적으로 정리하는 데 도움을 줍니다. 이 글에서는 비용 관리의 성공에 크게 기여할 이 도구에 대해 살펴보겠습니다.

행동 계획이란 무엇인가요?

우리의 개인적인 삶과 주택 구매 계획을 생각해 보면, 관리해야 할 몇 가지 사항이 있습니다. 구매 자금을 모으는 데 필요한 시간, 매물 조사, 비용 산정, 구매 시 가장 이상적인 주거 환경 설정, 자금 조달 방안, 그리고 예상 지출 내역 등이 바로 그것입니다.

이 목록은 더 구체적인 항목들로 나뉘어, 실행 계획의 복잡성과 중요성을 잘 보여줄 것입니다.

이것이 없다면, 각 상황을 적시에 예측하고 대응할 방법이 없기 때문에 부동산 매입은 확실히 더 복잡해지고 위험해집니다. 우리는 항상 사후 대응에 그칠 수밖에 없으며, 결정이 항상 정확할 수는 없을 것입니다. 이러한 현상은 비용 관리 분야에서 더욱 두드러지게 나타납니다.

기본적으로 실행 계획이란 특정 목표나 지속적인 목표 달성과 관련된 모든 결정 및 활동을 통제하는 체계(체계적인 것이든 아니든)를 말합니다(지속적인 관리).

행동 계획은 어떤 조직 구조가 원활하게 운영되기 위해 필수적입니다. 이를 통해 회사의 모든 자원(인력, 자금, 시스템)을 목표, 성과, 실행 방안 및 마감일과 연계하고 생태계 를 조성하여 조직 구조가 기술적, 재무적으로 최상의 성과를 달성하도록 합니다.

실행 계획 – 특징

행동 계획 에는 다음 내용이 포함되어야 합니다:

명확한 목표 – 일반적인 목표와 구체적인 목표를 모두 포함합니다. 예를 들어, 영업 실행 계획의 목표는 연간 10% 성장일 수 있으며, 제품 유형별로 성장률이 다른 구체적인 목표들을 포함할 수 있습니다.
객관적이고 측정 가능한 혜택 – 이는 회사의 기대치와 부합해야 하며, 이를 측정할 수 있는 방법이 마련되어 있어야 합니다.
활동/조치별 관리 – 각 활동/조치마다 구체적인 목표, 실행 방안, 예산, 위험 요소 및 마감 기한을 설정하고, 이를 종합하여 모든 구성원이 명확히 이해할 수 있는 일정을 수립하는 것이 매우 중요합니다.
명목상 책임자 – 분야나 부서로 구분하지 마십시오. 일정 내에서 부서 간 소통이 원활하게 이루어지려면 개인이 책임을 지는 것이 중요합니다.
실현 가능한 마감일 – 이는 모든 실행 계획에서 중요한 과제이지만, 마감일이 너무 까다로워서 단지 조직을 진정시키는 조직을 달래는 데만 쓰이는 수준이어서는 안 됩니다.

행동 계획 의 수립은 다음 질문들을 바탕으로 이루어집니다:

달성해야 할 목표 – 목표(중요도에 따라 하나 이상);
왜 이를 달성해야 하는가 – 조치의 목적과 명확한 이점;
WHO – 해당 계획 및 관련 활동을 담당하는 주체;
계획이 시행될 대상 – 기업, 부문, 프로세스, 계정;
계획이 언제 시행될 것인가 – 시행 기간(일회성인지 영구적인지);
계획의 운영 방식 – 목표를 달성하는 방법;
이 계획에 드는 비용은 얼마인가 – 직원들의 시간, 자원, 컨설팅 비용 등.

‘상시 실행 계획’을 고려할 때, 기간이 한정된 구체적인 계획이 포함될 수도 있습니다. 예를 들어, 마케팅, 영업 범위, 할인 및 구조에 대한 일반적인 지침을 담은 ‘영업 실행 계획’에는 특정 시점에, 별도의 조건을 두고 영업팀의 일부를 대상으로 한정된 기간 동안 특정 제품의 판매를 촉진하기 위한 계획이 포함될 수 있습니다.

원가 관리 실행 계획의 5가지 필수 단계

입문

이 단계는 계획 전체의 원활한 실행을 위해필수적이며, 여기서는 일반적 및 구체적 목표, 기대되는 성과, 관련 분야, 그리고 각 목표 달성을 위한 기한(추후 검토 대상)을 정의합니다.

비용 관리에서 목표는 비용 절감 그 자체에 초점을 맞춰서는 안 되는데, 이는 영구적인 관리 기구에 관한 이야기이기 때문이다.

예를 들어:

주요 목표: 2018년 예산 예상액을 초과하지 않도록 모든 행정 비용을 모니터링하고 관리한다. 대상 분야: 전 분야. 마감일: 2018년 12월 31일.

구체적 목표 1: 2018년 차량 임대 비용을 2017년 지출액 대비 20% 절감한다. 대상 분야: 상업 및 유지보수. 마감일: 2018년 12월 31일. 예상 효과: 1,000.00 레알 절감 (2017년 지출액의 20%).

주요 목표의 달성 여부는 기간 종료 시점에 모든 세부 목표의 종합적인 성과를 통해 평가될 것입니다. 그러나 비용 관리자는 주요 목표가 달성될지 여부를 파악하기 위해 이러한 성과를 주기적으로 상세히 분석해야 합니다.

이제부터는 나머지 단계들을 설명하는 예시로 구체적인 목표 1을 사용하겠습니다.

기획

이 단계에서는 구체적인 목표와 관련된 모든 사항을 정의합니다. 여기에는 활동, 마감일, 담당자, 예산, 비상 대책이 포함되며, 활동 수립 과정에서의 품질 관리, 위험 관리 및 해결 방안(활동 완료에 영향을 미칠 수 있는 내부 및 외부 요인)도 포함됩니다.

중요: 활동을 완료했다고 해서 목표가 달성된 것은 아니며, 이는 단지 궁극적으로 목표를 달성하기 위해 필요한 모든 조건을 충족시켰음을 의미합니다.

활동 1: 공급업체 3곳 조사. 담당자: 호르헤 카르도소 (행정팀). 마감일: 2018년 3월 5일. 예산: 해당 없음.

활동 2: 출장 내역 분석. 담당자: 셀소 푸르타도 (영업). 마감일: 2018년 3월 5일. 예산: 해당 없음.

실행

이 단계에서는 계획된 조치를 실행에 옮깁니다. 활동 수행을 위해 배정된 자금을 정확하게 관리하는 것이 중요합니다. 관리에 차질이 생기면 추가 비용이 발생할 수 있기 때문입니다.

모니터링

이 단계에서는 비용 관리자와 해당 팀이 각 활동을 세밀하게 모니터링하여, 실행을 방해하거나 예상치 못한 왜곡을 초래하는 사건이 발생하지 않도록 합니다. 계획 단계에서 언급된 위험 목록은 해당 단계(예측)에서 위험 요소를 파악하고, 이 단계에서 이를 더 깊이 이해하는 데 필수적입니다. 활동 책임자는 활동 수행을 위태롭게 할 수 있는 모든 사건을 즉시 보고해야 하며, 활동을 지속하고 목표를 달성할 수 있도록 필요한 조치를 취해야 합니다.

마감

지금은 성과를 정리하고, 각각을 평가하며, 구체적 및 주요 목표가 달성되었는지 파악하고, 달성을 방해했으나 제거할 수 없었던 원인(위험 요인)을 규명하며, 향후 실행 계획을 위해 얻은 교훈을 정리해야 할 때입니다.

의심할 여지 없이, 실행 계획은 모든 비즈니스 목표를 달성하는 데 있어 매우 중요합니다.

이는 체계적이고 통제된 방식으로 목표를 달성할 수 있음을 보여주는 든든한 조력자입니다.

본질적으로는 간단한 작업이지만 실행에 있어서는 복잡하며, 다음과 같은 전문 비용 절감 컨설팅 업체와 협력하는 것이 중요합니다. ERA Group와 같은 전문 비용 절감 컨설팅 업체와 협력하는 것은 이 사업의 성공 여부를 결정짓는 중요한 요소가 될 수 있습니다.

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