전국적으로 식자재 비용이 계속 상승함에 따라, 각 기관들은 학생들에게 제공되는 급식의 품질을 저하시키지 않으면서도 예산 관리를 위한 강력한 수단으로 조달 전략을 점점 더 주목하고 있다.
ERA Group 수년 ERA Group 학교 및 노인 요양 시설과 폭넓게 협력해 왔으며, 이를 통해 더 효율적인 조달 방식을 도입함으로써 운영 효율성을 높이는 동시에 상당한 비용 절감 효과를 거두었습니다. 절감액은 대개 10만 달러 이상에 달합니다.
음식물 쓰레기 문제나 메뉴 기획이 주로 주목받곤 하지만, 사실 조달이 진정한 차이를 만들어 냅니다. 이는 단순히 비용을 절감하려는 것이 아니라, 더 현명하게 구매하고, 더 효과적으로 협상하며, 데이터를 바탕으로 한 의사결정을 내리는 것입니다.
두 가지 모델; 공통된 과제
일반적으로 조직은 두 가지 급식 모델 중 하나를 채택하여 운영합니다. 하나는 외부 업체에 식사를 위탁하는 ‘외주 급식’이고, 다른 하나는 조직이 자체 조리 인력을 고용하는 ‘내부 급식’입니다.
아웃소싱은 흔히 더 간단하고 번거로움이 적은 선택지로 여겨지지만, 여전히 지속적인 관리가 필요하다는 점을 유의해야 합니다.
케이터링 업체와 계약을 맺었다 하더라도, 그들의 업무 수행 상황을 면밀히 모니터링하는 것은 필수적입니다. 저희가 7년째 협력해 온 한 기숙학교의 경우, 식사 인원, 재고 현황, 폐기량 등 상세한 보고서를 정기적으로 검토하고, 이 데이터를 대시보드와 보고서에 반영하여 성과 추이를 파악하고 문제를 조기에 파악하고 있습니다.
반면, 사내 급식 서비스는 관리의 유연성이 더 높지만, 특히 다수의 공급업체와 협력해야 할 경우 훨씬 더 복잡해질 수 있습니다.
한 사례로, 저희는 26곳이 넘는 다양한 급식 공급업체를 보유한 한 학교를 지원하고 있습니다. 비록 공급업체 수를 20곳으로 줄이기는 했지만, 여전히 많은 수입니다. 이에 비해, 저희가 협력하고 있는 한 노인 요양 시설의 경우 주요 공급업체를 8~9곳으로만 간소화하는 데 성공했습니다.
실적을 창출하는 6가지 조달 전략
예산이 줄어들고 물가가 오르는 가운데, ERA Group 기업들이 식비 지출에서 최대의 가치를 얻을 수 있도록 다음과 같은 실용적인 전략들을 도입할 것을 권장하고 ERA Group :
- 공급업체 통합: 다양한 분야에 걸쳐 여러 공급업체와 거래할 경우, 대량 구매 할인 혜택을 놓치거나 배송비가 증가하는 경우가 많습니다. 기업들은 기존 공급업체를 점검하고 통합을 검토하여 더 유리한 가격을 확보하고 관리 비용을 절감할 것을 권장합니다. 많은 기업들이 자사의 구매력을 충분히 활용하지 못하고 있는 실정입니다.
- 장기 가격 계약 체결: 6~12개월 단위의 고정 가격 계약을 체결하면 가격 안정성을 확보하고 수요 예측의 정확도를 높일 수 있습니다. 계약서에는 가격, 가격 보호, 납품, 품질 기준, 대체품 정책 등 주요 사항에 대한 기대치를 명확히 명시해야 합니다.
공급업체 성과 모니터링:
ERA Group 가격, 납품 정확도, 서비스 품질을 기준으로 공급업체의 성과를 평가하기 위해 간단한 스코어카드, 보고서 또는 분기별 검토를 도입할 것을 ERA Group . 지속적인 가치를 확보하기 위해 장기적인 협력 관계는 정기적으로 재평가해야 합니다.
저는 벤치마킹을 통해 많은 성과를 거두었습니다. 저와 같은 제3자를 통하지 않는 한 동종 업계 기업들과 직접 비교하기는 어렵지만, 우리는 성과에 대한 보다 심도 있는 평가를 제공할 수 있는 의미 있는 내부 벤치마크 지표를 찾아내고 있습니다.
재고 및 발주 관행 개선:
우리가 직면한 주요 어려움 중 하나는 위생 상태(SOH) 수준을 모니터링하는 것입니다. 외주 급식 업체의 경우 정기적으로 SOH 보고서와 현황을 제공해야 합니다. 반면 사내 운영의 경우 상황이 조금 더 복잡하며, 조직 측에서 이를 위한 자원을 확보하지 못하는 경우가 많습니다. 특히 병상 일당 비용이나 식사당 비용을 관리하고 있다면, SOH 수준은 비용에 상당한 영향을 미칩니다.
직원들에게 비용 절감 의식을 고취시키기:
조달 전략의 효과는 이를 실행하는 사람들의 역량에 달려 있습니다. 조직은 발주 및 입고 업무를 담당하는 직원을 대상으로 한 교육에 투자해야 하며, 가격 이상 징후와 공급업체의 규정 준수 여부에 대해 경각심을 갖도록 독려해야 합니다.
단체 구매
단체 구매 제도는 교육 및 비영리 부문에서 그 잠재력이 충분히 활용되지 못하고 있는 기회입니다. 대부분이 이러한 제도의 존재를 알고 있음에도 불구하고, 일상적인 조달 계획 수립 과정에서 종종 간과되곤 하지만, 이는 효과적인 수단이 될 수 있습니다.
핵심 개념은 간단합니다. 학교 등 다른 기관들과 수요를 통합함으로써, 각 기관은 일반적으로 훨씬 더 큰 규모의 기업에만 제공되던 가격 및 거래 조건을 이용할 수 있게 됩니다. 이러한 공동 협약을 통해 단가를 대폭 절감하고, 입찰 절차를 간소화하며, 공급업체 선정 및 관리에 따른 행정적 부담을 줄일 수 있습니다. 비용 절감 효과 외에도 제품 품질과 서비스 제공의 일관성을 높여, 소규모 기관들이 경쟁의 장을 평준화할 수 있는 강력한 수단을 제공합니다.
단체 구매 방식의 유일한 단점은 조직이 통제권을 일부 단체에 넘겨야 한다는 점이며, 모든 구성원이 올바르게 행동하도록 유도하는 것은 마치 고양이들을 한데 모으는 것만큼이나 어려운 일일 수 있습니다. 또한 이 방식은 단체가 약속을 이행할 수 있을 때만 효과를 발휘합니다.
실생활에 미치는 영향
이러한 실질적인 변화들은 금세 누적될 수 있습니다.
“한 학교의 경우, 이러한 조달 원칙을 적용한 결과 연간 수만 달러의 비용을 절감할 수 있었으며, 이는 장기 협력업체와의 거래에서도 서비스와 품질을 동시에 향상시킨 성과입니다.”
더 스마트한 시스템에 대한 필요성 증가
경제적 압박이 지속됨에 따라, 스마트 조달은 단순한 비용 절감 수단을 넘어 지속 가능한 외식 서비스의 핵심 요소로 부상하고 있습니다.
