Иако често се занемаруваат, канцелариските материјали можат да претставуваат значителен дел од буџетот на организацијата. Нејасните процеси на купување и прекумерните опции честопати водат до неконтролирано трошење, што ја прави контролата на трошоците критична.
Разберете ги и консолидирајте ги вашите потреби
Прегледајте ги минатите купувања за да ги идентификувате основните артикли и да ги елиминирате вишокот. Дефинирајте кошничка со артикли што е во согласност со реалните потреби на вашата организација. Запомнете; колку е поголема кошничката со стоки, толку генерално подобри цени ќе добиете. Вклучете ги и средствата за чистење, личната заштитна опрема и слично.
Спроведете тендерска постапка за да се осигурате дека ќе добиете конкурентна понуда. Вклучете во тендерската документација што цените кај добавувачот.
- Воспоставете и оптимизирајте договори : Преговарајте договори со добавувачи прилагодени на вашите потреби; обезбедувајќи конкурентни цени и флексибилност. Договорите обично обезбедуваат поголеми заштеди од ad-hoc или недоговорни набавки.
- Имплементирајте јасни процеси: Развијте робусни и транспарентни политики за набавки; обучете го персоналот и осигурајте се дека се усогласени. Јасната комуникација и дефинираните улоги ги намалуваат неовластените или расипничките нарачки.
- Следење и преглед на трошењето : Работата не запира тука откако ќе се договорите за добавувач. Редовно прегледувајте ги фактурите, договорните услови и трендовите на купување за да откриете грешки во цените или трошење надвор од договорот. Овој проактивен пристап спречува зголемување на непотребните трошоци.
Искористете ги односите со добавувачите
Одржувајте силни врски со добавувачите преку редовни прегледи и комуникација. Соработката може да доведе до подобра поддршка; прилагодени решенија и подобрен квалитет на услугите.
Компаниите можат ефикасно да управуваат со трошоците за канцелариски материјал со фокусирање на овие фактори; што честопати води до значителни заштеди на трошоци и подобра распределба на ресурсите.
„Доколку сте загрижени за некои специфични области на управување со трошоците, контактирајте не за разговор. Повеќето бизниси знаат дека има заштеди во рамките на нивната трошковна база; но честопати не знаат како да ги добијат тие заштеди; или одзема премногу време.“
Грант Мороу
Главен консултант
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com
