Анализирајте ги вашите модели на трошење: Попаметен пристап кон управувањето со трошоците

Во нашиот последен билтен, дискутиравме за важноста на „познавањето на вашите бројки“ - основата на ефикасно управување со трошоците. Но, за многу организации, претворањето на таа идеја во акција е вистински предизвик. Една од најголемите пречки? Едноставно внесување на вашите податоци во формат што е употреблив - нешто што можете да го анализирате и претворите во корисни, вистински сознанија.

Според моето искуство, највредните податоци често доаѓаат од фактурите. Тие содржат детални описи на купувања, броеви на артикли и увиди на ниво на трансакции што се злато за анализа на трошоците. Која е финтата? Поголемиот дел од овие податоци се заклучени во PDF датотеки.

За многу од моите клиенти, ова значи дека редовно собирам и извлекувам податоци од купишта PDF фактури, најчесто на квартална основа.

За нов проект каде што се обидуваме да добиеме почетен увид во трошоците, тоа често води до претворање на илјадници PDF фактури во консолидиран дигитален формат.

Не е идеално, но таму се наоѓаат најпрактичните сознанија. Податоците за нарачката (нарачка за купување) исто така можат да помогнат - но тие често се нерамномерни или нецелосни и обично бараат доста чистење пред да бидат корисни.

Од каде да почнете? Започнете со вашите добавувачи

Ако не сте сигурни од каде да почнете, почнете со вашите најголеми добавувачи. Многумина можат да обезбедат консолидирано преземање на вашите трансакции во Excel или CSV формат - и тоа е вистинска победа. Со помалите добавувачи можеби немате таква опција, но секогаш вреди да прашате. Ќе бидете изненадени што можат да понудат кога ќе бидете замолени.

Сепак, во околу 90% од проектите на кои работам, на крајот сепак моравме да се вратиме на податоците од фактурата во PDF формат. Тоа е повеќе работа однапред, но на долг рок се исплати трудот.

Револуционерна алатка: Docparser

Пред неколку години, се соочив со истиот предизвик: купишта PDF фактури и немање лесен начин за извлекување на податоците. Се обидов да ја префрлам задачата на надворешен изведувач, но на крајот имам тенденција да трошам повеќе време поправајќи ги резултатите отколку што ме спаси.

Тогаш еден колега ми предложи да го пробам Docparser , алатка што извлекува структурирани податоци од PDF-датотеки (и други формати). Не е совршена во никој случај, но е моќна - особено со електронски PDF-датотеки и конзистентни распореди на фактури. Најдобро од сè, нивниот тим за поддршка е навистина одзивлив и услужлив, а во мојот случај обично добивам одговор преку ноќ.

Откако ќе се постават правилата за одреден клиент, останува само да се прикачат документите, а извлекувањето е завршено за 5 минути. Откако ќе се постават, 300-400 фактури се испраќаат за само неколку минути. За мене тоа е огромно зголемување на продуктивноста - и вистинска пресвртница за секој што работи со големи количини документи од кои треба да добие специфични податоци.

Ви треба помош? Ајде да разговараме

Ако вашите податоци се заглавени во PDF-датотеки или не сте сигурни од каде да почнете, не сте сами - и ова не е крајот на патот. Постојат алатки и стратегии што можат да помогнат. Без разлика дали сакате сами да се справите со тоа или да добиете поддршка, секогаш сум среќен да поразговарам или да ги засукам ракавите и да ви помогнам да започнете.

Грант Мороу
Главен консултант
+61 415 203 575