Предизвикување на статус кво: Зошто закупците мора подетално да ги проверуваат трошоците за услуги

Сопствениците на недвижности (или нивните управни агенти) честопати доцнат со издавањето на буџетите - понекогаш дури и во годината на надоместокот за услуги. Ако тоа е вашето искуство, не сте сами; ова се случува во околу 50% од случаите.

Исто така, сопствениците на недвижности честопати доцнат со издавањето на конечни сертификати, особено кога на закупците им следуваат повратни информации бидејќи реалните трошоци се под буџетот. Објаснувањата и коментарите за трошоците може да бидат лоши или воопшто да недостасуваат, со мала потврда за употребените распределби. Клучно е што закупците може да имаат само ограничено време откако ќе се издаде сертификатот да ги оспорат пријавените трошоци - ако воопшто можат да ги оспорат без да направат дополнителни трошоци.

Ако сте зафатен финансиски директор или директор на имот во бизнис со закупувачи, ова често се става на купот обврски - потоа се заборава или едноставно се прифаќа. Најдобрите практики диктираат дека буџетите треба да се достават најдоцна еден месец пред почетокот на годината за надоместоци за услуги, конечните сертификати треба да се издадат во рок од четири месеци од крајот на годината, а дополнителни четири месеци да им се дозволи на закупувачите да ги разгледаат трошоците. Сепак, внимавајте на сите специфични временски рокови наведени во вашиот договор за закуп, бидејќи тие можат да имаат предност и да спречат идни предизвици.

Влијанието на лошата администрација на станодавецот врз бизнисот може да биде значајно:

• Не сте во можност однапред да планирате буџет за растечките трошоци.
• Вашиот газда можеби веќе се обврзува и има нови трошоци пред да го добиете буџетот - а камоли да имате можност да го оспорите.
• Губите пари. На станарите честопати им се наплаќа превисоко без да бидат свесни за тоа, ненамерно финансирајќи трошоци што треба да бидат одговорност на сопственикот - пренасочувајќи средства што би можеле да се искористат за развој на сопствениот бизнис.

Како да лошата администрација не беше доволно лоша, една од истакнатите области за пренаплаќање во 2024 година беа трошоците за управување со локацијата. Тие нагло се зголемуваат, особено во Лондон, и често вклучуваат елементи од одговорностите на управните агенти кои веќе треба да бидат покриени со нивните надоместоци за управување. Зошто? Затоа што тие надоместоци треба да бидат фиксни. Значи, не само што администрацијата е лоша, туку и сопствениците на недвижности наплаќаат повеќе за неа!

Исто така, внимавајте на трошоците за мониторинг и евалуација (механички и електрични). Некои сопственици на недвижности се одлучуваат за договори за одржување кои се вклучени, но сепак имаат и ги пренесуваат дополнителните трошоци кои не треба да се наплаќаат. Трошоците за поправка треба да се евидентираат одделно од замените. Со претстојните MEES регулативи за енергетски перформанси на зградите, некои сопственици на недвижности избираат да надградат наместо да поправат или заменат постројки и конструкции. Капиталните трошоци - доколку се покажат - обично се значителни и можат да бидат шокантни. Но, дали сте воопшто одговорни според условите на закупот? Дали постои поекономична, усогласена алтернатива?

Со стручен совет, овие трошоци можат да се разгледаат за нивната валидност - и според вашиот закуп и според Кодексот на пракса на RICS - што потенцијално ќе овозможи преговарање за значителни намалувања. Доколку не сте сигурни дали ви се наплаќа правилно, препорачливо е да побарате совет.

Нашиот посветен тим од градежни геодети и инженери за управување со недвижности може да го разгледа вашиот договор за закуп и брзо да ги спореди трошоците за услуги. Високите трошоци и аномалиите потоа можат да се оспорат кај вашиот сопственик, што често води до значителни попусти и намалувања на идните трошоци за услуги.