Контролирањето и управувањето со трошоците на компанијата е секогаш предизвикувачка задача за секоја компанија, без оглед на нејзиниот сектор и големина. А кога зборуваме за телефонски трошоци, сè станува уште посложено. Впрочем, телефонијата е присутна во сите сектори на бизнисот, со поголема или помала важност. Управувањето со телефонските трошоци бара многу повеќе од тоа да се знае кои планови ги наплаќаат операторите, кога треба да се платат сметките и да се споредуваат буџетираните износи со реалните износи. Низа секојдневни мерки можат да придонесат за поголема контрола и управување со корпоративните телефонски трошоци. Ајде да разговараме за некои од нив.
Проценка на профилите на потрошувачка на вработените во управувањето со телефонијата
Во компаниите, постојат области каде што телефонијата е само поддршка за работењето и области каде што овој трошок е фундаментален за перформансите - на пример, услугата за корисници.
И во рамките на самите области, оваа диференцијација може да постои. Поради оваа причина, разбирањето на работниот профил на вработените и областите е прв чекор во проценката на потребите, повторната евалуација на трошоците поединечно и со тоа не само намалување на трошоците, туку и подобрување на перформансите во некои сектори.
Поттикнување на учеството на вработените во управувањето со телефонијата
Ова е точка што многу компании малку ја истражуваат, но обично дава многу добри резултати, особено во случај на трошоци за мобилна телефонија, каде што секој вработен има индивидуална одговорност.
На пример, продавачот може да пријави дека има тешкотии со користењето на операторот во некои региони. Вработениот за набавки можеби ќе сака да користи уред со повеќе технологија за контакти со добавувачи кои не мора да се одвиваат преку телефонски повици.
И така, секој вработен може да зборува за тешкотиите, тековните ограничувања и предлози, не само за својата работа, туку и за компанијата.
Препорачливо е да се спроведе анкета за навиките и потребите и да се добијат сите предлози што може да се појават. Корисниците секогаш покренуваат прашања што макро погледот понекогаш не успева да ги реши, бидејќи има тенденција да ги задуши сите во моделите на потрошувачка.
Секоја работна станица може да има одлични идеи за подобрување на управувањето со телефонијата на компанијата.
Создадете процеси за управување со телефонијата
Трошоците за телефонија се присутни во сите области на компанијата и се генерираат индивидуално, врз основа на потребите за потрошувачка на секој вработен. Затоа, нормално е секој поединец и секоја област да има начин за управување со нив, со различен степен на приоритет.
Сепак, ова на крајот го попречува управувањето, особено кога станува збор за евалуација на резултатите.
Идеалниот пристап е да се дизајнираат и креираат процеси што ги опфаќаат сите фази, од склучување договор за план до дневна потрошувачка, анализирајќи ги трошоците и активностите во секоја фаза. Друг важен аспект е да се разбере како процесите влијаат и се под влијание на секоја област од компанијата.
Главната идеја е да се дефинира проток што го стандардизира начинот на контролирање и управување.
Имплементирајте систем за управување со телекомуникации
Системот за управување е одличен сојузник во целата работа на преглед, контрола, ревизија и анализа на трошоците за телефонија на компанијата. Овие трошоци вклучуваат голема количина на податоци и, кога се консолидираат, овозможуваат различни анализи и толкувања.
Табеларните пресметки можат да бидат добри решенија за мали и средни компании со малку редови, но генерално, особено во големите компании, тие го спречуваат брзото оценување на резултатите и споделувањето на анализите.
Добрите корпоративни системски решенија на пазарот нудат модули каде што можеме да управуваме со разни информации за телефонијата на компанијата:
- Фондот на средства;
- Договори, со нивните детали, вредности и датуми на истекување;
- Линии, корисници, поврзаниот план и историја на плаќања;
- Извршени плаќања и кредити за наплата.
Исто така, можеме да најдеме специфични системски решенија со функционалности. Она што мора да го имаме предвид е леснотијата на користење за внесување податоци (или поседување електронски датотеки со оператори) и разновидноста за извлекување податоци од различни опции и извештаи за перформанси.
Познавање и попис на телефонските средства на компанијата
Под телефонски средства се подразбираат фиксни и мобилни уреди и телефонски централи, нивните линии и плановите за потрошувачка за секоја од нив. Тоа е збир на ставки достапни за работните тимови да ги користат во своите активности.
Контролата и периодичниот инвентар ви овозможуваат да разберете различни аспекти што влијаат на квалитетот и трошоците за телефонија во компанијата:
Прегледајте го бројот на уреди
- Многу модели се стари и не ги поддржуваат тековните технологии за инстант комуникација кои помагаат да се заштеди на потрошувачката на гласовна телефонија со користење на поевтина телефонија за податоци и Wi-Fi мрежи.
- Друга важна точка се неактивните уреди, од вработени кои ги напуштиле или ги смениле областите. Тие можат да ги користат нови вработени или да ги продадат – достапни се внатрешни понуди.
Прегледајте го бројот на линии и планови и големината
- Неактивни линии или линии кои се лошо димензионирани за областа; инвентарот овозможува прераспределба во области каде што има недостиг, со што се избегнуваат непотребни договори.
- Планови што не ги покриваат потребите или се преценети – тие имаат надоместоци што не ги задоволуваат потребите на корисникот или услуги што не се неопходни, што овозможува намалување на планот и неговата вредност.
Првичниот инвентар може да ги истакне сите овие, а оттаму можеме да дојдеме до најсоодветните решенија, според профилот на потрошувачка на корисникот и компанијата.
Проверете ги и ревидирајте ги вашите телефонски сметки
Исто толку важно како и повторното преговарање и добивањето на најдобрите цени за секоја линија е и проверката на секоја сметка што ја добивате месечно, особено за дополнителни трошоци.
Ова може да бидат потреби што не се покриени со планот и важно е да се процени причината за нив за да се утврди дали ќе бидат повторливи и дали вклучувањето на ставката во планот би било поекономично. Или може да бидат несоодветни ставки, поради практиката на корисниците или трошоци од страна на операторот без договор.
Овие проверки ќе помогнат не само да се следи работата на операторите, туку и навиките за потрошувачка на корисниците, барајќи поголема посветеност од нив кон целите и најдобрите практики на компанијата.
Ревизијата е важна почетна точка за рутината на проверките, можно е да се побараат ретроактивни несоодветни трошоци и да се преземат мерки против операторот. Се проценува дека во просек 7% од износите што се наплаќаат на сметките се несоодветни.
Со други зборови, тоа е значителен износ што треба да се врати.
Секогаш преговарајте повторно и барајте нови добавувачи
Барањето нови добавувачи може да изгледа комплицирано на пазар со четири или пет големи, бирократски компании. Но, реалноста денес е многу поинаква.
Постои преносливост, што овозможува брзи промени. А главната работа е конкурентноста на секторот; операторите работат со сè пофлексибилни пакети за да придобијат клиенти по подобри цени.
Договорите за снабдување треба да се преговараат според најдобри можни услови, бидејќи тие ќе бидат долгорочна опција и ќе имаат тешки клаузули за раскинување.
ERA Group , глобална консултантска компанија специјализирана за управување со трошоци, има призната методологија за ефикасност и квалификувани професионалци со искуство во оваа област.
