Јануари-февруари отсекогаш биле зафатени, а оваа година не беше исклучок. Тесно соработуваме со двајца долгогодишни клиенти на интернат , помагајќи им да се справат со оперативните трошоци и да откријат нови можности за заштеда на трошоци . Според нивните зборови, секој долар што го заштедуваат им помага да ги одржат ниските такси.
Иако оваа работа не мора нужно да го следи традиционалниот процес ERA Group , основниот фокус останува: зголемување на ефикасноста и подобрување на финансиските резултати . Историски гледано, оваа работа се врти околу храната и угостителството во нивните оддели за сместување , но во последните неколку години, обете се обидоа да го прошират својот фокус за да вклучат и други области, како што се кантини, униформи и канцелариски материјал . Како резултат на тоа, поголемиот дел од јануари беше поминат во затворање на 2024 година и поставување на темелите за 2025 година.
Клучни области што ги испорачавме во јануари
Следење на трошоците за оброци : Едно училиште беше задоволно што виде зголемување од помалку од 2% на трошоците по оброк во 2024 година, што е задоволителен резултат со оглед на моменталните пазарни услови. Стануваше збор за преглед на нивните трошоци за 2024 година, барање дополнителни можности за нивно оптимизирање и споредување на трошоците за оброци.
Преглед на работењето на мензата : Покажавме разлика од 40% во трошењето по ученик помеѓу училиштата, истакнувајќи ги можностите за подобрена контрола на трошоците и/или зголемени можности.
Прилагодувања на продажбата и цените : Ги разгледавме цените и трендовите на продажба во кантините за да обезбедиме усогласеност со нивните буџетски планови за 2025 година, а воедно идентификувавме можности за заштеди (и да, имаше некои).
Тендерски процес за категорија храна : Постигнати се заштеди од 9% на претходно недоговорена категорија, додавајќи ги заштедите од 21% неодамна обезбедени за друга категорија храна.
Анализа на употребата на хартија за фотокопирање : Еден од позначајните единечни трошоци на училиштето. Споредувајќи го бројот на ученици, откривме дека потрошувачката на хартија по ученик останала стабилна на ~1,25 рати по ученик годишно, што значи дека зголемената потрошувачка што ја видовме во 2024 година се должи на растот на запишувањето, а не на зголемувањето на цените како што се претпоставуваше (цените се намалија). Со оглед на поместувањето кон дигитално учење и употребата на компјутери, очекувавме употребата на хартија да се намали, но податоците се чини дека укажуваат на спротивното.
Трендови во униформите: Иако едно од училиштата генерално беше задоволно од работењето на својата продавница за униформи, сакаше подлабока анализа на моделите на купување. Едно откритие покажа дека учениците сега купуваат просечно 1,5 кошули годишно, во споредба со 1 годишно пред само четири години, а вкупниот број на артикли купени по ученик се зголемил за 50% од периодот пред Ковид-19. Исто така, покажавме дека водечкиот добавувач ги зголемил цените за ~ 5% минатата година.
Оваа вежба ја правиме на секои три месеци, за училиштата да знаат како ги следат работите во однос на буџетот. Се објаснуваат сите отстапувања и се преземаат корективни мерки доколку е потребно. Едноставни и мали сознанија како овие им помагаат на овие училишта да го усовршат управувањето со залихите, да ги оптимизираат трошоците и да го подобрат буџетирањето.
Растечката побарувачка за бенчмаркинг
Споредувањето на бенчмаркингот станува сè поважна алатка за внатрешна анализа и споредби меѓу врсници за училиштата и бизнисите . Во текот на изминатите седум години работа со овие училишта, споредувањето на бенчмаркингот еволуираше од „немаме податоци“ во критична алатка за донесување одлуки .
Пример за тоа како едно училиште ја користи анализата е случајот со употребата на хартија. Откако ќе утврдиме дека употребата на хартија е спротивна на очекувањата, училиштето може брзо да идентификува каде лежи проблемот и да преземе некои корективни чекори.
Овие училишта прашуваат:
„Како се справуваме? Каде можеме да се подобриме? И каде веќе се справуваме добро?“
Користењето на бројот на студенти ни овозможи да ги анализираме трендовите на трошење низ клучните категории за да добиеме подлабоки сознанија . Некои од нашите податоци сега датираат од 2017 година, пред Ковид-19 , и нудат вредна долгорочна перспектива.
Апетитот за споредување на врсници и подлабока анализа на податоци расте, бидејќи училиштата ги препознаваат финансиските влогови . И како што обете училишта постојано ме потсетуваат, има доста во прашање.
Доколку сте заинтересирани за бенчмаркинг или управување со трошоци во вашето училиште или организација, би сакал да поразговараме и да видиме што е можно.
Со задоволство ќе презентирам пред одборите или вишиот менаџмент ако тоа им помогне да ја разберат можноста. Ова е премногу важно за да се игнорира или занемари.
