Одговорот е најверојатно да; и еве зошто:
Проблемот често се превидува или се става во премногу тешка категорија кога станува збор за минимални трошоци. Детално разгледување на секој трошок се чини премногу тешко или одзема многу време. Можеби немате ресурси или време или сметате дека тоа не е стратешки потег. Ова се некои од причините или изговорите што ги слушам од финансиските директори и финансиските директори; иако повеќето признаваат дека тоа е област со потенцијал за заштеда. Тие ми велат дека треба да преземат нешто во врска со тоа; но се зафатени. Ова е извор на фрустрација за мене бидејќи тие работат толку напорно за да заработат пари кога брза проверка на разумот би можела да додаде илјадници на профитот на бизнисот без потреба од прекувремена работа.
Ова е прв дел од серијал од два дела каде што објаснувам што е „tail spend“ и како може да се анализира и минимизира без да се трошат часови од времето на вашиот тим.
Што е крајна потрошувачка?
Крајниот трошок се дефинира различно во секоја организација; но најчестата дефиниција е да се користи правилото 80/20 (Паретово правило); како што е прикажано на Дијаграм 1.
Терминот се однесува на долните 20% од трошоците, генерално обезбедени од 80% од добавувачите. Трошењето по мала вредност обично се смета за купување со ниска вредност, бидејќи сочинува само мал дел (20%) од вкупните трошоци. Во повеќето компании, може да се нарече „нерегулирано трошење“ или „нестратешко“ трошење.
Трошење на опашката, исто така познато како „неконвенционално“ или „нечесно“ трошење. И навистина предизвикува проблеми!
Дијаграм 1. Крајна потрошувачка. Извор: ERA Group
Илјадници потрошни материјали за работа и SKU можат да спаѓаат во категоријата на најмали трошоци; вклучувајќи лична заштитна опрема; пакување; материјали за испорака и складирање; материјали за чистење и санитација; индустриски гасови и канцелариски материјали. Листата е бесконечна. Може да биде доста значителна и застрашувачка листа. Трошоците што ги создаваат се минимални сами по себе, но дозволете ми да ви кажам: тие се собираат!
Општо земено, во рамките на една организација има малку разбирање за тоа колку пари се вклучени во малите трошоци, а уште помалку знаење за нивно ефикасно управување. Ова често води до тоа компаниите да превидуваат илјадници, а во некои случаи и стотици илјади долари секоја година. Тоа се пари што тие несвесно и непотребно им ги плаќаат на добавувачите кога би можеле да се искористат за подобра употреба.
Предизвикот со минималните трошоци е двоен; прво, мора да идентификувате кои категории се најзастапени во однос на трошоците. Потоа, треба да откриете како да ги вратите заштедите.
Колку пари пропушташ?
Иако крајните трошоци се сметаат за мали во однос на вкупните трошоци, тие се исто така средства каде што можат да се направат значителни заштеди. Овие пари можат да одат директно во профитот или да се искористат за финансирање на нов проект или број на вработени.
По многу години работа во намалувањето на трошоците, забележав дека заштедите од управувањето со крајните трошоци можат да бидат во опсег од 10% - 15% во првата година. Сепак, моето искуство покажа дека одредени индивидуални категории можат да остварат заштеди до 40% кога се управуваат добро.
Овие потенцијални заштеди често се занемаруваат како внатрешен извор на средства поради ниско очекување за поврат; недостаток на видливост; недостаток на внатрешни ресурси и недостаток на соодветни референтни податоци.
Ако имате минимален трошок од 1 милион долари; заштеда од 10% е 100.000 долари. Замислете да ги вратите овие пари за месеци без да ги откажете договорите со добавувачите или да отпуштите луѓе. Тоа е прилично добро чувство.
Ефикасноста на задната канцеларија е другиот исход од проценката на малите трошоци и преземените мерки за решавање на евентуалните проблеми. Како резултат на процесот, завршувате со поедноставен процес на сметководство и помалку забуна; што може да заштеди време и ресурси.
Преглед на вашите крајни трошоци: од каде да започнете?
Помислата за преземање на минимални трошоци може да биде застрашувачка; и честопати компаниите немаат ресурси да се впуштат во десетици илјади трансакции кои обично не се во точен формат за лесна анализа.
Мора да почнете од некаде и имајте на ум дека постојат трети страни кои можат да ви помогнат во ова или дури и да го направат тоа за вас.
Првиот чекор е пронаоѓање и идентификување на крајните трошоци на вашата компанија. Ова веројатно ќе се разликува од компанија до компанија; па затоа е вреден процес. Како што споменавме претходно; Паретовото правило е наједноставниот начин да се дефинира.
Откако сите ќе разјаснат за минималните трошоци, станува збор за собирање на податоците за анализа. Кога им помагам на клиентите, тие често ми даваат куп PDF документи или фактури; кои потоа ги конвертирам во дигитален формат.
Откако податоците ќе бидат во соодветна состојба за анализа и ќе бидат стандардизирани и прочистени, анализата ќе открие каде се трошат парите и кои се добавувачите. Исто така, постои софтвер што го олеснува и забрзува овој процес, така што можете да пронајдете начини за заштеда за краток временски период.
На крајот на краиштата, сакаме да разбереме „кој и што“ го сочинува вашиот последен трошок. Потоа можеме да направиме нешто во врска со тоа.
Откако ќе знаеме каде се случува прекумерното трошење и кој стои зад него (може да биде грешка во одредувањето на цените или затоа што некој троши без овластување за тоа); ние помагаме да се открие што да се прави во врска со тоа.
Некои софтверски алатки како што е ERA SpendVue™ ќе им обезбедат на врвните раководители длабински информации за трошењето на нивната организација; вклучително и задните трошоци. Со помош на оваа алатка, сертифицираните аналитичари длабински ги проучуваат финансиските податоци и ги применуваат сопствените индустриски стандарди на ERA за да идентификуваат аномалии во трошењето. Резултатот е збир на јасни, непосредни и практични сознанија достапни во лесно разбирлив формат. Вашиот советник потоа ќе работи со вас за да идентификува пат за подобрување на паричниот тек што најдобро одговара на потребите на вашата организација. Можете да погледнете кратко видео за SpendVue ™ на следниов линк https://vimeo.com/680583659 .
Во вториот дел од оваа серија, ќе разгледаме што можете да направите со вашиот последен трошок откако ќе имате подлабоко разбирање за тоа од што се состои.
Доколку сакате да дознаете повеќе за управувањето со вашите крајни трошоци, контактирајте го Грант Мороу .
Грант Мороу е главен консултант во ERA Group и е сертифициран советник од SpendVue. Тој има повеќе од 30 години практично искуство во работа со мали и средни претпријатија за да идентификува каде тие трошат премногу и да развие стратегии за подобро управување со трошоците.
