Во сложени средини каде што SAP ERP е достапен за голема и разновидна база на корисници, управувањето со лиценци не е тривијално прашање и со текот на времето може да доведе до проблеми со неусогласеност помеѓу вистинската употреба на различните SAP модули и она што е договорно договорено (и платено).
Ова несогласување може да доведе до два различни типа проблеми; во зависност од случајот:
- Корисничката база на апликацијата се зголемила со текот на времето; и ако ова не е соопштено до SAP и не е правилно договорено; компанијата плаќа помалку отколку што треба и може да биде предмет на специфични ревизии од страна на SAP или еден од неговите партнери; со непријатни последици во форма на казни од SAP.
- Од друга страна, ако вистинската употреба на системот се намалила со текот на времето од различни причини; или ако некои од претплатените модули никогаш не биле користени, се јавува спротивна ситуација; т.е. компанијата плаќа повеќе отколку што треба.
Моделот за пресметка на лиценците на SAP не се базира само на номинални лиценци по корисник; туку е дефиниран со агрегатна метрика за употреба наречена FUE (еквивалент на целосна употреба). Корисниците се класифицирани во неколку категории во зависност од нивното ниво на интеракција со системот; а некои категории се „помоќни“ од другите: на пример; корисник овластен да го менува изворниот код припаѓа на помоќна класа од друг корисник кој е овластен само да ги чита различните понудени функции; затоа; првиот корисник очигледно троши повеќе FUE од вториот.
FUE е концептуално сличен на „валута“ што го изразува опсегот на дејствување доделен на секој корисник; вклучително и како комбинација од повеќекратни права за пристап што може да се разликуваат од модул до модул.
Ова го објаснува тврдењето на почетокот на статијата; имено, ако не се разгледа правилно; управувањето со лиценците на SAP може со текот на времето да доведе до ситуации на значително несовпаѓање помеѓу фактичката употреба и договорните услови.
Во ваков тип на ситуација; ERA Group може да му помогне на клиентот редовно да ја анализира состојбата на користење на SAP системот во компанијата; со цел да се добие јасна и ажурирана слика за ситуацијата.
Второ; ERA може да им понуди на клиентите и поддршка што им е потребна за подобро организирање на преговорите со SAP; кој; како и сите поголеми добавувачи на софтвер; не се откажува лесно од своите периодични приходи; дури и во случај на грешки; нудејќи технолошки надградби што може, но и не мора да бидат од интерес за компанијата.
Многу актуелен пример е многу рекламираната надградба од SAP на верзијата S/4 со моторот за бази на податоци HANA (SAP неодамна објави дека ќе ја прекине поддршката за сите верзии на R/3 ECCS до крајот на 2027 година).
Поради оваа причина; покрај тоа што треба да имате јасни и објективни податоци; потребно е да се подготви соодветна стратегија за преговори; со јасно разбирање на потребите и стратегиите на вашата компанија во однос на еволуцијата на алатката.
