Rastúce riziko súvisiace so zákonom ERISA v oblasti dobrovoľných zamestnaneckých benefitov

Správcovské povinnosti podľa zákona ERISA pod drobnohľadom v rámci dobrovoľných dôchodkových programov

Zákon o zabezpečení dôchodkového príjmu zamestnancov z roku 1974 (ERISA) je už dlhodobo etablovaný, rovnako ako fiduciárne povinnosti, ktoré ukladá. Správcovia dôchodkových programov sú povinní konať v najlepšom záujme účastníkov a oprávnených osôb. Novinkou je však rastúca vlna súdnych sporov týkajúcich sa ERISA, ktoré sa zameriavajú na dobrovoľné dôchodkové programy.

Spoločnosť Schlichter Bogard LLC (ďalej len „Schlichter“) nedávno podala hromadné žaloby podľa zákona ERISA proti viacerým veľkým zamestnávateľom, ako aj proti ich maklérom a poradcom v oblasti zamestnaneckých benefitov a zdravotného poistenia. V týchto žalobách sa uvádza porušenie fiduciárnej povinnosti v súvislosti s ponukou dobrovoľných benefitov, vrátane úrazového poistenia, poistenia pre prípad kritických ochorení a poistenia náhrady za hospitalizáciu.

Kedy sa dobrovoľné benefity riadia zákonom ERISA?

Nedávne súdne spory poukazujú na zvýšenú pozornosť venovanú otázke, či programy dobrovoľných benefitov skutočne spĺňajú podmienky na oslobodenie od pôsobnosti zákona ERISA. V hromadných žalobách vo veci Schlichter žalobcovia tvrdia, že niektorí zamestnávatelia nesplnili požiadavky „bezpečného prístavu“ Ministerstva práce (DOL), čím spôsobili, že tieto programy boli posudzované ako programy zamestnaneckých sociálnych benefitov podliehajúce zákonu ERISA, na ktoré sa vzťahujú povinnosti správcu majetku. Všeobecne platí, že dobrovoľné programy sociálnych výhod sa nepovažujú za programy, na ktoré sa vzťahuje zákon ERISA, ak spĺňajú všetky štyri kritériá podľa ustanovenia ministerstva práce o bezpečnom prístave:

1. Zamestnávateľ sa nepodieľa na platení poistného
2. Zamestnávateľ nedostáva žiadnu inú odmenu okrem primeranej náhrady nákladov za administratívne služby
3. Účasť je pre zamestnancov úplne dobrovoľná
4. Zamestnávateľ tento program nijako nepodporuje, okrem toho, že umožňuje zrážky zo mzdy a umožňuje poisťovniam alebo maklérom informovať o tejto ponuke

Nesplnenie ktorejkoľvek z týchto podmienok môže mať za následok, že sa na tento plán bude vzťahovať zákon ERISA, a s tým súvisiace povinnosti správcu majetku a potenciálne riziko právnej zodpovednosti.

Príklady odporúčania zo strany zamestnávateľa – a možné dôsledky

Niektoré kroky zamestnávateľa môžu byť vykladané ako „podpora“, čo môže ohroziť oslobodenie dobrovoľného plánu od povinností vyplývajúcich zo zákona ERISA:

• Zahrnutie dobrovoľných benefitov do propagačných materiálov zamestnávateľa (napr. sprievodcov benefitmi s názvom a logom spoločnosti) môže vyvolať dojem, že zamestnávateľ tento program zorganizoval, vyjednal alebo podporil
• Propagácia skupinovej poistky ako súčasti celkového balíka odmien a benefitov počas otvoreného zápisu môže byť vnímaná ako odporúčanie
• Ponuka obmedzeného výberu benefitov v rámci štruktúrovanej platformy na registráciu môže vyvolať dojem, že ide o výber a odporúčanie zo strany zamestnávateľa
• Umožnenie zamestnancom hradiť si dobrovoľné benefity pred zdanením prostredníctvom programu „cafeteria“ môže byť tiež považované za podporu zo strany spoločnosti
  

Ak sa preukáže, že ide o schválenie, plán môže spadať pod zákon ERISA, čo so sebou prináša povinnosti správcu majetku a potenciálnu zodpovednosť.

Prečo sa zamestnávatelia a sprostredkovatelia môžu považovať za správcov majetku

Žalobcovia v nedávnych súdnych sporoch tvrdia, že zamestnávatelia – a v niektorých prípadoch aj ich makléri – pôsobia ako správcovia majetku na základe svojej úlohy pri dohľade nad dôchodkovým plánom a jeho správe. Medzi hlavné tvrdenia patria:

• Zamestnávatelia disponujú vo veci správy dôchodkového plánu diskrečnou právomocou, z čoho vyplýva povinnosť konať obozretne a v najlepšom záujme účastníkov
• Zamestnávatelia sú povinní sledovať odmeňovanie poskytovateľov služieb a zabezpečiť, aby boli poplatky primerané
• Od zamestnávateľov sa očakáva, že porovnajú poistné, poisťovne, históriu poistných udalostí, provízie a celkovú hodnotu programu s referenčnými hodnotami na trhu
• V niektorých prípadoch údajne provízie maklérov prevýšili poistné plnenia vyplatené na základe poistných zmlúv
• Dobrovoľné programy financované výlučne zo strany zamestnancov neboli dostatočne posúdené z hľadiska nákladovej efektívnosti ani konkurencieschopnosti
• Zamestnávatelia nezabezpečili kontrolu a nevyjednali kľúčové aspekty, ako je výber poisťovne, provízie a škodovosť

Čo by mali zamestnávatelia zohľadniť pri spravovaní dobrovoľných benefitov

S cieľom zmierniť riziká a posilniť riadenie by zamestnávatelia mali zvážiť:

• Zriadenie internej poradnej komisie na posúdenie ponuky dobrovoľných benefitov a overenie súladu s požiadavkami programu „safe harbor“ Ministerstva práce USA
• Zavedenie formálnych postupov na monitorovanie výkonnosti plánu, vrátane odmeňovania maklérov, štruktúry poplatkov a miery škôd
• Vykonávanie dôkladnej kontroly dodávateľov, vrátane posúdenia finančnej stability poisťovne, histórie vyplácania poistného plnenia a kvality poskytovaných služieb
• Zabezpečenie úplnej transparentnosti všetkých foriem odmeňovania maklérov a dodávateľov, vrátane provízií a nepriamych platieb
• Pravidelné porovnávanie plánov s alternatívami na trhu s cieľom posúdiť konkurencieschopnosť a hodnotu pre zamestnancov
• Vedenie prehľadnej dokumentácie rozhodovacích procesov s cieľom preukázať obozretnosť a dohľad
• Zabezpečenie neutrálnej a starostlivo formulovanej komunikácie so zamestnancami s cieľom vyhnúť sa neúmyselnému vyjadreniu súhlasu
• Školenie tímov z oblasti ľudských zdrojov a zamestnaneckých benefitov o dôsledkoch zákona ERISA a povinnostiach správcu majetku
• Zabezpečenie súladu s platnými predpismi, vrátane zákona ERISA (ak sa uplatňuje), zákona COBRA a zákona o dostupnej zdravotnej starostlivosti, ako aj pravidelné prehodnocovanie a aktualizovanie súhrnných popisov plánov (SPD)
• Udržiavanie primeraného krytia poistenia proti zneužitiu dôvery, ak je to potrebné, s cieľom zabezpečiť súlad so zákonom ERISA
• Zosúladenie dobrovoľných benefitov so širšou stratégiou v oblasti benefitov s cieľom predísť duplicite alebo medzerám v krytí

Hlavný záver

Vzhľadom na to, že sa situácia v oblasti súdnych sporov neustále mení, mali by zamestnávatelia zaujať proaktívny prístup pri posudzovaní toho, ako sú dobrovoľné benefity koncipované, komunikované a spravované. To, čo sa v minulosti považovalo za nízkorizikovú ponuku hradenú zamestnancami, je dnes predmetom zvýšeného záujmu, čo znamená, že dôkladný dohľad, dokumentácia a transparentnosť sú dôležitejšie ako kedykoľvek predtým.

O autorovi

Marlys Schmitt je skúsenou konzultantkou spoločnosti ERA Group Minnesote. Ako poradkyňa a advokátka sa zameriava na budovanie pevných vzťahov a poskytovanie komplexných riešení v oblasti znižovania nákladov pre svojich CFO – generálnych riaditeľov a CFO . Počas svojho pôsobenia v ERA Group viedla Schmitt revízie výdavkov v hodnote viac ako 20 miliónov dolárov a zrealizovala vyše 100 klientskych projektov.

‍