Ako odhaliť skrytú hodnotu: Ako vám optimalizácia nákladov na dodávateľov zabezpečí konkurenčnú výhodu

Finančné ťažkosti sú skutočné – a zhoršujú sa

Každý CFO COO tento článok, tento pocit dobre pozná: marže, ktoré boli ešte pred osemnástimi mesiacmi zvládnuteľné, sú teraz pod tlakom zo všetkých strán. Rast miezd naďalej prevyšuje nárast produktivity. Ceny surovín zostávajú na vysokej úrovni a sú nestále. Náklady na energiu prudko vzrástli. Náklady na dopravu, skladovanie, poistenie a technológie sa všetky zvyšujú. A teraz, ako čerešnička na torte, neistota v oblasti ciel a obchodnej politiky pridáva do vášho dodávateľského reťazca ďalšiu vrstvu rizika.

Všetci dobrí lídri reagujú, ale stoja tieto bežné opatrenia – zvyšovanie cien, znižovanie počtu zamestnancov, odkladanie kapitálových investícií – za to, aby sa s nimi spojili kompromisy? Zvyšovanie cien so sebou na konkurenčnom trhu nesie riziko úbytku zákazníkov. Reštrukturalizácia často poškodzuje morálku a inštitucionálne znalosti. Väčšina vedenia však prehliada účinný nástroj s minimálnymi negatívnymi dopadmi, ktorý majú priamo na dosah ruky: svoju existujúcu sieť dodávateľov a prevádzkový rozpočet.

Spoločnosti, ktoré optimalizujú náklady na dodávateľov, nerobia len úspory – zameriavajú sa na celkové náklady na vlastníctvo a vytváranie dlhodobej hodnoty

Paretov slepý bod, ktorý väčšina vrcholových manažérov prehliada

Väčšina organizácií uplatňuje prísnu disciplínu v oblasti obstarávania vo vzťahu k 20 % dodávateľov, ktorí tvoria 80 % celkových výdavkov – ide o strategických dodávateľov. Kľúčové suroviny, investičné zariadenia, zmluvy o poskytovaní kľúčových služieb: na tieto oblasti sú vyčlenené špecializované tímy, prebiehajú verejné súťaže a zmluvy sa pravidelne prehodnocujú.

Zostávajúcich 20 % výdavkov – čo odborníci v oblasti nákupu nazývajú „tail spend“ – však odhaľuje úplne iný obraz. Tento segment sa zvyčajne rozdeľuje medzi stovky dodávateľov a zahŕňa mnohé nákladové kategórie, ako sú spotrebný materiál, logistika, uniformy, telekomunikácie, poistenie, odpadové služby, kancelárske výdavky atď. Dodávatelia v týchto kategóriách sú takmer vždy nedostatočne riadení. Interní manažéri sa týmito vzťahmi s dodávateľmi zaoberajú len okrajovo, údaje na porovnanie sú nedostatočné a pretrváva predpoklad, že úspory, ktoré by sa mohli dosiahnuť, jednoducho nestojú za námahu.

Tento predpoklad je mylný – a navyše nákladný. Z praxe ERA Groupv oblasti výroby, zdravotníctva, finančných služieb a neziskového sektora neustále vyplýva, že v kategóriách menších výdavkov je možné dosiahnuť úspory v rozmedzí 10 až 30 %. Táto príležitosť nezávisí od veľkosti spoločnosti ani od odvetvia a potenciál úspor môže mať pre podnik transformatívny charakter.

Prečo aj silné firmy prichádzajú o zisky

Ľahko by sa dalo predpokladať, že neuspokojivé výsledky v oblasti nákladov na dodávateľov sú prejavom zlej správy a riadenia. V skutočnosti však ide o štrukturálne prekážky, ktoré postihujú aj tie najvyspelejšie organizácie.

Na internej úrovni majú funkční manažéri, ktorí dohliadajú na kategórie nepriamych výdavkov, zriedka hlboké znalosti týchto trhov. Riaditeľ oddelenia nákupu, ktorý sa vyzná v obstarávaní surovín, môže mať obmedzený prehľad o faktoroch ovplyvňujúcich náklady v rámci logistických zmlúv alebo cenotvorby v telekomunikáciách. Situáciu ešte zhoršuje skutočnosť, že prehľad o skutočných výdavkoch je často neúplný – firemné platobné karty zakrývajú údaje o nákupoch, faktúry sa spracúvajú bez strategického posúdenia a len málo organizácií dokáže rýchlo odpovedať na otázku: „Koľko sme vlastne minulý rok minuli u dodávateľa X vo všetkých pobočkách a kategóriách?“

Na strane dodávateľov je situácia rovnako jasná. Dodávatelia sú skúsení odborníci na cenotvorbu. Segmentujú svojich zákazníkov, všade tam, kde je to možné, chránia svoje marže a využívajú informačnú asymetriu vo svoj prospech. Nie každý zákazník dostane rovnakú cenu. Zmluvy o balíkoch služieb často zakrývajú skutočné náklady. A hoci je najnižšia ponúkaná cena ľahko porovnateľná, celkové náklady na vlastníctvo – vrátane kvality, spoľahlivosti, nákladov na spracovanie a oprav – je oveľa ťažšie posúdiť bez hlbokých znalostí danej kategórie a príslušných zdrojov.

• Potvrdzujúca zaujatosť: Potvrdzujúca zaujatosť vedie tímy k predpokladu, že súčasné ceny sú konkurencieschopné, hoci ich už roky neporovnávali s trhom.
• Zotrvačnosť vo vzťahoch: Dlhodobé vzťahy s dodávateľmi sú síce cenné, môžu sa však stať nákladnými, ak pretrvávajú bez pravidelného prehodnocovania, vrátane posúdenia celkových nákladov na vlastníctvo.
• Obmedzenia GPO: Organizácie skupinového nákupu ponúkajú priemernému zákazníkovi výhodnú cenu, nie však vždy tú najlepšiu možnú cenu pre konkrétne potreby každej spoločnosti – optimálne stanovenie ceny si vyžaduje individuálny prístup.
• Medzery v porovnávacích ukazovateľoch: Bez externých porovnávacích ukazovateľov spoločnosti vo väčšine nákladových kategórií jednoducho nevedia, čo znamená „dobrý“ výsledok.

Dodávatelia vedia, ako znížiť vaše náklady. Tieto informácie však sami od seba neposkytnú, pokiaľ im správne otázky nepoložia tí správni ľudia.

Argumenty v prospech odborných znalostí tretích strán

Tu sa situácia mení. Na vyrovnanie podmienok s dodávateľmi sú potrebné tri veci, ktoré väčšina interných tímov nedokáže ľahko zabezpečiť: trhové informácie špecifické pre jednotlivé kategórie, skúsenosti s rokovaním v desiatkach výdavkových kategórií a čas na realizáciu dôkladného a štruktúrovaného procesu.

Skúsený externý poradca spĺňa všetky tri kritériá. A čo je ešte dôležitejšie, je nezávislý od dodávateľov – to znamená, že jeho jediným cieľom je zabezpečiť pre vás čo najlepší výsledok (
), a nie udržiavať obchodné vzťahy s dodávateľmi. Táto nezávislosť mení dynamiku každého rokovania. Dodávatelia vedia, že majú do činenia s partnerom, ktorý rozumie ich nákladovým štruktúram, má prístup k externým porovnávacím údajom a vytvorí konkurenčný proces, ktorý si vyžaduje skutočne najlepšie ceny.

Najúspešnejšie projekty neprinášajú len jednorazové úspory. Vytvárajú opakovateľný rámec: výdavky sa analyzujú a kategorizujú, požiadavky sú jasne definované, predpoklady sa overujú, trhy sa oslovujú strategicky a výsledky sa porovnávajú s referenčnou hodnotou. Úspory sa zavádzajú do praxe – a následne sa chránia prostredníctvom neustáleho monitorovania, kontroly zmlúv a merania výkonnosti, čím sa zabraňuje nevyhnutnému návratu k cenám výhodným pre dodávateľov.

ERA Group tento proces v rámci projektov pre klientov z rôznych odvetví, medzi ktoré patria napríklad výrobný priemysel, finančné služby, zdravotníctvo, neziskové organizácie či potravinársky a nápojový priemysel. Výsledky sa pohybujú v rozmedzí od 100 000 do viac ako 5 miliónov dolárov ročných úspor na jeden projekt – a často zahŕňajú prevádzkové zlepšenia, ktoré výrazne presahujú pôvodný rozsah projektu.

Cena čakania

Pre firmy, ktoré čelia súčasnému tlaku na marže, nie je optimalizácia nákladov na dodávateľov dlhodobým projektom, ktorý by sa mal naplánovať na budúce štvrťroky. Každý mesiac, ktorý uplynie bez systematického preskúmania, je mesiacom, počas ktorého vám zbytočne unikajú peniaze. Úspory sú na dosah. Referenčné údaje existujú. Metodika je osvedčená.

Otázkou zostáva len to, či túto príležitosť využije práve vaša organizácia – alebo ju necháte, aby ju ako prvá objavili vaši konkurenti.

Ste pripravení objaviť svoju skrytú hodnotu?
ERA Group s vedúcimi predstaviteľmi podnikov s cieľom odhaliť nové možnosti úspor nákladov, ktoré majú pozitívny vplyv na konečný výsledok. Od roku 1992 sme pomohli tisíckam klientov dosiahnuť špičkové výsledky, zvýšiť prevádzkovú efektívnosť a udržať úspory v dlhodobom horizonte.

Naša celosvetová sieť konzultantov prináša vášmu tímu pridanú hodnotu vďaka hlbokým znalostiam jednotlivých kategórií, údajom o porovnávaní výkonnosti v reálnom čase a odborným znalostiam v nespočetných kategóriách dodávateľov. Naše zásady „žiadne úspory, žiadne poplatky“ znamenajú, že ak nedosiahneme úspory, za naše služby neplatíte žiadny poplatok.

‍