Chi phí thực sự của việc không hành động: khi “sau này” vô tình trở thành “không bao giờ”

Các tổ chức hoạt động hiệu quả không chần chừ quá lâu trong việc khắc phục những điểm yếu và cải thiện quy trình, như Ronald Batenburg đã giải thích trong bài viết chuyên môn của mình.

‍

Bạn có từng trải qua cảm giác như đang đá một chiếc lon đi đi lại lại trước mặt mình không? Đó là vấn đề quan trọng mà bạn cần phải giải quyết, nhưng cứ mãi không thể bắt tay vào làm vì luôn có chuyện khác cũng quan trọng, hoặc thậm chí còn quan trọng hơn. Nói tóm lại là trì hoãn. Đó là vấn đề về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên. Tất nhiên rồi.

‍

Trong nhịp sống hối hả hàng ngày, việc các vấn đề quan trọng bị gác lại thường xuyên xảy ra. Bạn biết rằng cần phải có những thay đổi để làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí, nhưng lại thiếu thời gian hoặc cảm giác cấp bách. Hiện tượng này được gọi là “Chi phí của sự chần chừ”, hay nói cách khác là chi phí phải trả khi không hành động.

‍

Chi phí của việc không hành động bao gồm tất cả các chi phí tiềm ẩn, cả những chi phí có thể đo lường được lẫn những chi phí không thể đo lường trực tiếp, phát sinh khi các quyết định hoặc biện pháp cải tiến bị trì hoãn. Đó có thể là các chi phí cụ thể, như khoản tiết kiệm bị bỏ lỡ, nhưng cũng có thể là các chi phí vô hình, như tinh thần làm việc của nhân viên suy giảm hoặc các cơ hội bị bỏ lỡ. Chính vì tính chất tiềm ẩn này mà nhiều doanh nghiệp thường đánh giá thấp tác động của nó hoặc đơn giản là không dành đủ mức độ ưu tiên cho vấn đề này.

‍

Nhưng thực ra những chi phí này là gì? Và tại sao việc trì hoãn lại có thể gây tốn kém đến vậy trong bối cảnh kinh doanh?

Tại sao việc trì hoãn lại tốn kém đến vậy?

Chẳng hạn, trong lĩnh vực tối ưu hóa chi phí, quyết định “không làm gì cả” thường là lựa chọn tốn kém nhất. Các hợp đồng với nhà cung cấp được gia hạn tự động, giá cả liên tục tăng cao và các hóa đơn không được kiểm tra kỹ lưỡng. Thiệt hại tài chính này ngày càng gia tăng mà không ai hay biết. Đến khi có hành động được thực hiện, đôi khi số tiền có thể tiết kiệm được đã bị mất đi, lên tới hàng nghìn đến hàng triệu euro.

‍

Nhiều tổ chức đưa ra ba lý do phổ biến dẫn đến việc trì hoãn hành động:

• „Chúng tôi quá bận rộn.” Điều đó có thể hiểu được, nhưng việc trì hoãn các biện pháp tiết kiệm cũng đồng nghĩa với việc bỏ lỡ cơ hội sinh lời.
• „Đó không phải là một khoản chi phí lớn.” Những khoản chi phí nhỏ lẻ trong 10–15 hạng mục chi phí khác nhau, khi cộng lại, lại có thể gây ra những tổn thất khổng lồ.
• „Chúng tôi không muốn làm ảnh hưởng đến mối quan hệ với các nhà cung cấp của mình.” Thường thì không cần phải thay đổi nhà cung cấp, mà vấn đề chính nằm ở việc cải thiện các điều khoản hợp đồng, tính minh bạch và trách nhiệm.
• ‍

Xem thêm: Ronald Batenburg nói về Spend Intelligence: ‘Bạn chỉ thực sự hiểu khi đã nắm bắt được nó’

‍

Những hậu quả cụ thể của việc hoãn lại

Một ví dụ thực tế sẽ minh họa rõ hơn tác động này. Một khách hàng tiềm năng có doanh thu hàng năm là 150 triệu euro, người mà tôi đã trao đổi trong nhiều tháng qua, có chi phí hàng năm lên tới 7,5 triệu euro cho một trong các hạng mục chi phí của họ. Đối với hạng mục cụ thể này, tiềm năng tiết kiệm trung bình là 12%, được chứng minh qua nhiều trường hợp trong quá khứ gần đây. Như vậy, trên cơ sở hàng năm, có thể cắt giảm 900.000 euro chi phí mà không làm giảm chất lượng. Mỗi năm đều như vậy. Không phải bằng cách mua ít hơn, mà nhờ các quy trình mua hàng hiệu quả hơn và các thỏa thuận hợp đồng tốt hơn.

‍

Tình trạng này đã tồn tại từ rất lâu trước khi tôi có cuộc trao đổi đầu tiên với công ty. Suốt hơn 2 năm qua, vấn đề này cứ bị “đẩy lùi” mãi, và bên trong công ty vẫn đang tranh luận xem có nên bổ nhiệm một nhân viên mua hàng hay thuê dịch vụ hỗ trợ bên ngoài hay không. Trong trường hợp này, “chi phí của việc không hành động” đã lên tới hơn 2 triệu euro.

‍

Lợi nhuận đang bị thất thoát chỉ vì chưa có quyết định nào được đưa ra để khắc phục tình trạng này. Trong khi đó, tỷ suất lợi nhuận của khách hàng này chỉ đạt 3,9%. Quyết định thực hiện việc tối ưu hóa sẽ giúp lợi nhuận tăng thêm 15%. Bởi vì, việc giảm chi phí trong báo cáo kết quả kinh doanh sẽ trực tiếp góp phần tăng lợi nhuận, vì lợi nhuận là kết quả của doanh thu trừ đi chi phí.

‍

Bạn có thể làm gì để tránh phải gánh chịu “chi phí của sự thụ động”?

1. Phân tích chi tiêu của bạn: Hãy phân tích chi phí trong 12 tháng qua. Có những hạng mục nào đã nhiều năm không được xem xét lại không? Đây chính là những hạng mục cần được ưu tiên xử lý trước tiên.

2. Yêu cầu một cái nhìn khách quan: Đôi khi, nhân viên nội bộ lại quá gần gũi với vấn đề nên khó nhận ra những điểm kém hiệu quả. Một cuộc kiểm toán bên ngoài có thể mang lại những góc nhìn mới.

3. Bắt đầu từ những điều nhỏ, nghĩ lớn: Những cải tiến không nhất thiết phải mang tính đột phá. Đôi khi, những điều chỉnh nhỏ trong quy trình và hợp đồng cũng có thể mang lại những cải thiện đáng kể.

4. Tạo ra và truyền đạt tác động: Lượng hóa chi phí của việc không hành động để tạo sự ủng hộ trong tổ chức. Khi mọi người đều hiểu rõ chi phí của việc trì hoãn, họ sẽ cảm thấy sự cấp bách.

5. Đảm bảo tinh thần chủ động và trách nhiệm: Chỉ định rõ ràng những người chịu trách nhiệm để đảm bảo các kế hoạch tiết kiệm và cải tiến được thực hiện một cách hiệu quả.

‍

Tương lai bắt đầu từ hôm nay

Bài học từ “Chi phí của sự chần chừ” rất rõ ràng: các tổ chức hiệu quả không bao giờ chần chừ quá lâu trong việc khắc phục những điểm yếu và cải thiện quy trình. Sự trì hoãn là kẻ giết người thầm lặng của lợi nhuận và tăng trưởng. Cuối cùng, “sau này” sẽ vô tình biến thành “không bao giờ”. Bằng cách chủ động kiểm soát chi phí và tiết kiệm mọi lúc có thể, bạn sẽ tạo ra không gian cho sự đổi mới, tăng trưởng và sự hài lòng của nhân viên.

‍

Thà bắt đầu tối ưu hóa ngay hôm nay còn hơn là ngày mai phải hối tiếc vì đã bỏ lỡ cơ hội. Bạn sẽ chọn hướng đi nào?

‍