Ronald Batenburg nói về Spend Intelligence: “Bạn chỉ thực sự nhận ra khi đã hiểu rõ vấn đề”

Trong lĩnh vực tối ưu hóa tài chính, điều quan trọng là năm yếu tố P, như Ronald Batenburg đã viết trong bài blog chuyên môn của mình. Ông cũng ủng hộ khái niệm “Spend Intelligence”: “Nếu thiếu Spend Intelligence, ngay cả vị CFO giỏi nhất cũng sẽ phải hành động CFO .”

‍

“Chỉ khi nào bạn thực sự thấu hiểu thì mới nhìn thấy được”: câu nói huyền thoại này của Johan Cruijff có ý nghĩa rằng sự thấu hiểu và nhận thức là yếu tố then chốt dẫn đến thành công, và chỉ khi bạn đã “thấu hiểu” hay nắm bắt được vấn đề thì mới bắt đầu nhận ra ý nghĩa sâu xa của một tình huống.

‍

Điều quan trọng ở đây là bạn không chỉ nhìn thấy các hành động, mà còn nhận ra những mô hình, khả năng và sự lựa chọn tiềm ẩn đằng sau chúng. Đó là sự thấu hiểu vượt ra ngoài bề mặt. Bởi vì khi bạn thực sự hiểu rõ điều gì đó, bạn sẽ nhận ra giá trị thực sự của nó, điều này thể hiện sự đi sâu hơn so với việc chỉ đơn thuần quan sát. Khoảnh khắc "hiểu rõ" này là một bước ngoặt, nơi bạn phát triển trực giác và có thể hành động nhanh chóng và hiệu quả hơn, thường thông qua kinh nghiệm và hành động.

‍

Đó là những bài học từ Johan Cruijff. Dù chủ đề ở đây tất nhiên là bóng đá, nhưng nguyên tắc này vẫn có thể áp dụng trong bối cảnh kinh doanh. Đặc biệt là khi nói đến việc tối ưu hóa tài chính.

‍

Giám đốc CFO: Giữa dữ liệu và định hướng

Chính trong lĩnh vực tài chính, mọi thứ đều xoay quanh khả năng phân tích. Tuy nhiên, CFOđang phải đối mặt với một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp: họ được yêu cầu phải thực hiện chuyển đổi, thị trường đòi hỏi tăng trưởng, trong khi đó, mỗi phần trăm lợi nhuận đều cần được bảo vệ trước lạm phát, tăng lương và những biến động khó lường trong chuỗi cung ứng.

‍

Dữ liệu thì có thừa, bảng điều khiển hiếm khi là vấn đề. Vấn đề thường nằm ở chỗ dữ liệu này hiếm khi chỉ ra “hướng đi” – thiếu những “thông tin có thể áp dụng vào thực tiễn” có thể tạo ra sự khác biệt cho sự tăng trưởng và đổi mới.

Tại sao phương pháp báo cáo truyền thống lại không còn phù hợp

Nhiều đội ngũ tài chính vẫn mắc kẹt trong các mô hình phản ứng thụ động: giải quyết các trường hợp vượt ngân sách, kiểm tra hóa đơn và tổng hợp dữ liệu mua sắm. Các báo cáo cho biết chi tiêu được sử dụng như thế nào, nhưng không chỉ ra những điểm kém hiệu quả đang ẩn giấu ở đâu hay bước “tối ưu hóa” hợp lý đầu tiên nên là gì. Những rào cản chính trong quá trình này bao gồm:

• Silo trong các danh mục chi tiêu và địa điểm
• Thiếu những hiểu biết thực tiễn: biết rằng một điều gì đó không hiệu quả, nhưng không biết cách cải thiện nó
• Không có tiêu chuẩn so sánh phù hợp: bạn thiếu một thước đo bên ngoài để đánh giá hiệu suất của mình
• Phân tích tốn thời gian khiến quá trình ra quyết định bị chậm trễ

‍

Spend Intelligence: Biến hiểu biết thành động lực thúc đẩy

Vậy giải pháp là gì? Spend Intelligence kết hợp giữa tính minh bạch và tốc độ. Đây không chỉ đơn thuần là việc lập báo cáo: đó là khả năng nắm rõ chi phí của bạn, xác định những điểm cần cải thiện và ngay lập tức biết được những bước đi nào là hiệu quả.

‍

Điều này chắc chắn không chỉ liên quan đến phần chi phí dễ nhận thấy nhất, tức là Giá mà bạn phải trả. Mà còn bao gồm các Quy trình (chính sách của bạn là gì), các Sản phẩm bạn sử dụng, các Đối tác ( các bên mà bạn hợp tác) và các Quy trình mà bạn đã thiết lập. Sự kết hợp của 5 yếu tốnày quyết định tình trạng hiện tại của bạn và là điểm xuất phát cho quá trình tối ưu hóa.

‍

Các nền tảng hỗ trợ điều này thực sự là một bước ngoặt mang tính đột phá. Chúng không chỉ cung cấp một bảng điều khiển, mà còn hoạt động như một “cỗ máy tạo cơ hội”: chúng kết nối các danh mục, nhà cung cấp, đơn vị kinh doanh và các chỉ số KPI, hiển thị các chỉ số so sánh và dự báo tiềm năng tiết kiệm chi phí, lộ trình triển khai cũng như hồ sơ rủi ro. Nói cách khác: CFO định hướng rõ ràng và có thể đưa ra quyết định ngay lập tức.

‍

Sức mạnh của việc đánh giá cơ hội

Mọi quá trình tối ưu hóa đều nên bắt đầu bằng một đánh giá cơ hội độc lập, một cuộc rà soát chi tiết về các khoản chi tiêu (cả trực tiếp lẫn gián tiếp). Mục tiêu không phải là để kiểm toán, mà là để làm rõ tiềm năng cải thiện cũng như chỉ ra tác động, lộ trình và nỗ lực cần thiết đi kèm. Đối với các nhà lãnh đạo tài chính, điều này có nghĩa là:

• Định lượng mức tiết kiệm tiềm năng
• Xây dựng đề xuất kinh doanh về tái đầu tư nhằm thúc đẩy tăng trưởng và đổi mới
• Xác định các cơ hội để hợp nhất hoặc đàm phán lại với nhà cung cấp
• Phân tích và tối ưu hóa hành vi mua hàng của thực tập sinh
• Xếp hạng các hoạt động theo mức độ ưu tiên dựa trên sự so sánh giữa công sức bỏ ra và hiệu quả thu được
• Cách tiếp cận dễ dàng, không rủi ro mà không cần thay đổi lớn

‍

Hỗ trợ chuyên môn: đi sâu vào vấn đề, không thay thế

Việc tối ưu hóa đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà nội bộ thường thiếu hụt. Đặc biệt đối với các khoản chi tiêu gián tiếp – vốn thường phân tán và thuộc các lĩnh vực ngách – một nhân viên khó có thể am hiểu toàn diện, do đó cần có sự hỗ trợ từ chuyên gia bên ngoài. Nhờ sự am hiểu của các chuyên gia, các tiêu chuẩn so sánh và khả năng đàm phán, các đội ngũ nội bộ sẽ được bổ sung năng lực, từ đó giúp phát hiện những điểm mù trong hợp đồng và các bất cập về hiệu quả mà không cần thay thế nguồn lực hiện có.

‍

Kết quả: thường đạt mức tối ưu hóa hai con số

Trong bài blog trước, chính cách tiếp cận này đã giúp khách hàng tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể (trong trường hợp này là 2,4 triệu đô la mỗi năm) mà không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ với các nhà cung cấp hiện tại, cũng như không gây ra bất kỳ gián đoạn nào trong hoạt động.

Một số cách để đạt được điều này:

• Hợp tác với các nhà cung cấp để tối ưu hóa quy trình thay vì chỉ tập trung vào giá cả.
• Cần điều chỉnh các hợp đồng cho phù hợp hơn với điều kiện thị trường thực tế.

‍

Sử dụng thông tin một cách thông minh: từ dữ liệu đến hành động

Khái niệm “hiểu thấu” mà Cruijff đề cập được áp dụng vào thực tiễn: CFOsử dụng Spend Intelligence có thể giải phóng vốn bị ứ đọng để:

• Chuyển đổi số
• Đầu tư vào phát triển nhân tài
• Chuẩn bị cho việc sáp nhập hoặc thoái vốn

Điều này giúp tạo ra nguồn vốn một cách chủ động, thay vì phải tìm kiếm ngân sách một cách bị động sau khi đã có kế hoạch. Các khoản tiết kiệm được sử dụng ngay lập tức cho các dự án chiến lược, nhờ đó mỗi quyết định “đồng ý” của Giám CFO đều trở thành CFO thúc đẩy tăng trưởng.

‍

Giá phải trả cho sự thờ ơ

Đặc biệt trong một thị trường mà biên lợi nhuận đang chịu áp lực, việc đứng yên sẽ không mang lại lợi ích. Nếu thiếu Spend Intelligence, ngay cả CFO giỏi nhất cũng sẽ phải hành động CFO và thiếu định hướng để đạt được mức lợi nhuận tiếp theo. Từ dữ liệu đến định hướng, từ bảng điều khiển đến quyết định và từ “cắt giảm chi phí” sang “tìm ra cơ hội tiết kiệm để đảm bảo tương lai” — đó chính là bước nhảy vọt đưa quá trình tối ưu hóa từ “Tốt” lên “Xuất sắc”.

‍

Bạn muốn tìm hiểu thêm về cách Spend Intelligence có thể giúp tổ chức của bạn phát triển? Hãy bắt đầu với một cuộc đánh giá cơ hội đơn giản và khám phá xem đâu là điểm mấu chốt giúp thúc đẩy sự tăng trưởng của bạn.

‍