Công nghệ thông tin đóng vai trò vô cùng phức tạp trong các tổ chức. Chúng ta cần nó để hướng dẫn khi nào và ở đâu thực hiện các hoạt động sản xuất; để theo dõi dòng tiền; và để xác định các phân khúc thị trường mà chúng ta có thể nhắm mục tiêu hiệu quả. Không chỉ mọi thành viên trong tổ chức đều phụ thuộc vào công nghệ theo một cách nào đó; mà các hệ thống còn đảm bảo kết nối với toàn bộ hệ sinh thái mà công ty hoạt động.
Đối với nhiều tổ chức ở Cộng hòa Séc và nước ngoài, việc vận hành hệ thống thông tin là một cơn ác mộng. Họ cần thực hiện những thay đổi để hỗ trợ các quy trình của mình; tăng hiệu quả sản xuất hoặc cung cấp hàng hóa cho khách hàng mới. Họ bắt đầu lập kế hoạch dự án và nhận ra rằng họ cần điều chỉnh bằng một ứng dụng hỗ trợ các yêu cầu mới này. Nhưng khoan đã – chi phí cho sự thay đổi này ở phía CNTT bắt đầu tăng lên mức khổng lồ; lợi tức đầu tư vượt quá tuổi thọ của vũ trụ; và thời hạn thực hiện cũng tương ứng với khoảng thời gian đó. Làm sao điều này có thể xảy ra? Rốt cuộc, khi chúng ta triển khai hệ thống thông tin cách đây 5 năm, chúng ta đã thấy nó giúp tiết kiệm được bao nhiêu công sức; tăng hiệu quả hoạt động và trở thành công cụ hỗ trợ không thể thiếu cho mọi việc chúng ta làm. Điều gì đã xảy ra trong thời gian đó?
Câu trả lời đầu tiên nảy ra trong đầu là tìm "thủ phạm" trong bộ phận CNTT và trong số các nhà cung cấp bên ngoài; những người mà theo bạn đã "mắc bẫy" bạn và đang giam cầm bạn, vắt kiệt nguồn lực của bạn mà không cung cấp những gì bạn cần. Thật không may, như thường lệ, câu trả lời này không chính xác. Sự phụ thuộc này chỉ đơn thuần là hệ quả của việc lập kế hoạch và cách tiếp cận yếu kém của chúng ta trong lĩnh vực này. Sự thật là lấy lửa dập lửa không có tác dụng; thay vào đó, chúng ta cần có một cách tiếp cận toàn diện đối với giải pháp, nhìn xa trông rộng vài năm.
Cấu trúc chi phí
Hàng năm, chúng tôi chi một khoản ngân sách đáng kể cho việc phát triển công nghệ thông tin. Cơ cấu cơ bản của các chi phí này là gì?
- Khoảng 20% chi phí của chúng tôi dành cho phần cứng và vận hành. Đây là những chi phí mà chúng ta nhận được sản phẩm hữu hình; nói cách khác, cuối cùng chúng ta có một "thiết bị" – một máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy chủ hoặc thiết bị mạng.
- Khoảng 20% chi phí của chúng tôi được dành cho công nghệ phần mềm – hệ điều hành; nền tảng ảo hóa; cơ sở dữ liệu và giấy phép cho các ứng dụng cụ thể.
- Phần lớn chi phí, khoảng 60%, được dành cho quản trị hệ thống – đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đáp ứng yêu cầu của chúng tôi. Phần này chủ yếu là công việc thủ công, do người có chuyên môn trong lĩnh vực này thực hiện. Phần này cũng chiếm tỷ lệ chi phí không hiệu quả cao nhất, liên quan mật thiết đến chất lượng nhân sự mà chúng tôi tuyển dụng. Ví dụ cụ thể, tôi có thể dẫn chứng kinh nghiệm cá nhân của mình: nhà cung cấp một hệ thống gặp sự cố đã đề xuất khách hàng mua phần cứng và cơ sở dữ liệu cao cấp hơn để giải quyết vấn đề, với chi phí năm triệu CZK – gấp đôi ngân sách CNTT hàng năm. Khách hàng yêu cầu chúng tôi kiểm tra quy trình được đề xuất; và sau khi phân tích hiệu suất của máy chủ cơ sở dữ liệu, chúng tôi kết luận rằng vấn đề không nằm ở công nghệ mà ở cách viết mã. Sau khi sửa đổi, hệ thống đã cung cấp các phản hồi mà khách hàng yêu cầu, và năm triệu CZK đã không bị lãng phí. Nhân tiện, việc mua sắm này hoàn toàn không giải quyết được vấn đề.
Hai điểm đầu tiên cho thấy việc thay đổi nhà cung cấp là khả thi; và việc phân tích có thể cho chúng ta biết rõ liệu sự thay đổi đó có mang lại lợi ích hay không. Điểm thứ ba thì không đơn giản như vậy.
Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp của chúng ta phát sinh như thế nào?
Mặc dù chúng ta thường nghĩ nhà cung cấp là một thực thể bên ngoài; nhưng chúng ta cũng có thể phụ thuộc vào nhà cung cấp nội bộ của mình. Ví dụ, đó có thể là một nhà phát triển cụ thể là nhân viên của chúng ta.
Điều quan trọng là phải nhận ra ngay từ đầu rằng sự phụ thuộc này có thể vừa không lành mạnh vừa mang tính cộng sinh; tức là có lợi cho cả hai bên. Tuy nhiên, tôi tin rằng khách hàng luôn nên có toàn quyền kiểm soát lĩnh vực này; và một người từ ban quản lý cấp cao của công ty phải chịu trách nhiệm về điều đó.
Vậy, chúng ta trở nên phụ thuộc như thế nào?
- Về mặt ý thức , chúng ta không có kiến thức chuyên sâu về một lĩnh vực nào đó và việc duy trì kiến thức đó cũng không đáng. Rõ ràng là nếu công ty chúng ta chỉ có một cơ sở dữ liệu Oracle, thì việc thuê một chuyên gia vài giờ mỗi tháng để thực hiện các công việc cần thiết cho hoạt động của nó sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Điều này giúp chúng ta tiết kiệm chi phí đào tạo nhân viên; và một chuyên gia chỉ làm việc với công nghệ này ở nhiều tổ chức khác nhau có thể giải quyết những vấn đề này một cách thường xuyên, nhanh chóng và hiệu quả.
- " Giải pháp ngắn hạn" – những giải pháp ngắn hạn và quy mô nhỏ có đặc điểm là phát triển rất nhanh và sớm lan rộng khắp toàn công ty. Mọi chuyện bắt đầu với việc tạo ra một cơ sở dữ liệu về các đối tác hiện tại và đối tác kinh doanh của chúng tôi. Sau một thời gian, chúng tôi yêu cầu khả năng theo dõi các hoạt động mà chúng tôi thực hiện với các liên hệ này – vì vậy nhà cung cấp đã lập trình một mô-đun mới theo ý tưởng của chúng tôi; sau đó là việc theo dõi các yêu cầu dịch vụ; giao tiếp qua EDI... Và đột nhiên, một nhà cung cấp nhỏ đã trở thành nhà cung cấp của một ứng dụng quan trọng. Không ai trong công ty biết chính xác nó hoạt động như thế nào; và chỉ có một lập trình viên biết nó chứa những gì; dữ liệu chảy từ đâu và đến đâu; và điều gì xảy ra với nó.
Chỉ sử dụng một nhà cung cấp
– Nếu chúng ta đã xác định rõ các dịch vụ mà nhà cung cấp thực hiện cho chúng ta và thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA) liên quan; thì sẽ không có vấn đề gì xảy ra. Trong quá trình hợp nhất các nhà cung cấp, chúng ta có thể đã đạt được các điều khoản ưu đãi hơn. Thật không may, 90% các công ty không biết nhà cung cấp của họ làm gì cho họ. Cả dịch vụ lẫn SLA đều không được mô tả; và kết quả là, họ đã mất quyền kiểm soát các quy trình quan trọng và hỗ trợ CNTT của mình.
Ý định của nhà cung cấp
– Thành thật mà nói, tôi chưa từng gặp trường hợp này. Tuy nhiên, thực tế là nếu nhà cung cấp thiết lập quan hệ với khách hàng không chú trọng hoặc không dành tâm huyết cho vấn đề này, họ có thể lợi dụng tình huống đó và thao túng khách hàng vào một mối quan hệ không bình đẳng như vậy.
Rủi ro của việc phụ thuộc không lành mạnh vào nhà cung cấp CNTT cũng giống như trong bất kỳ trường hợp nào khác:
Mất kiểm soát về thời hạn giao hàng và chất lượng.
– Chúng ta cần phối hợp tất cả các yêu cầu và việc thực hiện chúng với một nhà cung cấp cụ thể. Nếu họ quá tải, họ có thể không thể cung cấp đủ số lượng và trong khung thời gian mà chúng ta yêu cầu.
Sự ra đi của một nhân vật chủ chốt
– Nhà phát triển, người duy nhất quen thuộc với ứng dụng của chúng tôi, đã quyết định thay đổi lối sống và sang Ấn Độ thiền định. Chúng ta có thể làm gì về chuyện này?
Sự bất khả thi của cạnh tranh nhà cung cấp
– Chúng tôi muốn tìm một nhà cung cấp mới; nhưng chúng tôi không biết cách tổ chức một cuộc cạnh tranh vì không biết phải yêu cầu những gì và bằng cách nào. Do yêu cầu chung, nhà cung cấp mới phải tính rủi ro vào giá cả; điều này làm cho giá chào bán của họ cao hơn. Thật đáng tiếc phải không?
Mất quyền tự chủ của công ty và tạo ra lợi thế cạnh tranh
– Hãy quay lại phần đầu của blog này. Những người tạo ra hệ thống của chúng ta quyết định khả năng cạnh tranh của chúng ta. Chúng ta chỉ nhận được những gì nhà cung cấp có thể cung cấp; chứ không phải những gì chúng ta thực sự muốn và yêu cầu.
