Trong hầu hết các công ty sản xuất, việc sử dụng tự động hóa trong sản xuất là vô cùng phổ biến. Cho dù đó là quy trình tự động trong gia công CNC; robot xếp các vật liệu in lên pallet; hay cánh tay robot hàn trên các dây chuyền sản xuất tiên tiến trong ngành công nghiệp ô tô. Nguyên tắc thay thế lao động thủ công của con người do đó đã trở nên phổ biến.
Thật không may, hiện nay có rất ít công ty áp dụng nguyên tắc này vào quy trình quản lý của mình. Bạn có thể tưởng tượng việc thay thế công việc thủ công của kế toán bằng một phần mềm robot có thể thực hiện các nhiệm vụ thủ công đó; cho phép kế toán tập trung vào việc phân tích dữ liệu kế toán và chuẩn bị báo cáo cho ban quản lý; từ đó cải thiện nền tảng quản lý công ty hiệu quả?
Việc thay thế công việc thủ công trong quản lý hành chính là hoàn toàn khả thi và hơn nữa, rất hiệu quả. Hiện nay, đã có một số nền tảng phần mềm lớn cho phép dễ dàng ứng dụng tự động hóa robot vào các quy trình hành chính trong môi trường doanh nghiệp.
Theo nghiên cứu của Deloitte, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đã giúp tăng hiệu quả hoạt động ở 95% các công ty được khảo sát trên toàn thế giới. Tại Cộng hòa Séc, con số này hiện thấp hơn – 74%. Tuy nhiên, dự kiến việc áp dụng tự động hóa quy trình hành chính sẽ tăng trưởng rất nhanh.
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) có những ưu điểm gì?
- Việc ứng dụng tự động hóa có tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của các quy trình trong công ty.
- Robot phần mềm mắc ít lỗi hơn con người và có thể làm việc 24/7.
- Tự động hóa có thể giải quyết tình trạng thiếu hụt lao động hiện nay.
- Robot phần mềm cũng có thể kết nối các hệ thống CNTT tưởng chừng như không thể kết nối và cải thiện đáng kể quá trình hội nhập của các công ty mới sáp nhập vào cấu trúc tập đoàn.
Những trở ngại nào có thể cản trở việc sử dụng tự động hóa quy trình bằng robot?
- Sự thiếu nhất quán hoặc rời rạc của các quy trình hành chính; hoặc sự mô tả không đầy đủ về chúng.
- Thiếu tầm nhìn rõ ràng trong lĩnh vực tự động hóa quy trình hành chính.
- Nguồn lực CNTT nội bộ chưa đủ sẵn sàng cho việc triển khai tự động hóa quy trình bằng robot.
Làm thế nào để vượt qua những trở ngại này và khai thác tối đa các cơ hội và tiềm năng của robot?
Một trong những yếu tố quan trọng nhất để triển khai thành công tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là "thuyết phục" toàn bộ công ty chấp nhận ý tưởng này. Tự động hóa quy trình bằng robot, giống như tự động hóa trong sản xuất, có thể bị nhìn nhận tiêu cực trong giai đoạn đầu. Do đó, điều quan trọng là phải giải thích rõ ràng cho tất cả những người liên quan lý do tại sao công ty theo đuổi phương pháp này và mục tiêu là gì. Rõ ràng mục tiêu không phải là thay thế hoàn toàn lao động của con người, mà là làm cho lao động hiệu quả hơn và chuyển sang những lĩnh vực cần sự sáng tạo. Bước tiếp theo là xác định chính xác các quy trình cần tự động hóa và kiểm tra xem các quy trình đó có thực sự được tự động hóa hay không. Tốt nhất là nên chọn một quy trình làm dự án thí điểm và sử dụng nó để kiểm tra xem mọi thứ hoạt động tốt và đạt được kết quả như mong đợi. Do đó, không thể bắt đầu với một quy trình phức tạp, mang tính chiến lược trải rộng trên nhiều bộ phận của công ty. Điều này thường dẫn đến thời gian triển khai kéo dài và mất niềm tin vào giải pháp đó. Nếu không có nhân viên nội bộ nào trong công ty chịu trách nhiệm về tự động hóa quy trình bằng robot và nhiệt tình với phương pháp này, thì nên thuê một công ty bên ngoài có nguồn lực phù hợp, hiểu biết về thị trường và không chỉ giúp xác định các quy trình cần tự động hóa; đồng thời thành lập một đội ngũ nội bộ để tiếp tục phát triển nguyên tắc tự động hóa trong công ty.
