- Bạn không thể ngăn chặn động đất. Nhưng bạn có thể chuẩn bị cơ cấu chi phí của mình. Bạn đã bao giờ trải qua một "trận động đất" chưa? Tôi thì đã từng, vào tháng 8 năm 2016.
Chúng tôi đang đi du lịch ở Rome cùng các con (lúc đó chúng còn nhỏ). Trời vẫn còn sáng; chúng tôi đang mặc quần áo xong ở khách sạn để ra ngoài thì đột nhiên mọi thứ bắt đầu rung chuyển.
Nó không mạnh mẽ hay dữ dội.
Trong vài giây, toàn bộ tòa nhà dường như rung chuyển, như thể có ai đó khổng lồ đã nhấc bổng nó lên và nhẹ nhàng lắc.
Và điều kỳ lạ nhất không phải là chính chuyển động đó, mà là cảm giác nó để lại sau đó.
Trong vài giây, bạn không biết liệu điều đó có thực sự xảy ra hay không.
Cho dù đó là do tòa nhà hay không.
Cho dù đó là đầu của bạn.
Nếu bạn chỉ tưởng tượng ra thôi.
Cho đến khi bạn nhận ra rằng, đúng vậy, đó là sự thật. Đó là một trận động đất, dù ở rất xa.
Tâm chấn cách đó khoảng 300 km. Ở Rome, chúng tôi chỉ cảm nhận được dư chấn, một sự rung lắc nhẹ. Không hơn không kém.
Nhưng cảm giác còn đọng lại là một điều khác: chúng ta chẳng là ai cả. Rằng có những thứ, chỉ trong tích tắc, có thể thay đổi tất cả.
Và trong nhiều trường hợp, bạn hoàn toàn không thể làm gì được.
- Vì một trận động đất trong cơ cấu chi phí của bạn là điều không thể tránh khỏi, nhưng bạn có thể chuẩn bị cho tác động của nó — và đó là điều tôi sẽ nói với bạn trong vài phút tới.
Khi bạn không chắc điều gì đó đã xảy ra hay chưa, nhưng thực tế là nó đã xảy ra.
Khoảnh khắc đó rất khó chịu.
Vì không có dấu hiệu rõ ràng nào cả — không có gì rơi xuống, không có chuông báo động nào vang lên, không ai bỏ chạy…
Nhưng bạn biết rằng có điều gì đó đã thay đổi dưới chân mình.
Đó chính xác là những gì tôi thấy hàng ngày ở nhiều công ty lớn khi chúng ta bàn về chi phí.
Hiện không có cuộc khủng hoảng nào rõ ràng.
Không có đám cháy nào cần dập tắt.
Không có sự sụp đổ tài chính nào cả.
Nhưng có điều gì đó đang trỗi dậy:
Lợi nhuận ngày càng giảm.
- Các trường hợp sai lệch thường gặp hơn.
- Và các dự báo giờ đây không còn dễ dàng được đáp ứng như trước nữa.
- Và, như trường hợp của tôi ở khách sạn đó, phản ứng thường là sự nghi ngờ:
- Có thật sự đang xảy ra hay chỉ là cảm giác?
- Đây là vấn đề mang tính cấu trúc hay chỉ là sự cố đơn lẻ?
- Tôi nên hành động hay chờ đợi?
- Sự trấn an sai lầm là rủi ro lớn nhất. Không có sự hoảng loạn ở Rome vì trận động đất xảy ra ở xa, diễn ra chậm và không gây tiếng động đáng kể.
Không có chuyện gì "nghiêm trọng" xảy ra cả.
Và chính vì lý do đó, người ta dễ dàng xem nhẹ tầm quan trọng của nó.
Điều tương tự cũng đúng với chi phí.
Các công ty lớn hiếm khi sụp đổ chỉ sau một đêm.
Điều thực sự xảy ra tinh vi hơn nhiều:
- Những sự thiếu hiệu quả nhỏ dần trở thành mãn tính;
- Những quyết định được lặp đi lặp lại đơn giản chỉ vì chúng vốn dĩ là như vậy;
- Cấu trúc chi phí được thiết kế cho một bối cảnh không còn tồn tại nữa.
- Đó là sự hao phí tài nguyên liên tục mà bạn không thể loại bỏ, chỉ có thể tối ưu hóa.
- Và điều nguy hiểm nhất là nghĩ rằng, vì chưa có chuyện gì xảy ra nên sẽ không có chuyện gì xảy ra.
- Có những điều bạn không thể kiểm soát. Có những điều bạn có thể.
Bạn không thể ngăn chặn động đất; đó không phải là việc của bạn. Bạn có thể lo lắng hoặc không, nhưng điều đó không thay đổi tình hình.
Vào khoảnh khắc đó, trong khách sạn đó, tôi không thể làm gì khác ngoài việc chấp nhận rằng có những thế lực lớn hơn mình rất nhiều.
Nhưng chi phí của một công ty không phải là một trận động đất - thật may mắn - hoặc nếu có, chúng có thể được giảm thiểu.
Và sự khác biệt này là yếu tố then chốt đối với một CEO hay CFO.
Vấn đề không phải là sự bất ổn của thị trường, lạm phát, địa chính trị hay năng lượng.
Đó chính là trận động đất.
Vấn đề nằm ở chỗ không chuẩn bị sẵn sàng cho khi động đất xảy ra, dù chỉ là nhẹ.
- Bởi vì những công ty thực sự chịu thiệt hại không phải là những công ty phải đối mặt với cú sốc bên ngoài, mà là những công ty nhận ra quá muộn rằng cấu trúc nội bộ của họ không được chuẩn bị để hấp thụ nó.
Hầu hết các công ty chỉ phản ứng sau khi mọi thứ đã thay đổi hoàn toàn.
Nhiều tổ chức chỉ phản ứng khi:
- Ngân sách không còn cân bằng;
- Ban quản trị bắt đầu đặt câu hỏi;
- Những sai lệch quá rõ ràng.
- Và sau đó họ hành động nhanh chóng.
- Đôi khi phản ứng quá nhanh, bởi vì phản ứng không giống như dự đoán, và những quyết định khẩn cấp không phân biệt giữa chi phí và giá trị.
- Đó không phải là tối ưu hóa; đó là phản ứng.
- Tối ưu hóa chi phí không phải là để ngăn ngừa động đất; mà là để thiết kế công trình một cách tốt nhất.
Chúng được xây dựng dựa trên giả định rằng sẽ có sự dịch chuyển, và việc tối ưu hóa chi phí cũng nên hoạt động theo cách tương tự.
Vấn đề không phải là tiết kiệm chi tiêu chỉ vì mục đích tiết kiệm, mà là để hiểu rõ:
- những chi phí nào là chi phí cấu trúc và những chi phí nào là chi phí quán tính;
- Những quy trình nào tạo ra giá trị thực sự và những quy trình nào chỉ chiếm không gian;
- Những quyết định nào được đưa ra vì sợ hãi và những quyết định nào được đưa ra một cách chiến lược.
- Một công ty được tối ưu hóa tốt là công ty có khả năng trụ vững tốt nhất khi mọi thứ thay đổi.
Hầu hết các công ty chỉ phản ứng sau khi mọi thứ đã thay đổi hoàn toàn.
Nhiều tổ chức chỉ phản ứng khi ngân sách không còn cân bằng, hội đồng quản trị bắt đầu đặt câu hỏi, hoặc những sai lệch trở nên quá rõ ràng. Phản ứng không giống với việc chủ động.
- Nếu bạn bắt đầu sớm, tác động sẽ ít nghiêm trọng hơn. Sự khác biệt giữa một công ty đang gặp khó khăn và một công ty thích ứng tốt không nằm ở cường độ của trận động đất, mà là thời điểm họ bắt đầu chuẩn bị.
Nếu bạn bắt đầu xây dựng cơ cấu chi phí ngay bây giờ:
- Bạn có thể phát hiện các vết rạn da trước khi chúng gây đau đớn;
- Bạn có thể ưu tiên một cách khôn ngoan;
- Bạn đưa ra quyết định một cách bình thản, không vội vàng hay ồn ào.
- Và khi dư chấn xảy ra—vì chúng luôn xảy ra—bạn sẽ không bị bất ngờ.
- Đừng chờ đợi động đất xảy ra—hãy chuẩn bị cho nó. Điều rõ ràng là có những thứ bạn không thể kiểm soát và những thứ khác bạn có thể, ngay cả khi bạn không muốn nhìn nhận chúng ngay lúc này.
Khi nói đến chi phí, việc lên kế hoạch trước khi sự việc xảy ra là thể hiện sự có trách nhiệm.
Bởi vì sự tối ưu hóa thực sự bắt đầu khi bạn quyết định thiết kế một cấu trúc có thể chịu được ngay cả khi mặt đất rung chuyển nhẹ.
Nếu bạn muốn thảo luận về cách xây dựng cấu trúc đó trong công ty của mình, hãy liên hệ với tôi.
Cảm ơn bạn đã đọc.
Chúc một ngày tốt lành.
