U prvom dijelu knjige " Da li vam repni troškovi koštaju novac u poslovanju? " opisali smo osnovne korake potrebne za pretvaranje podataka o repnim troškovima u format koji vam omogućava da razumijete strukturu troškova i pronađete načine da iz njih izvučete vrijednost ušteda. U ovom drugom dijelu objašnjavam šta treba učiniti. Ali, naravno, niko ne želi da sav ovaj posao radi uzalud.
Do sada bismo trebali razumjeti "ko i šta"; što znači da sada možemo početi nešto raditi po tom pitanju.
Šta učiniti povodom toga?
Preporučio bih korištenje fragmentiranog ili fragmentiranog pristupa obradi podataka. Da, vjerovatno će ukupno trajati duže, ali će biti izvodljivo i imat će veće šanse za uspjeh.
Počnite identificiranjem onih kategorija unutar repne potrošnje koje su uglavnom veći obim; artikli veće vrijednosti i mogu se grupirati. Alternativno, grupišite kupovine po sličnim dobavljačima. U ove veće "kategorije" vrijedi uložiti vrijeme i trud. Međutim, iako je primamljivo krenuti na sve odjednom, dodatni resursi i vrijeme potrebno za osoblje vjerovatno će to učiniti glomaznim.
- Nakon što definiramo "kante" sa stavkama, postoji nekoliko opcija za njihovo upravljanje:
- Kategorije; na primjer; kancelarijski materijal; telekomunikacije; štampanje itd.; mogu same po sebi imati dovoljno veliku vrijednost da se plasiraju na tržište u konkurentnom tenderskom procesu i da se te stavke stave pod upravljanje ugovorima (pisaću o konkurentnim tenderima u drugom članku za one koji su zainteresovani). Ovakav pristup ima potencijal da oslobodi značajne uštede i, vrlo vjerovatno, konsoliduje dobavljače.
- U drugim situacijama, moguće je da već imate postojećeg dobavljača preko kojeg možete kupiti ove stavke preostale potrošnje. Zatim možete isključiti "ostale" dobavljače i ponovo staviti potrošnju pod upravljanje ugovora.
Oba gore navedena pristupa mogu smanjiti broj dobavljača i osigurati efikasnost pozadinskog poslovanja bez obzira na uštede.
Kada nismo pronašli nikakav proces za naručivanje kancelarijskog materijala, nedavno sam imao klijenta koji je uspostavio proces s izuzetnim rezultatima. U ovom slučaju, zaposleni su sami kupili svoj kancelarijski i pribor za pisanje, a zatim su ga tražili nazad kroz svoje zahtjeve za povrat troškova. Kao što možete zamisliti, potrošnja i cijene su bili nepredvidivi, a kupovina je doslovno bila van kontrole.
U saradnji s kompanijom, uzeli smo PDF fakture, prebacili ih u digitalni format i, kada smo razumjeli troškove, uspostavili smo proces koji, bez izlaska na tržište (imali smo neke historijske podatke o troškovima koji su potkrijepili našu odluku), nominira određenog dobavljača, imenuje centralnu osobu za nabavku i zatim svim zaposlenicima priopćava da zahtjevi za naknadu troškova za kancelarijski materijal neće biti isplaćeni ukoliko kupovina prethodno nije odobrena. Ovo je uveliko doprinijelo kontroli troškova i rezultiralo je uštedom od blizu 30% u prvoj godini.
Istina, na početku je bilo nekih nezadovoljnih zaposlenika, ali to se brzo smirilo i sada su svi prihvatili proces, a organizacija nastavlja s uštedama. To je također značilo da je računovodstveni odjel obrađivao samo jednu fakturu mjesečno, a ne više zahtjeva za naknadu troškova.
Danas, u ovom slučaju, nastavljamo pratiti kupovine kvartalno i poduzimamo korektivne mjere gdje je to potrebno.
Rizici nečinjenja
Organizacije su potencijalno rizične ako ne upravljaju svojim preostalim troškovima. Ostali troškovi su obično neformalni; nenadgledaju se i ne mijenjaju, što ljudima omogućava da donose odluke po vlastitom nahođenju, uz mogućnost posljedica kao što su:
- Malo ili nimalo brige oko dobijanja najbolje cijene (Cjenovni rizik)
- Operativni rizik za poslovanje zbog kupovina koje možda nisu bile odgovarajuće provjerene mogao bi predstavljati rizik za zaposlene; kompaniju i njihove kupce.
Ako niste nedavno pregledali svoje troškove, velika je vjerovatnoća da plaćate previše i dovodite svoju organizaciju u opasnost. Ako ne znate gdje početi da biste stavili svoje troškove pod kontrolu, ERA vam može pomoći da se vratite na pravi put i uštedite znatan novac, a istovremeno pomaže u uspostavljanju procesa potrebnih za upravljanje troškovima.
Postoje i softverski alati poput ERA-inog SpendVue ™-a koji će rukovodiocima na najvišoj razini pružiti detaljne informacije o troškovima njihove organizacije, uključujući i one koji se odnose na kratkoročne troškove. Ovlašteni analitičari duboko analiziraju financijske podatke vaše kompanije i primjenjuju ERA-ine vlastite industrijske kriterije na vašu potrošnju. Rezultat? Jasni, trenutni i praktični uvidi dostupni su u pristupačnom i zanimljivom formatu. Ovlašteni savjetnici ERA-e rade s vama kako bi identificirali put do poboljšanja novčanog toka koji najbolje odgovara potrebama vaše organizacije. Kratki video o SpendVue ™-u možete pogledati na sljedećem linku https://vimeo.com/680583659
Ako želite saznati više o upravljanju svojim repnim troškovima, obratite se Grant Morrowu .
Grant Morrow je glavni konsultant u ERA Group i certificirani je savjetnik SpendVue-a.
On ima preko 30 godina praktičnog iskustva u radu s malim i srednjim preduzećima kako bi identifikovao gdje prekomjerno troše i razvio strategije za bolje upravljanje troškovima.
