Agilní řízení a robotická automatizace procesů – to je to pravé pro krizové situace!

Jsou agilita a RPA v současné době jen módními pojmy, nebo představují skutečnou pomoc v krizových situacích?

RPA – robotická automatizace procesů je v současnosti poměrně populární zkratka. Automatizace těchto procesů je významným tématem, zejména ve velkých společnostech s velkým počtem administrativních úkonů. Společnosti jsou schopny ušetřit hodiny práce zaměstnanců, čímž zvyšují efektivitu procesů i flexibilitu v krizových situacích. Stejně důležité je být „agilní“. Agilní projektové řízení je založeno na myšlence postupného dodávání produktu v situacích, kdy nelze finální produkt přesně definovat na začátku. Jinými slovy, víme, čeho chceme dosáhnout, ale ještě neznáme některé detaily úkolu, nebo se dynamicky mění prostředí kolem nás. Zajímavým aspektem tohoto přístupu je, že díky těmto postupným krokům můžeme finální produkt dovést k dokonalosti, ale zároveň jsme schopni velmi dobře sledovat náklady právě proto, že produkt dodáváme a vylepšujeme postupně. Kontrola nákladů je v současné době obzvláště důležitá. Kombinací agility a RPA se z módních slov stává velmi efektivní přístup k automatizaci v éře, která vyžaduje na jedné straně flexibilitu a efektivitu (automatizaci), ale zároveň více než kdy jindy přísnou kontrolu nákladů. Budeme proto postupně automatizovat části procesu podle toho, jak kritický je pro nás daný proces a kolik musíme na jeho automatizaci vynaložit. Ideální v období po krizi.

Je všechno tak jednoduché, jak se na první pohled zdá?

V obou případech je třeba vědět, jak na to. Při zavádění RPA je třeba vědět, které procesy lze automatizovat. Zda se to vyplatí, zda je to technicky možné a které procesy má smysl automatizovat dříve a které později. U agilního projektového řízení je nutné vytvořit správné podmínky, zapojit do procesu ty správné lidi a dodržovat určitá pravidla, která agilní projekty podporují. V obou případech je pak nutné správně prodat „proč“ celému firemnímu týmu. Jednou z možností je proškolit interní odborníky, na trhu je k dispozici spousta školicích zdrojů. Dalším způsobem je zapojení externích specialistů, kteří provedou společnost celým procesem. Může se jednat o externí konzultanty, zejména u krátkodobých projektů, nebo o interim manažery u dlouhodobých projektů. Interim manažer může fungovat jako součást interních týmů, čímž se eliminují obavy ze spolupráce s třetí, nezávislou stranou.