.jpg)
Efektivní organizace nečekají příliš dlouho, než se začnou zabývat neefektivitami a zlepšovat procesy, vysvětluje Ronald Batenburg ve svém odborném blogu.
Znáte ten pocit, jako byste před sebou neustále odkopávali plechovku? Tu důležitou záležitost, kterou musíte vyřešit, ale nikdy se k ní nedostanete, protože se vždycky objeví něco jiného, co je také důležité, nebo dokonce ještě důležitější. Jinými slovy: prokrastinace. Je to otázka stanovení priorit. Samozřejmě.
V shonu každodenního života se často stává, že důležité záležitosti jsou odsunuty na druhou kolej. Víte, že je třeba něco změnit, abyste mohli pracovat efektivněji a ušetřit náklady, ale chybí vám čas nebo necítíte naléhavost. Tento jev se nazývá „náklady nečinnosti“.
Náklady nečinnosti zahrnují všechny skryté náklady, ať už měřitelné, nebo nepřímo měřitelné, které vznikají v důsledku odkládání rozhodnutí či zavádění zlepšení. Může se jednat o konkrétní náklady, jako jsou ušlé úspory, ale také o nepřímé náklady, jako je pokles morálky zaměstnanců či promarněné příležitosti. Vzhledem k jejich skryté povaze mnoho firem podceňuje jejich dopad nebo jim prostě nepřikládá dostatečnou prioritu.
Ale o jaké náklady se vlastně jedná? A proč může být odklad v obchodním kontextu tak nákladný?
Proč jsou zpoždění tak nákladná?
Například v oblasti optimalizace nákladů je rozhodnutí nic nedělat často tou nejnákladnější variantou. Smlouvy s dodavateli se automaticky prodlužují, cenové nárůsty se kumulují a faktury se důkladně nekontrolují. Tato finanční ztráta se neustále zvyšuje, aniž by si toho někdo všiml. V okamžiku, kdy se konečně přistoupí k nápravě, jsou někdy již ztraceny potenciální úspory v řádu tisíců až milionů eur.
Mnoho organizací uvádí tři běžné důvody pro odkládání opatření:
- „Máme moc práce.“ To je pochopitelné, ale odložené úspory znamenají ušlý zisk.
- „Nejde o žádnou velkou výdajovou položku.“ Menší úniky v 10–15 různých výdajových kategoriích mohou ve skutečnosti vést k obrovským ztrátám, když se sečtou.
- „Nechceme narušit vztahy s našimi dodavateli.“ Často není třeba dodavatele měnit; jde spíše o lepší smluvní podmínky, transparentnost a zodpovědnost.
Přečtěte si také: Ronald Batenburg o Spend Intelligence: „Neuvidíte to, dokud tomu neporozumíte“
Konkrétní důsledky odložení
Dopad této situace ilustruje praktický příklad. Potenciální klient s ročním obratem 150 milionů eur, s nímž již několik měsíců vedu jednání, vynakládá ročně 7,5 milionu eur na jednu ze svých nákladových kategorií. U této konkrétní kategorie činí průměrný potenciál úspor 12 procent, což dokládají různé případy z nedávné minulosti. Na ročním základě to představuje 900 000 eur nákladů, které lze snížit bez ztráty kvality. Rok co rok. Ne tím, že se nakupuje méně, ale díky efektivnějším nákupním procesům a lepším smluvním ujednáním.
Tato situace existovala již dlouho předtím, než jsem s touto společností poprvé zahájil jednání. Již více než dva roky se tento problém odkládal a uvnitř společnosti se vedla diskuse o tom, zda na tento úkol pověřit nákupního agenta, nebo využít externí podporu. V tomto případě tedy náklady spojené s nečinností již dávno přesáhly 2 miliony eur.
Zisk tak uniká, protože nebylo přijato žádné rozhodnutí, jak tuto situaci řešit. Zisk tohoto klienta přitom činí pouhých 3,9 procenta. Rozhodnutí skutečně se pustit do optimalizace by tedy zisk zvýšilo o 15 procent. Snížení nákladů se totiž přímo projeví na zisku ve výkazu zisků a ztrát, protože zisk je výsledkem tržeb minus náklady.
Co můžete udělat, abyste se vyhnuli nákladům spojeným s nečinností?
1.Proveďte analýzu svých výdajů: Proveďte analýzu nákladů za posledních 12 měsíců. Existují nějaké kategorie, které jste už roky neprohlíželi? Právě ty byste měli řešit jako první.
2.Vyžádejte si nezávislý pohled: Interní zaměstnanci jsou někdy příliš zapojeni do dané problematiky, než aby dokázali odhalit neefektivnosti. Externí audit může přinést nové poznatky.
3.Začněte v malém, myslete ve velkém: Zlepšení nemusí být vždy radikální. Někdy vedou i drobné úpravy procesů a smluv k významným zlepšením.
4.Změřte a sdělte dopady: Vyčíslete náklady spojené s nečinností, abyste získali podporu v rámci organizace. Jakmile si všichni uvědomí, jaké náklady s sebou přináší odklad, vyvstane pocit naléhavosti.
5.Zajistěte, aby se někdo cítil za danou věc zodpovědný: Určete jasně odpovědné osoby, které zajistí, že plány úspor a zlepšení budou skutečně realizovány.
Budoucnost začíná dnes
Poučení z „nákladů nečinnosti“ je jasné: efektivní organizace nečekají příliš dlouho, než začnou řešit neefektivitu a zlepšovat procesy. Odkládání je tichým zabijákem ziskovosti a růstu. Nakonec se „později“ nevědomky stane „nikdy“. Proaktivním řízením nákladů a úsporami tam, kde je to možné, vytváříte prostor pro inovace, růst a spokojené zaměstnance.
Lepší je začít s optimalizací už dnes, než zítra litovat promarněných příležitostí. Kterou z těchto možností posunete dál?
