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Effiziente Unternehmen warten nicht zu lange, bevor sie Ineffizienzen angehen und Prozesse verbessern, erklärt Ronald Batenburg in seinem Expertenblog.
Kennst du das Gefühl, wenn du eine Dose immer wieder vor dir herschiebst? Dieses wichtige Thema, um das du dich kümmern musst, aber nie dazu kommst, weil immer etwas anderes dazwischenkommt, das auch wichtig ist – oder sogar noch wichtiger. Also Aufschieben. Eine Frage der Prioritäten. Natürlich.
In der Hektik des Alltags kommt es oft vor, dass wichtige Themen auf die lange Bank geschoben werden. Man weiß zwar, dass sich Dinge ändern müssen, um effizienter zu arbeiten und Kosten zu sparen, doch fehlt es an Zeit oder an dem nötigen Dringlichkeitsgefühl. Dieses Phänomen ist als „Cost of Inaction“ bekannt, also als die Kosten der Untätigkeit.
Die Kosten der Untätigkeit umfassen alle versteckten Kosten – sowohl messbare als auch nicht unmittelbar messbare –, die entstehen, wenn Entscheidungen oder Verbesserungen aufgeschoben werden. Dabei kann es sich um konkrete Kosten wie entgangene Einsparungen handeln, aber auch um immaterielle Kosten wie eine geringere Mitarbeitermoral oder verpasste Chancen. Aufgrund ihres versteckten Charakters unterschätzen viele Unternehmen die Auswirkungen oder messen ihnen schlichtweg keine ausreichende Priorität bei.
Aber worin bestehen diese Kosten eigentlich? Und warum kann sich ein Aufschub im geschäftlichen Kontext so teuer auswirken?
Warum ist Aufschieben so kostspielig?
Bei der Kostenoptimierung beispielsweise ist die Entscheidung, nichts zu unternehmen, oft die teuerste Wahl. Verträge mit Lieferanten werden automatisch verlängert, Preissteigerungen häufen sich und Rechnungen werden nicht gründlich geprüft. Dieser finanzielle Schaden wächst immer weiter, ohne dass man es bemerkt. Bis Maßnahmen ergriffen werden, sind manchmal bereits mögliche Einsparungen in Höhe von Tausenden bis Millionen Euro verloren gegangen.
Viele Organisationen nennen drei häufige Gründe für das Aufschieben von Maßnahmen:
- „Wir haben zu viel zu tun.“ Das ist verständlich, aber aufgeschobene Einsparungen sind entgangener Gewinn.
- „Es handelt sich nicht um einen großen Kostenfaktor.“ Kleinere Lücken in 10 bis 15 verschiedenen Kostenposten können in der Summe jedoch zu enormen Verlusten führen.
- „Wir wollen die Beziehung zu unseren Lieferanten nicht beeinträchtigen.“ Oftmals muss kein Lieferant ausgetauscht werden, sondern es geht vielmehr um bessere Vertragsbedingungen, Transparenz und Verantwortungsbewusstsein.
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Konkrete Folgen einer Verschiebung
Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Auswirkungen. Ein potenzieller Kunde mit einem Jahresumsatz von 150 Millionen Euro, mit dem ich bereits seit Monaten im Gespräch bin, hat in einer seiner Kostenkategorien Ausgaben in Höhe von 7,5 Millionen Euro pro Jahr. Für diese spezifische Kategorie liegt das durchschnittliche Einsparpotenzial bei 12 Prozent, wie verschiedene Fälle aus der jüngsten Vergangenheit belegen. Das sind also jährlich 900.000 € an Kosten, die ohne Qualitätseinbußen eingespart werden können. Jedes Jahr aufs Neue. Nicht durch geringere Einkaufsvolumina, sondern durch effizientere Beschaffungsprozesse und bessere Vertragsbedingungen.
Diese Situation bestand bereits lange bevor ich zum ersten Mal mit dem Unternehmen in Kontakt trat. Seit gut zwei Jahren wurde das Problem immer wieder aufgeschoben, und intern wurde darüber diskutiert, ob man einen Einkäufer einstellen oder externe Unterstützung hinzuziehen sollte. In diesem Fall beliefen sich die Kosten der Untätigkeit also bereits auf gut 2 Millionen Euro.
Gewinn, der also verloren geht, weil keine Entscheidung getroffen wird, etwas dagegen zu unternehmen. Dabei beträgt der Gewinn dieses Kunden gerade einmal 3,9 Prozent. Die Entscheidung, die Optimierung doch in Angriff zu nehmen, würde den Gewinn also um 15 Prozent steigern. Denn die Senkung der Kosten in der Gewinn- und Verlustrechnung wirkt sich direkt positiv auf den Gewinn aus, da der Gewinn das Ergebnis aus Erträgen abzüglich Kosten ist.
Was kannst du tun, um die Kosten der Untätigkeit zu vermeiden?
1. Analysieren Sie Ihre Ausgaben: Erstellen Sie eine Aufstellung der Kosten der letzten 12 Monate. Gibt es Kategorien, die seit Jahren nicht mehr überprüft wurden? Diese sollten Sie als Erstes in Angriff nehmen.
2. Holen Sie sich eine unabhängige Meinung ein: Manchmal sind interne Mitarbeiter zu nah am Geschehen, um Ineffizienzen zu erkennen. Ein externes Audit kann neue Erkenntnisse liefern.
3. Fangen Sie klein an, denken Sie groß: Verbesserungen müssen nicht immer disruptiv sein. Manchmal führen schon kleine Anpassungen in Prozessen und Verträgen zu erheblichen Verbesserungen.
4. Wirkung vermitteln und kommunizieren: Quantifizieren Sie die Kosten des Nicht-Handelns, um innerhalb der Organisation Rückhalt zu schaffen. Wenn jeder versteht, was ein Aufschub kostet, entsteht ein Gefühl der Dringlichkeit.
5. Sorgen Sie für Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit: Bestimmen Sie klare Verantwortliche, die dafür sorgen, dass Spar- und Verbesserungspläne auch tatsächlich umgesetzt werden.
Die Zukunft beginnt heute
Die Lehre aus „Cost of Inaction“ ist klar: Effiziente Unternehmen warten nicht zu lange, wenn es darum geht, Ineffizienzen zu beseitigen und Prozesse zu verbessern. Aufschieben ist ein heimtückischer Feind von Rentabilität und Wachstum. Letztendlich wird aus „später“ unbemerkt ein „nie“. Indem Sie Ihre Kosten proaktiv kontrollieren und wo immer möglich Einsparungen vornehmen, schaffen Sie Raum für Innovation, Wachstum und zufriedene Mitarbeiter.
Lieber heute mit der Optimierung beginnen, als morgen verpasste Chancen zu bereuen. Welche Dose schiebst du nach vorne?
