Miten riippuvuus tietojärjestelmätoimittajista syntyy

Tietotekniikalla on organisaatioissa erittäin monipuolinen rooli. Tarvitsemme sitä saadaksemme ohjeita siitä, milloin ja missä tuotantotoimintaa on toteutettava, kartoittaaksemme varojen kulkureittejä sekä tunnistaaksemme ne markkina-alueet, joihin voimme tehokkaasti kohdistaa toimintamme. Paitsi että jokainen organisaation jäsen on jollain tavalla riippuvainen tekniikasta, järjestelmät myös varmistavat yhteyden koko ekosysteemiin, jossa yritys toimii.

Monille organisaatioille Tšekin tasavallassa ja ulkomailla tietojärjestelmien toiminta on painajainen. Niiden on tehtävä muutoksia, jotka tukevat niiden prosesseja, parantavat tuotannon tehokkuutta tai mahdollistavat tuotteiden tarjoamisen uusille asiakkaille. Ne alkavat laatia projektisuunnitelmaa ja huomaavat, että niiden on tehtävä muutoksia sovelluksen avulla, joka tukee näitä uusia vaatimuksia. Mutta hetki – tämän muutoksen kustannukset IT-puolella alkavat nousta tähtitieteellisiin korkeuksiin; sijoituksen tuotto ylittää maailmankaikkeuden eliniän; ja sen toteuttamisen määräaika vastaa tätä aikahorisonttia. Miten tämä on mahdollista? Loppujen lopuksi, kun otimme tietojärjestelmän käyttöön viisi vuotta sitten, näimme, kuinka paljon työtä se säästäisi meille, kuinka se lisäisi tehokkuuttamme ja tulisi olemaan korvaamaton tukemme kaikessa, mitä teemme. Mitä on tapahtunut sillä välin?

Ensimmäinen mieleen tuleva vastaus on etsiä ”syyllinen” IT-osastoltanne ja ulkoisten toimittajienne joukosta – ne, jotka mielestänne ovat saaneet teidät koukkuunsa ja pitävät teitä nyt vankeinaan, puristavat teidät kuiviin eivätkä toimita sitä, mitä tarvitsette. Valitettavasti, kuten usein on tapana, tämä vastaus ei ole oikea. Tämä riippuvuus on pelkästään seurausta huonosta suunnittelustamme ja lähestymistavastamme tällä alueella. Totuus on, että tulella tulta vastaan taisteleminen ei toimi tässä tapauksessa; sen sijaan meidän on omaksuttava kattava lähestymistapa ratkaisuun ja katsottava useita vuosia eteenpäin.

Kustannusrakenne

Käytämme vuosittain huomattavan osan budjetistamme tietotekniikan kehittämiseen. Mistä nämä kustannukset koostuvat?

1. Noin 20 % kustannuksistamme kuluu laitteistoon ja sen ylläpitoon. Nämä ovat kustannuksia, joista saamme vastineeksi jotain konkreettista; toisin sanoen lopputuloksena meillä on ”laite” – kannettava tietokone, pöytätietokone, palvelin tai verkkokomponentti.
2. Toiset 20 % kustannuksistamme kohdistuu ohjelmistoteknologioihin – käyttöjärjestelmiin, virtualisointialustoihin, tietokantoihin ja tiettyjen sovellusten lisensseihin.
3. Suurin osa, noin 60 % kustannuksistamme, kuluu järjestelmän ylläpitoon – sen varmistamiseen, että järjestelmä on toimintakunnossa ja toimii vaatimustemme mukaisesti. Tämä on pääosin puhtaasti ihmistyötä, jota suorittaa alalla koulutettu henkilö. Tähän osaan kohdistuu myös suurin osa tehottomasti käytetyistä varoista, mikä liittyy läheisesti palkkaamiemme henkilöiden osaamiseen. Konkreettisena esimerkkinä voin mainita oman kokemukseni, jossa toimimattoman järjestelmän toimittaja suositteli asiakkaalle laitteiston ja korkeamman luokan tietokannan hankkimista ongelman ratkaisemiseksi. Kustannukset olivat viisi miljoonaa Tšekin kruunua, mikä oli noin kaksinkertainen määrä vuotuiseen IT-budjettiin verrattuna. Asiakas pyysi meitä tarkistamaan ehdotetun menettelyn, ja analysoituamme tietokantapalvelimen suorituskyvyn jouduimme toteamaan, että ongelma ei ollut tekniikassa, vaan siinä, miten koodi oli kirjoitettu. Kun koodia oli muokattu, järjestelmä antoi asiakkaan tarvitsemat vastaukset, eikä viittä miljoonaa mennyt hukkaan. Muuten, tämä hankinta ei olisi ratkaissut ongelmia lainkaan.
   

Kahdessa ensimmäisessä kohdassa toimittajan vaihtaminen on mahdollista, ja analyysin avulla voidaan selvästi selvittää, kannattaako muutos. Kolmannessa kohdassa asia ei ole niin yksinkertainen.

Miten riippuvuus toimittajastamme syntyy?

Vaikka ajattelemme toimittajaa usein ulkoisena tahona, voimme tulla riippuvaisiksi myös sisäisestä toimittajastamme. Tällainen voi olla esimerkiksi tietty kehittäjä, joka on yrityksemme työntekijä.

On hyvä ymmärtää heti alusta alkaen, että tämä riippuvuussuhde voi olla sekä epäterveellinen että symbioottinen, eli molemmille osapuolille hyödyllinen. Uskon kuitenkin, että asiakkaan tulisi aina hallita koko aluetta itse, ja että siitä on oltava vastuussa joku yrityksen ylimmästä johdosta.

No, miten meistä sitten tulee riippuvaisia?

• Tietoisesti – meillä ei ole osaamista tietyllä alalla, eikä sen ylläpitäminen kannata. On selvää, että jos yrityksellämme on käytössä yksi Oracle-tietokanta, on edullisempaa palkata asiantuntija muutamaksi tunniksi kuukaudessa hoitamaan sen ylläpitoon liittyvät tehtävät. Näin säästämme työntekijöiden kouluttamisesta aiheutuvat kustannukset, ja asiantuntija, joka työskentelee tämän teknologian parissa useissa organisaatioissa, pystyy ratkaisemaan nämä ongelmat rutiininomaisesti, nopeasti ja tehokkaasti.
  
• "Lyhytaikaiset ratkaisut" – lyhytaikaisille ja pienimuotoisille ratkaisuille on ominaista, että ne kasvavat hyvin nopeasti ja leviävät pian koko yritykseen. Kaikki alkoi siitä, että loimme tietokannan nykyisistä ja liikekumppaneistamme. Jonkin ajan kuluttua pyysimme mahdollisuutta seurata näiden yhteyshenkilöiden kanssa tekemäämme toimintaa – joten toimittaja ohjelmoi uuden moduulin ideoidemme pohjalta; sitten tuli palvelupyyntöjen seuranta, viestintä EDI:n kautta... Ja yhtäkkiä pienestä toimittajasta tuli keskeisen sovelluksen toimittaja. Kukaan yrityksessä ei tiedä tarkalleen, miten se toimii, ja vain yhdellä ohjelmoijalla on käsitys siitä, mitä siellä on, mistä data virtaa ja minne, ja mitä sille tapahtuu.
  

Käyttämällä vain yhtä toimittajaa

– Jos olemme määritelleet palvelut, joita toimittaja meille tarjoaa, sekä niihin liittyvän palvelutasosopimuksen (SLA), ei mitään tapahdu. Toimittajien konsolidoinnin yhteydessä olemme todennäköisesti saaneet edullisemmat ehdot. Valitettavasti 90 prosentilla yrityksistä ei ole aavistustakaan siitä, mitä toimittaja heidän puolestaan tekee. Palveluja tai palvelutasosopimusta ei ole kuvattu, minkä seurauksena yritykset ovat menettäneet hallinnan keskeisistä prosesseistaan ja IT-tuestaan.

Toimittajan aikomus

– Rehellisesti sanottuna en ole koskaan törmännyt tällaiseen tapaukseen. Tosiasia kuitenkin on, että jos toimittaja ryhtyy tekemään yhteistyötä asiakkaan kanssa, joka ei kiinnitä asiaan huomiota tai panosta siihen, toimittaja voi käyttää tilannetta hyväkseen ja manipuloida asiakkaan sellaiseen epätasa-arvoiseen suhteeseen.

IT-toimittajaan kohdistuvan epäterveellisen riippuvuuden riskit ovat samat kuin muissakin tapauksissa:

Toimitusaikataulujen ja laadun hallinnan menettäminen

– meidän on sovitettava kaikki vaatimuksemme ja niiden täyttäminen yhteen tietyn toimittajan kanssa. Jos toimittaja on ylikuormitettu, se ei välttämättä pysty toimittamaan tavaraa siinä laajuudessa ja siinä aikataulussa kuin me vaadimme.

Avainhenkilön lähtö

– Ainoa sovelluksemme tunteva kehittäjä päätti muuttaa elämäntapaansa ja lähti meditoimaan Intiaan. Mitä me voimme tehdä Meistä ?

Toimittajien välisen kilpailun mahdottomuus

– Haluaisimme löytää uuden toimittajan, mutta emme tiedä, miten järjestää tarjouskilpailu, koska emme tiedä, mitä vaatimuksia asettaa ja miten. Yleisen toimeksiannon vuoksi uuden toimittajan on otettava riski huomioon hinnassa, mikä nostaa tarjouksen hintaa. Eikö se olekin harmi?

Yrityksen itsemääräämisoikeuden menettäminen ja kilpailuedun luominen

– palataanpa blogini alkuun. Järjestelmämme luojat ratkaisevat kilpailukykymme. Saamme vain sen, mitä toimittaja pystyy toimittamaan; emme sitä, mitä todella haluamme ja vaadimme.