Aiemmista artikkeleista tiedämme paitsi, miten joudutaan epäterveeseen riippuvuuteen IT-toimittajista ja mitä ongelmia se aiheuttaa, myös sen, miten tällaista riippuvuutta voidaan välttää. Mutta mitä pitäisi tehdä, jos olet jo tässä tilanteessa ja haluat päästä siitä eroon? Vastauksen löydät tämän kolmiosaisen sarjan viimeisestä osasta.
1. Tarkista sopimus toimittajan kanssa
Sopimus on keskeinen asiakirja, jossa määritellään toimintamme puitteet. Tarkista sopimuksen voimassaolo ja ehdot, joilla voit irtisanoa yhteistyön. On erityisen tärkeää tarkistaa, miten järjestelmän, palveluiden ja dokumentaation luovutusmenettelyt on määritelty. Harkitse huolellisesti, olisiko edullisempaa sopia ensin muutoksesta sopimukseen, jotta ehdot ovat oikeudenmukaiset molemmille osapuolille. Toimittaja on valmis tekemään myönnytyksiä pitääkseen sinut asiakkaana.
Huomioi, että vanhan ja uuden toimittajan väliseen siirtymävaiheeseen kuluu jonkin verran aikaa. Ehdota menettelytapaa, jonka mukaisesti siirtymä järjestetään; mitä toimia on toteutettava ja millä aikataululla.
2. Selitä, miksi haluat vaihtaa toimittajaa
Tärkeintä on, että yrityksesi toiminta jatkuu toimittajanvaihdon jälkeenkin. Selitä selkeästi, miksi haluat vaihtaa toimittajaa ja mitä riskejä tähän muutokseen liittyy. Kun lisäät luetteloon myös hyödyt ja kustannukset, päätöksesi tulee selkeämmäksi.
Jos toimittaja ei täytä vaatimuksianne, selvittäkää syy. Johtuuko se siitä, että ette pysty antamaan selkeitä ohjeita? Muuttatteko vaatimuksianne epäjärjestelmällisesti? Jos huomaatte, että ongelmat johtuvat suurelta osin omasta organisaatiostanne, toimittajan vaihtaminen ei ratkaise ongelmaa. Siirrätte ongelman vain yhdeltä toimittajalta toiselle.
3. Laadi yksityiskohtainen luettelo IT-laitteista
Luettelossa on mainittava laitteisto, verkkotopologia, ohjelmistot sekä kaikki liiketoimintaasi tukevat sovellukset. Sinun on varmistettava, että tiedät tarkalleen, mitä olet siirtämässä. Onko esimerkiksi osia, joihin et voi vaikuttaa ja joista et pysty viemään tietojasi?
Ei ole mitään pahempaa kuin se, että jokin komponentti jää huomaamatta luovutuksen yhteydessä ja sitä ei sitten voi käyttää; esimerkiksi.
4. Varmista, että tiedät kaikki kirjautumistiedot
Osana riskienhallintaohjelmaansa jokaisen yrityksen tulisi tallentaa kaikki järjestelmiensä käyttöoikeustiedot ja muut vastaavat tiedot esimerkiksi turvalliseen, sinetöityyn kirjekuoreen. On suositeltavaa tarkistaa vähintään kerran vuodessa, että nämä tiedot ovat käyttökelpoisia ja täydellisiä. On tapahtunut useammin kuin kerran, että järjestelmänvalvojan tai toimittajan työntekijän lähdettyä kukaan ei ole pystynyt kirjautumaan tiettyyn järjestelmään.
5. Nimeä siirtymävaiheesta vastaava henkilö
Jotta siirtymä sujuisi jouhevasti, suosittelen nimeämään yhden henkilön vastaamaan siirtymästä. Tämän henkilön tai hänen tiiminsä alaistensa on kyettävä suunnittelemaan siirtymä ja varmistamaan, että siirtymäsuunnitelmaa noudatetaan. Tämä henkilö toimii ainoana yhteyspisteenä ongelmien ratkaisemisessa ja väärinkäsitysten ehkäisemisessä, eikä kenelläkään tulisi olla oikeutta ohittaa häntä.
6. Varmuuskopioi tietosi
Varmista käytännössä, että sinulla on varmuuskopiot kaikista tiedoistasi ja – mikä tärkeintä – että pystyt purkamaan ja käyttämään tietoja ongelmatilanteissa. Varmuuskopio, jonka tietorakennetta et tunne etkä osaa käyttää, on tietysti hyödytön.
7. Varo kieltämästä toimittajan asiantuntijoiden palkkaamista
Useimpien toimittajien sopimuksissa on tiukka kielto, joka estää asiakasta palkkaamasta toimittajan työntekijöitä. Aiemmin oli yleistä, että asiakkaat houkuttelivat palvelukseensa työntekijöitä, jotka olivat olleet mukana heidän järjestelmiensä kehittämisessä tai hallinnoinnissa, mutta nykyään nämä käytännöt on yleensä otettu sopimuksissa hyvin huomioon. Lisäksi tällaiset Säästöt kääntyvät Säästöt haitaksi, sillä ne heikentävät toimittajien keskinäistä korvattavuutta ja lisäävät toimintariskejä.
8. Varo mahdollisia tuotantokatkoksia siirtymäkauden aikana
Helmikuussa 2018 KFC-pikaruokaketjun oli suljettava 900 ravintolaa Isossa-Britanniassa, koska niillä ei ollut kanaa. Yli viikon ajan kanan toimittaminen ei ollut mahdollista. Toimituskatkos johtui siitä, että logistiikkakumppaniksi oli marraskuussa 2017 vaihdettu DHL. Kuinka paljon ketju säästää logistiikkakustannuksissa ja kuinka paljon tämä toimituskatkos tuli sille maksamaan?
Vaikka suunnittelu olisi kuinka huolellista tahansa, ongelmia voi silti ilmetä; siksi on otettava tämä mahdollisuus huomioon ja laadittava varasuunnitelmat tilanteen palauttamiseksi (paluu edelliseen tilaan).
IT-palveluntarjoajan vaihtaminen ei ole helppoa, ja sinun on harkittava tarkkaan Meistä se kannattaa tehdä. Toivon, että tämä artikkeli on antanut sinulle yleiskuvan siitä, miten tällainen muutos suunnitellaan ja toteutetaan.
