Gotovo svi planovi optimizacije počinju na vrhu popisa. I funkcioniraju. Iz prvog pokušaja.
U ovom članku objašnjavam zašto se najskupljih 20% obično i najpažljivije prati, te gdje je pravi put: u stavkama srednje veličine koje same po sebi nikada ne opravdavaju sastanak uprave.
Gotovo svaki rukovoditelj zna pravilo 80/20.
I gotovo svi to primjenjuju na isti popis: potrošnja sortirana od najveće do najniže.
Ima smisla da to čine. To je popis koji sustav pruža, onaj koji stiže do odbora, jedini koji se može pročitati bez potrebe za objašnjavanjem.
Problem nije u pravilu. Problem je u tome gdje ljudi gledaju.
Nakon mnogih optimizacijskih projekata, obrazac se ponavlja: vrh liste dobro reagira prvi put.
I sve manje i manje nakon toga.
Gdje svi gledaju
Energija. Vanjsko osoblje. Logistika. Osiguranje. Sirovine.
To su kategorije u kojima počinje svaki plan optimizacije, a logika je besprijekorna: tu je novac.
Problem je što su i svi ostali tamo. Ove kategorije imaju vlasnika, odbor i povijest natječaja. Pregledavaju se svake godine jer ih njihova veličina prisiljava na pregled.
Najskupljih 20% ujedno je i najpažljivije praćenih 20%.
A ono što se svake godine preispituje rijetko ima puno prostora za poboljšanje.
Pa gdje je onda onih 20% koji su važni?
Raspršeno je. I zato se ne pojavljuje ni u jednom izvješću.
Razmislite o voznom parku koji je bio dimenzioniran kada je tvrtka imala drugačiju komercijalnu strukturu, a koji se danas obnavlja po inerciji, koristeći kriterije od prije šest godina.
Ili onaj softver za koji plaća cijela radna snaga, a koristi ga samo 10%. Ili telekomunikacije.
Ili ta kategorija troškova koja se povećavala s godišnjim pregledom cijena, iz godine u godinu, bez da itko ikada usporedi rezultat s onim što tržište danas nudi.
Niti jedan od njih ne opravdava sam sastanak uprave.
Svi oni zajedno objašnjavaju dio Marža što se kasnije traži negdje drugdje.
Zašto je iznos obmanjujući
Uobičajeni kriterij za određivanje prioriteta je veličina kategorije potrošnje.
Koristan kriterij je još jedan: prilika, udaljenost između onoga što se plaća i onoga što bi trebalo biti plaćeno.
Kategorija od dva milijuna funti koja je dobro ispregovarana ima manje mogućnosti od kategorije od dvjesto tisuća funti koje se nitko nije dotaknuo šest godina.
Količina mjeri težinu. Prilika mjeri potencijal.
I gotovo se nikad ne poklapaju.
Kako to prepoznajete?
Ne sortiranjem potrošnje po eurima. Postavljanjem tri pitanja o svim troškovima, ne samo o velikim kategorijama:
- Kada je zadnji put pregovarano i protiv koliko stvarnih alternativa?
- Je li današnja potrošnja slična potrošnji za koju je izvorno bila predviđena?
- Odgovara li ono što se fakturira onome što je potpisano?
Ono što iz ovoga proizlazi nije popis rezova. To je karta koja pokazuje gdje postoje mogućnosti, a gdje ih nema.
A drugo je jednako važno kao i prvo: poznavanje toga koje su kategorije već u dobroj formi izbjegava mjesece unutarnjeg naprezanja u bitkama koje su već dobivene od samog početka.
80/20 pažnje
Pravilo se ne odnosi samo na trošenje. Odnosi se i na vrijeme onih koji donose odluke.
Većina odbora posvećuje 80% svoje pažnje na 20% potrošnje koja je najvidljivija. Ne na 20% s najvećom prilikom.
I tako, iz godine u godinu, ono što je već optimizirano postaje još usavršenije. A ono što nikada nije pregledano jednostavno se nasljeđuje.
Pravilo 80/20 i dalje vrijedi. Ono što obično ne uspijeva jest popis na koji se primjenjuje.
Kad biste sutra morali ukazati na 20% svoje potrošnje s najvećom prilikom, biste li to mogli učiniti s podacima?
20% koji određuju vašu profitabilnost nije 20% koji nosi najveću težinu u računu dobiti i gubitka.
