Mesterséges intelligencia a beszerzésben: a pénzügyi ismeretek strukturális előnyként való kihasználása

Írta: Darren Roberts A mesterséges intelligencia már nem csupán a jövőbeli tervek része a pénzügyi vezetők számára. Már most is átalakítja azt, ahogyan a vállalat egészében biztosítják a haszonkulcsokat, feltárják a kockázatokat és végrehajtják a döntéseket. ERA Group az elmúlt néhány évet azzal töltöttük, hogy újragondoljuk, hogyan integrálható a beszerzési intelligencia a pénzügyi döntéshozatalba. Amit megtanultunk, az egyszerű: az automatizálás önmagában nem jelent előnyt. Az intelligencia viszont igen, de csak akkor, ha azt a gyakorlatban is alkalmazzák.

Számos szervezet még mindig pusztán tranzakciós feladatként kezeli a beszerzést. Az AI-t csupán ráépítik a folyamatra a beszerzés automatizálása, az ajánlattételi felhívásokra adott válaszok gyorsítása vagy a jelentések gyorsabb elkészítése érdekében. Ezek a hatékonyságnövelő intézkedések ugyan hasznosak, de ritkán oldják meg a mélyebb problémát: a széttagolt átláthatóság, a késleltetett jelentések és az egymástól elszigetelt döntéshozatal által okozott árrésveszteséget.

A legjelentősebb változás akkor következik be, amikor a mesterséges intelligenciát beépítik a beszerzés alapvető működési modelljébe.

Az iparágakon átívelő munkánk során ugyanazt a mintát figyeljük meg. Azok a pénzügyi vezetők, akik strukturális előnyt teremtenek, három dologra koncentrálnak:

Először is, a visszamenőleges jelentéstételtől a valós idejű pénzügyi elemzés felé fordulnak. A hagyományos kiadási elemzés azt mutatja meg, mi történt már. A mesterséges intelligencián alapuló elemzés viszont korán jelzi a problémákat, még mielőtt azok rontanák az árrést, felismerve a beszállítói teljesítménybeli problémákat, az árképzési rendellenességeket vagy a költségnövelő tényezőket.

Másodszor: a feladatok automatizálása előtt átalakítják a döntési folyamatokat. Egy nemrégiben végzett megbízás során az ügyfél eredetileg arra kért fel minket, hogy tárgyaljunk ki kedvezőbb árat egy kulcsfontosságú nyersanyag beszerzésére. Ahelyett, hogy rögtön a tárgyalásokkal kezdtünk volna, először a terméktervezést és az operatív folyamatokat vizsgáltuk meg. Az anyagfelhasználás csökkentésével és a gyártási hatékonyság javításával előnyt szereztünk magunknak, mielőtt belekezdtünk volna az üzleti tárgyalásokba. Ez a lépés strukturális, nem pedig csupán kismértékű hatást gyakorolt az árrésre.

Harmadszor: az AI-alapú betekintést tapasztalati alapú megítéléssel ötvözik. Az adatok önmagukban nem biztosítják a haszonkulcsot. Az információkat értelmezni, fontossági sorrendbe állítani és a gyakorlatban is alkalmazni kell. A technológia gyorsítja az átláthatóságot, de csak a fegyelmezett végrehajtás alakítja át a betekintést pénzügyi teljesítménnyé.

Itt kerül előtérbe a hatékony irányítás fontossága. Ahogy a mesterséges intelligencia egyre olcsóbbá és elérhetőbbé válik, úgy növekszik a széttagoltság kockázata is. A sokféle eszköz, az egymástól elszigetelt irányítópultok és az egymással összehangolatlan kezdeményezések nemhogy megszüntetnék, hanem éppen új „vakfoltokat” hozhatnak létre. A mesterséges intelligencia beszerzésbe való beépítése a pénzügyi, beszerzési és technológiai részlegek összehangolt együttműködését igényli, az eredményekért való egyértelmű felelősségvállalás mellett.

ERA Group nem csupán a kiadások gyorsabb elemzésére összpontosítunk. Célunk olyan információs rendszer kiépítése, amely megerősíti az ellenőrzést, csökkenti az árrésveszteségeket, és feltárja a beszállítói ökoszisztémákban rejlő rejtett értéket. Ez azt jelenti, hogy összekapcsoljuk az adatokat, valós időben feltárjuk a kockázatokat, és gondoskodunk arról, hogy a döntéseket fegyelmezett módon hajtsák végre.

A mesterséges intelligencia nem helyettesíti a pénzügyi ítélőképességet. Hanem élesíti azt.

A szűkülő árrések és a növekvő komplexitás közepette a pénzügyi vezetők számára már nem az a kérdés, hogy bevezessék-e a mesterséges intelligenciát a beszerzésbe. Hanem az, hogy a pénzügyi részleg milyen gyorsan tudja azt a megfelelő struktúrával, irányítási rendszerrel és vezetéssel működésbe hozni, hogy megőrizze előnyét.