A rejtett értékek kiaknázása: Hogyan biztosít versenyelőnyt a beszállítói költségek optimalizálása

A pénzügyi nehézségek valósak – és egyre súlyosbodnak

Minden CFO COO ezt COO , ismeri ezt az érzést: a még másfél évvel ezelőtt kezelhető árrések ma már minden oldalról támadásnak vannak kitéve. A bérinfláció továbbra is meghaladja a termelékenység növekedését. A nyersanyagárak továbbra is magasak és ingadozóak. Az energiaköltségek meredeken emelkedtek. A szállítási, raktározási, biztosítási és technológiai költségek egyaránt emelkednek. Mindezek tetejébe pedig a vám- és kereskedelempolitikai bizonytalanság újabb kockázati tényezőt jelent az ellátási lánc számára.

Minden jó vezető reagál a helyzetre, de vajon megéri-e a hagyományos válaszlépések – az árak emelése, a létszámleépítés, a beruházások elhalasztása – az ezzel járó hátrányokat? Az árak emelése versenyképes piacon a vásárlói elvándorlás kockázatával jár. A szerkezetátalakítás gyakran rontja a munkatársak hangulatát és a szervezeten belüli tudásbázist. A vezetői csapatok többsége azonban figyelmen kívül hagy egy hatékony, a működést alig zavaró eszközt, amely pedig a szemük előtt van: a meglévő beszállítói hálózatot és a működési költségvetést.

Azok a vállalatok, amelyek optimalizálják a beszállítói költségeket, nem csupán a kiadásokat csökkentik – hanem a teljes tulajdonlási költségre és a hosszú távú értékteremtésre koncentrálnak

A Pareto-vakság, amelyet a legtöbb vezetőségi tag figyelmen kívül hagy

A legtöbb szervezet szigorú beszerzési szabályokat alkalmaz azon 20%-os beszállítói körre, amely a teljes kiadás 80%-át adja – vagyis a stratégiai beszállítókra. A legfontosabb alapanyagok, a beruházási eszközök és a kulcsfontosságú szolgáltatási szerződések esetében külön csapatok foglalkoznak velük, versenytárgyalásokat tartanak, és rendszeresen felülvizsgálják a szerződéseket.

A kiadások fennmaradó 20%-a – amit a beszerzési szakemberek „tail spend”-nek neveznek – azonban egészen más képet mutat. Ez a szegmens általában több száz beszállítóra oszlik, és számos költségkategóriát foglal magában, mint például a karbantartási és üzemeltetési kellékek, a logisztika, az egyenruhák, a távközlés, a biztosítás, a hulladékgazdálkodás, az irodai kiadások stb. Ezekben a kategóriákban a beszállítók kezelése szinte mindig elhanyagolt. A belső vezetők másodlagos feladatként kezelik ezeket a beszállítói kapcsolatokat, a benchmarking adatok szűkösek, és továbbra is az a feltételezés uralkodik, hogy a megtakarítási lehetőségek egyszerűen nem érik meg a fáradságot.

Ez a feltételezés téves – és drága is. ERA Groupgyártási, egészségügyi, pénzügyi szolgáltatási és nonprofit szektorokban végzett ügyfélmunkái következetesen azt mutatják, hogy a kis összegű kiadások kategóriájában 10–30%-os megtakarítás érhető el. Ez a lehetőség független a vállalat méretétől és az iparágtól, és a megtakarítási potenciál átalakító hatással lehet a vállalkozásra.

Miért hagyják ki a lehetőségeket még a legerősebb vállalatok is?

Könnyű lenne azt feltételezni, hogy a beszerzési költségek terén elmaradó teljesítmény a rossz vezetés jele. A valóságban azonban a gátló tényezők strukturális jellegűek – és még a legfejlettebb szervezeteket is érintik.

Belső szempontból a közvetett kiadási kategóriákat felügyelő funkcionális vezetők ritkán rendelkeznek mélyreható szakértelemmel az adott piacokon. Egy nyersanyag-beszerzésben jártas beszerzési igazgató például csak korlátozott rálátással rendelkezhet a logisztikai szerződések vagy a távközlési díjak mögötti költségtényezőkre. Ezt tovább súlyosbítja, hogy a tényleges kiadások átláthatósága gyakran hiányos: a vállalati hitelkártyák eltorzítják a beszerzési adatokat, a számlákat stratégiai áttekintés nélkül dolgozzák fel, és kevés szervezet tud gyorsan választ adni arra a kérdésre, hogy „Mit költöttünk valójában az X beszállítónál az összes telephelyen és kategóriában a tavalyi évben?”

A beszállítói oldalon a helyzet ugyanilyen egyértelmű. A beszállítók tapasztalt árazási szakemberek. Szegmentálják ügyfeleiket, ahol csak lehet, megvédik árrést, és az információs aszimmetriát saját javukra fordítják. Nem minden ügyfél kap ugyanazt az árat. A csomagban kínált szolgáltatási szerződések gyakran elrejtik a valódi költségeket. És bár a legalacsonyabb ajánlati árat könnyű összehasonlítani, a teljes tulajdonlási költséget – beleértve a minőséget, a megbízhatóságot, a feldolgozási költségeket és az utómunkálatokat – sokkal nehezebb felmérni mélyreható kategóriaismeret és megfelelő erőforrások nélkül.

• Megerősítő torzítás: A megerősítő torzítás miatt a csapatok azt feltételezik, hogy a jelenlegi árak versenyképesek, holott azokat évek óta nem vetették össze a piaci átlagokkal.
• A kapcsolatok tehetetlensége: A hosszú távú beszállítói kapcsolatok ugyan értékesek, de költségessé válhatnak, ha nem vizsgálják felül őket rendszeresen, beleértve a teljes tulajdonlási költség felmérését is.
• A beszerzési szervezetek korlátai: A beszerzési szervezetek az átlagos ügyfelek számára kedvező árakat kínálnak, de nem mindig a legkedvezőbb árakat az egyes vállalatok egyedi igényeinek figyelembevételével – az optimális árazáshoz személyre szabott megközelítésre van szükség.
• A referenciaértékek közötti eltérések: Külső referenciaértékek hiányában a vállalatok egyszerűen nem tudják, mi számít „jónak” a legtöbb költségkategóriában.

A beszállítók tudják, hogyan lehet csökkenteni a költségeit. Csakhogy ezt az információt nem osztják meg önként, hacsak nem a megfelelő emberek teszik fel a megfelelő kérdéseket.

A külső szakértők bevonásának indokai

Itt változik meg a helyzet. Ahhoz, hogy egyenlő feltételeket teremtsünk a beszállítókkal szemben, három dologra van szükség, amit a legtöbb belső csapat nem tud könnyen biztosítani: kategóriaspecifikus piaci ismeretekre, több tucat kiadási kategóriára kiterjedő tárgyalási szakértelemre, valamint a szigorú, strukturált folyamat végrehajtásához szükséges időre.

Egy tapasztalt független tanácsadó mindhárom szempontot biztosítja. Ennél is fontosabb azonban, hogy független a beszállítóktól – vagyis kizárólagos célja az Ön érdekeinek érvényesítése (
), nem pedig az üzleti kapcsolat a beszállítóval. Ez a függetlenség minden tárgyalás dinamikáját megváltoztatja. A beszállítók tudják, hogy olyan partnerrel állnak szemben, aki ismeri a költségszerkezetüket, hozzáfér külső összehasonlító adatokhoz, és olyan versenypályázatot szervez, amely valóban a legjobb árat követeli meg.

A leghatékonyabb együttműködések nem csupán egyszeri megtakarításokat eredményeznek. Hanem egy megismételhető keretrendszert hoznak létre: elemzik és kategóriákba sorolják a kiadásokat, egyértelműen meghatározzák a követelményeket, ellenőrizik a feltételezéseket, stratégiailag közelítik meg a piacokat, és az eredményeket egy referenciaértékhez viszonyítva követik nyomon. A megtakarításokat megvalósítják – majd folyamatos nyomon követéssel, szerződéses ellenőrzésekkel és teljesítményméréssel biztosítják azok fenntartását, megakadályozva ezzel a beszállítóknak kedvező árak felé történő elkerülhetetlen visszatérést.

ERA Group számos ügyfélprojekt keretében ERA Group ezt a folyamatot, többek között a gyártási, pénzügyi szolgáltatási, egészségügyi, nonprofit, valamint az élelmiszer- és italipari szektorokban. Az eredmények projektként átlagosan évi 100 000 dollártól több mint 5 millió dollárig terjedő megtakarításokat mutatnak, és gyakran olyan működési fejlesztéseket is magukban foglalnak, amelyek messze túlmutatnak a kezdeti feladatkörön.

A várakozás ára

A mai árrésnyomással küzdő vállalatok számára a beszállítói költségek optimalizálása nem egy olyan hosszú távú kezdeményezés, amelyet egy jövőbeli negyedévre kellene betervezni. Minden egyes hónap, amely strukturált felülvizsgálat nélkül telik el, egy olyan hónap, amikor elkerülhető költségek folynak ki az ajtón. A megtakarítási lehetőségek adottak. A referenciaadatok rendelkezésre állnak. A módszertan bevált.

Az egyetlen kérdés az, hogy a te szervezeted fogja-e megragadni ezt a lehetőséget – vagy inkább hagyod, hogy a versenytársaid találják meg előbb.

Készen áll arra, hogy felfedezze rejtett értékeit?
ERA Group üzleti vezetőkkelERA Group tárja fel azokat az új költségmegtakarítási lehetőségeket, amelyek közvetlenül javítják a vállalat eredményét. 1992 óta több ezer ügyfelünknek segítettünk a legjobb eredmények elérésében, a működési hatékonyság javításában és a megtakarítások hosszú távú fenntartásában.

Globális tanácsadói hálózatunk mélyreható kategóriaismerettel, valós idejű iparági összehasonlító adatokkal, valamint számtalan beszállítói kategóriára kiterjedő szakértelemmel járul hozzá csapatának eredményességéhez. „Nincs megtakarítás, nincs díj” elvünk értelmében szolgáltatásainkért nem számolunk fel díjat, ha nem sikerül megtakarításokat elérnünk.

‍