Az önkéntes juttatások terén növekvő ERISA-kockázat

Az önkéntes juttatási programok keretében az ERISA szerinti vagyonkezelői kötelezettségek vizsgálata

Az 1974. évi munkavállalói nyugdíjbiztonsági törvény (ERISA) már régóta bevett gyakorlat, akárcsak az általa előírt vagyonkezelői kötelezettségek. A nyugdíjprogramok szervezőinek a résztvevők és a kedvezményezettek legjobb érdekeit szem előtt tartva kell eljárniuk. Újdonságnak számít azonban az önkéntes juttatási programokra összpontosító, egyre növekvő számú ERISA-peres ügy.

A Schlichter Bogard LLC (Schlichter) nemrég az ERISA alapján csoportos keresetet indított több nagyvállalat, valamint azok munkavállalói juttatásokkal és egészségbiztosítással foglalkozó ügynökei és tanácsadói ellen. A keresetek a bizalmi kötelezettség megsértését állítják az önkéntes juttatási programokkal kapcsolatban, ideértve a baleset-, súlyos betegség- és kórházi kártérítési biztosításokat is.

Mikor tartoznak az önkéntes juttatások az ERISA hatálya alá?

A közelmúltbeli peres ügyek rávilágítanak arra, hogy egyre szigorúbban vizsgálják, vajon az önkéntes juttatási programok valóban jogosultak-e az ERISA alóli mentességre. A Schlichter-csoportos perben a felperesek azt állítják, hogy egyes munkáltatók nem teljesítették a Munkaügyi Minisztérium (DOL) biztonsági kikötőre vonatkozó követelményeit, ami miatt ezeket a programokat az ERISA hatálya alá tartozó, vagyonkezelői kötelezettségekkel terhelt munkavállalói jóléti juttatási programokként kell kezelni. Általánosságban elmondható, hogy az önkéntes juttatási programok nem minősülnek az ERISA hatálya alá tartozó programoknak, ha teljesítik a DOL biztonsági kikötő rendelkezésében foglalt mind a négy kritériumot:

1. A munkáltató nem járul hozzá a biztosítási díjak fizetéséhez
2. A munkáltató az adminisztratív szolgáltatásokért járó ésszerű költségtérítésen kívül semmilyen egyéb ellentételezést nem kap
3. A részvétel a munkavállalók számára teljesen önkéntes
4. A munkáltató a programot kizárólag a bérből történő levonások lebonyolításával támogatja, és lehetővé teszi a biztosítóknak vagy a biztosítási ügynököknek, hogy tájékoztassák a munkavállalókat a kínálatról

Ha e feltételek bármelyike nem teljesül, az azt eredményezheti, hogy a terv az ERISA hatálya alá kerül, ami a kapcsolódó vagyonkezelői kötelezettségekkel és a lehetséges jogi felelősséggel jár.

Példák a munkáltatói ajánlásra – és azok lehetséges következményeire

Bizonyos munkáltatói intézkedések „jóváhagyásnak” értelmezhetők, ami veszélybe sodorhatja az önkéntes nyugdíjrendszer ERISA alóli mentességét:

• Ha a munkáltatói arculatot tükröző anyagokban (pl. a vállalat nevével és logójával ellátott juttatási útmutatókban) szerepelnek az önkéntes juttatások, az azt a látszatot keltheti, hogy a munkáltató szervezte meg, tárgyalta ki vagy támogatta a programot
• Ha a nyílt jelentkezési időszakban egy csoportos biztosítást az általános javadalmazási és juttatási csomag részeként népszerűsítenek, az támogatásnak minősülhet
• Ha egy strukturált beiratkozási platformon belül korlátozott számú juttatást kínálnak, az azt a látszatot keltheti, hogy a munkáltató választotta ki és támogatja azokat
• Ha a munkavállalóknak lehetőséget biztosítanak arra, hogy önkéntes juttatásaikat adóelőtti alapon fizessék meg egy cafeteria-program keretében, az a
  oldalon is támogatásnak minősülhet

Ha megállapítást nyer a jóváhagyás, a terv az ERISA hatálya alá kerülhet, ami vagyonkezelői kötelezettségeket és esetleges felelősséget von maga után.

Miért tekinthetők a munkáltatók és a brókerek vagyonkezelőnek?

A közelmúltbeli peres eljárásokban a felperesek azzal érvelnek, hogy a munkáltatók – és egyes esetekben a brókereik is – a nyugdíjrendszer felügyeletében és irányításában betöltött szerepük alapján vagyonkezelői minőségben járnak el. A legfontosabb vádpontok a következők:

• A munkáltatók a nyugdíjrendszer igazgatása terén mérlegelési jogkörrel rendelkeznek, ami magában foglalja azt a kötelezettséget, hogy körültekintően és a résztvevők legjobb érdekeit szem előtt tartva járjanak el
• A munkáltatóknak kötelességük figyelemmel kísérni a szolgáltatók díjazását, és gondoskodniuk kell arról, hogy a díjak méltányosak legyenek
• A munkáltatóktól elvárják, hogy a díjakat, a biztosítókat, a kárigény-előzményeket, a jutalékokat és a program általános értékét a piaci referenciaértékekhez viszonyítva értékeljék
• Egyes esetekben a brókerek jutalékai állítólag meghaladták a biztosítási kötvények alapján kifizetett kártérítések összegét
• A kizárólag a munkavállalók által finanszírozott önkéntes programok költséghatékonyságát és versenyképességét nem vizsgálták meg kellő alaposan
• A munkáltatók elmulasztották figyelemmel kísérni és megtárgyalni olyan kulcsfontosságú elemeket, mint a biztosító kiválasztása, a jutalékok és a kárhányad

A munkáltatók számára fontos szempontok az önkéntes juttatások kezelése során

A kockázatok csökkentése és az irányítás megerősítése érdekében a munkáltatóknak érdemes megfontolniuk a következőket:

• Belső tanácsadó bizottság felállítása az önkéntes juttatási csomagok felülvizsgálata és a DOL biztonsági kikötő követelményeinek való megfelelés ellenőrzése céljából
• A terv teljesítményének nyomon követésére szolgáló hivatalos eljárások bevezetése, ideértve a brókerek díjazását, a díjstruktúrákat és a kárhányadokat
• A szolgáltatók alapos átvilágítása, beleértve a biztosítók pénzügyi erejét, kártérítési előzményeit és szolgáltatási képességeit
• A brókerek és eladók mindenféle díjazásának teljes átláthatóságának biztosítása, beleértve a jutalékokat és a közvetett kifizetéseket is
• A tervek rendszeres összehasonlítása a piaci alternatívákkal a versenyképesség és a munkavállalók számára nyújtott érték felmérése érdekében
• A döntéshozatali folyamatokról szóló egyértelmű dokumentáció vezetése a körültekintés és a felügyelet bizonyítására
• Semleges, gondosan megfogalmazott munkavállalói közlemények közzététele a véletlen jóváhagyás elkerülése érdekében
• A HR- és juttatási csapatok képzése az ERISA-törvény következményeiről és a vagyonkezelői felelősségről
• A vonatkozó jogszabályok betartásának biztosítása, ideértve az ERISA-t (amennyiben alkalmazandó), a COBRA-t és az Affordable Care Act-et, valamint a tervismertetők (SPD-k) rendszeres felülvizsgálata és frissítése
• Szükség esetén megfelelő hűségbiztosítás fenntartása az ERISA-előírások betartásának biztosítása érdekében
• Az önkéntes juttatások összehangolása az átfogó juttatási stratégiával a párhuzamos juttatások és a fedezetbeli hiányosságok elkerülése érdekében

A legfontosabb tanulság

A jogviták folyamatos fejlődésével a munkáltatóknak proaktív hozzáállást kell tanúsítaniuk annak értékelésében, hogy az önkéntes juttatások hogyan vannak kialakítva, hogyan kommunikálják azokat, és milyen szabályozás vonatkozik rájuk. Az a szolgáltatás, amelyet korábban alacsony kockázatú, a munkavállaló által fizetett juttatásként kezeltek, ma már fokozott figyelem tárgyát képezi – ezért a szigorú felügyelet, a dokumentálás és az átláthatóság fontossága nagyobb, mint valaha.

A szerzőről

Marlys Schmitt az ERA Group tapasztalt tanácsadó partnere ERA Group . Tanácsadóként és érdekképviselőként elsődleges célja, hogy szoros kapcsolatokat építsen ki, és átfogó költségcsökkentési megoldásokat nyújtson vezérigazgató és CFO . ERA Group töltött ideje alatt Schmitt több mint 20 millió dollár értékű kiadási felülvizsgálatot vezetett le, és több mint 100 ügyfélprojektet hajtott végre.

‍