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ロナルド・バテンバーグ氏は自身の専門家向けブログで、効率的な組織は、非効率な部分への対処やプロセスの改善を先延ばしにしないと説明している。
缶を何度も足で蹴り飛ばしてしまうような感覚、わかりますか？ 何とかしなくてはならない重要な課題があるのに、いつも何か別の、同じく重要なこと、あるいはそれ以上に重要なことが発生してしまい、なかなか手をつけられない。つまり先延ばしにしてしまうのです。優先順位をつける問題ですね。当然のことですが。
日々の多忙さの中で、重要な課題が後回しにされてしまうことはよくあります。業務の効率化やコスト削減のためには何かを変えなければならないと分かっていても、時間がない、あるいは緊急性を感じられないため、行動に移せないのです。この現象は「Cost of Inaction（不作為のコスト）」として知られています。
「不作為のコスト」とは、意思決定や改善策の実施を先送りした際に生じる、測定可能なものから直接的には測定できないものまで、あらゆる隠れたコストを指します。これには、節約機会の喪失といった具体的なコストだけでなく、従業員の士気低下や機会損失といった間接的なコストも含まれます。こうしたコストは目に見えない性質を持つため、多くの企業がその影響を過小評価したり、単に十分な優先順位を付けなかったりしています。
ところで、これらの費用は実際にはどのようなものなのでしょうか？また、ビジネスにおいて支払いの延期がなぜこれほど高額な代償を伴うことになるのでしょうか？
なぜ延期はこれほどコストがかかるのでしょうか？
例えばコスト最適化において、何もしないという決断は、往々にして最もコストのかかる選択となります。サプライヤーとの契約は自動的に更新され、価格上昇が積み重なり、請求書も十分に精査されません。こうした財務上の損失は、気づかないうちに増え続けていきます。対策が講じられる頃には、すでに数千から数百万ユーロもの節約の機会が失われていることもあります。
多くの組織は、行動を先送りする主な理由として、以下の3つを挙げています：
- 「忙しすぎるんだ」。それは理解できるが、経費削減を先送りすることは、利益を逃すことと同じだ。
- 「それ自体は大きなコスト項目ではありません。」10～15の異なるコスト項目における小さな無駄が、積み重なると、かえって莫大な損失につながる可能性があります。
- 「サプライヤーとの関係を損なうつもりはありません。」多くの場合、サプライヤーを乗り換える必要はなく、むしろ契約条件の改善、透明性の確保、そして責任の明確化が求められているのです。
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延期による具体的な影響
その影響を具体例で説明しましょう。私が数ヶ月前から交渉を進めている、年間売上高1億5,000万ユーロの潜在顧客は、ある経費項目において年間750万ユーロを支出しています。 この特定のカテゴリーにおいて、直近の様々な事例から、平均12％のコスト削減余地があることが実証されています。つまり、品質を損なうことなく年間90万ユーロのコストを削減できるということです。これは毎年継続して実現可能です。購入量を減らすのではなく、より効率的な調達プロセスと、より良い契約条件によって達成されるのです。
この状況は、私が初めて同社と話し合いを持つずっと前から続いていました。2年以上もの間、問題は先送りされ続け、社内で「専任のバイヤーを配置すべきか」「外部の支援を仰ぐべきか」という議論が繰り返されていました。つまり、このケースにおける「何もしないことによるコスト」は、すでに200万ユーロを優に超えていたのです。
つまり、対策を講じるという決定がなされないために、利益が失われているのです。にもかかわらず、この顧客の利益率はわずか3.9パーセントに過ぎません。 したがって、最適化に取り組むという決定を下せば、利益は15％増加することになる。というのも、損益計算書上のコストを削減することは、利益に直接プラスに働くからだ。なぜなら、利益とは収益からコストを差し引いた結果であるからである。
「何もしないことによるコスト」を防ぐには、どうすればよいでしょうか？
1. 支出を分析する ：過去12か月間の支出を分析しましょう。何年も見直されていない支出のカテゴリーはありませんか？それらが、まず手をつけるべき対象となります。
2.外部からの客観的な視点を求める：社内の担当者は、業務に深く関わっているあまり、非効率な点に気づけないことがあります。外部監査を行うことで、新たな気づきが得られる可能性があります。
3.小さく始めて、大きく考える：改善は必ずしも抜本的なものである必要はありません。プロセスや契約に小さな変更を加えるだけで、大きな改善につながることもあります。
4. 影響を把握し 、共有する：組織内で支持を得るために、何もしないことによるコストを数値化しましょう。先送りにすることの代償を全員が理解すれば、緊急性が生まれます。
5.主体性と責任感を醸成する：コスト削減や改善計画が確実に実行されるよう、責任者を明確に指定する。
未来は今日から始まる
「何もしないことの代償」という教訓は明白です。効率的な組織は、非効率性の解消やプロセスの改善を先延ばしにしません。先延ばしは、収益性と成長を蝕む隠れた脅威です。結局のところ、「後で」はいつの間にか「決して」になってしまいます。コストを積極的に管理し、可能な限り削減することで、イノベーション、成長、そして従業員の満足度を高めるための余地が生まれます。
今すぐ最適化に取り掛かる方が、明日になってチャンスを逃したことを後悔するよりずっと良い。あなたはどの缶を前に蹴り出しますか？
