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로널드 바텐버그는 자신의 전문가 블로그에서, 효율적인 조직은 비효율성을 해결하고 프로세스를 개선하는 데 너무 오래 지체하지 않는다고 설명합니다.
캔을 계속 발로 차서 밀어내는 그 기분, 아시나요? 꼭 처리해야 할 중요한 일이지만, 항상 다른 중요한 일이나 더 시급한 일이 생겨서 자꾸 미루게 되는 그런 주제 말이에요. 결국 미루는 거죠. 우선순위를 정하는 문제일 뿐이죠. 당연한 이야기지만요.
바쁜 일상 속에서 중요한 사안들이 미뤄지는 경우가 종종 있습니다. 업무 효율을 높이고 비용을 절감하기 위해 변화가 필요하다는 것을 알면서도, 시간이나 시급성이 부족해 미루게 되는 것입니다. 이러한 현상을 ‘무행동의 비용(Cost of Inaction)’이라고 합니다.
‘무대응의 비용’이란 의사결정이나 개선 조치를 미루는 과정에서 발생하는, 측정 가능하거나 직접적으로 측정하기 어려운 모든 숨겨진 비용을 의미합니다. 여기에는 절감 기회 상실과 같은 구체적인 비용뿐만 아니라, 직원 사기 저하나 기회 상실과 같은 간접적인 비용도 포함됩니다. 이러한 비용이 숨겨져 있다는 특성 때문에 많은 기업들이 그 영향을 과소평가하거나 단순히 충분한 우선순위를 두지 않는 경우가 많습니다.
그런데 도대체 이 비용들은 정확히 무엇일까요? 그리고 비즈니스 상황에서 기한 연기가 왜 그렇게 큰 손실로 이어질 수 있을까요?
왜 연기는 그렇게 큰 대가를 치르게 될까요?
예를 들어 비용 최적화의 경우, 아무런 조치를 취하지 않는 것이 종종 가장 비용이 많이 드는 선택이 됩니다. 공급업체와의 계약은 자동으로 갱신되고, 가격 인상은 누적되며, 청구서는 철저히 검토되지 않습니다. 이러한 재정적 손실은 아무도 눈치채지 못한 채 계속해서 커져만 갑니다. 조치를 취할 때쯤이면, 수천에서 수백만 유로에 달하는 잠재적 절감 효과를 이미 놓친 경우가 종종 있습니다.
많은 조직들이 조치를 미루는 데 있어 세 가지 흔한 이유를 꼽습니다:
- “우리는 너무 바빠요.” 이해는 가지만, 비용 절감을 미루는 것은 이익을 깎아먹는 것과 다름없습니다.
- “그건 큰 비용 항목이 아닙니다.” 10~15개에 달하는 다양한 비용 항목에서 발생하는 사소한 누수들이 합쳐지면 오히려 막대한 손실을 초래할 수 있습니다.
- “우리는 공급업체와의 관계를 해치고 싶지 않습니다.” 대개는 공급업체를 교체할 필요가 있는 것이 아니라, 오히려 더 나은 계약 조건과 투명성, 책임감을 확보하는 것이 핵심입니다.
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연기에 따른 구체적인 결과
실제 사례를 통해 그 효과를 살펴보겠습니다. 제가 수개월간 협의를 진행해 온 연 매출 1억 5천만 유로의 잠재 고객사는 특정 비용 항목에서 연간 750만 유로를 지출하고 있습니다. 최근의 다양한 사례를 통해 입증된 바와 같이, 이 특정 항목의 평균 절감 가능성은 12%입니다. 즉, 품질 저하 없이 매년 90만 유로의 비용을 절감할 수 있다는 뜻입니다. 매년 반복해서 말이죠. 구매량을 줄이는 것이 아니라, 더 효율적인 구매 프로세스와 더 나은 계약 조건을 통해 달성할 수 있습니다.
이 상황은 제가 해당 기업과 처음 접촉하기 훨씬 전부터 이미 존재하고 있었습니다. 2년 넘게나 문제를 미루기만 해왔고, 내부적으로는 구매 담당자를 배치할지, 아니면 외부 지원을 받을지에 대한 논의가 계속되어 왔습니다. 따라서 이 경우 ‘무대응 비용’은 이미 200만 유로가 넘었습니다.
따라서 아무런 조치를 취하지 않음으로써 이익이 누락되고 있는 셈입니다. 그런데 이 고객의 이익률은 고작 3.9%에 불과합니다. 따라서 최적화 작업을 진행하기로 결정한다면 이익은 15% 증가할 것입니다. 결국, 손익계산서상 비용을 줄이는 것은 이익에 직접적인 도움이 되기 때문입니다. 이익은 매출에서 비용을 뺀 결과이기 때문입니다.
무대응의 대가를 피하려면 어떻게 해야 할까요?
1. 지출 분석 : 지난 12개월간의 지출 내역을 분석해 보세요. 수년 동안 검토하지 않은 항목이 있나요? 바로 이 항목들이 가장 먼저 손봐야 할 대상입니다.
2. 외부 전문가의 객관적인 시각을 구하십시오: 내부 직원들은 사안에 너무 깊이 관여해 있어 비효율적인 부분을 파악하지 못하는 경우가 있습니다. 외부 감사를 통해 새로운 통찰력을 얻을 수 있습니다.
3. 작게 시작하고 크게 생각하라: 개선이 반드시 혁신적인 변화를 수반해야 하는 것은 아니다. 때로는 프로세스와 계약에 대한 사소한 조정만으로도 상당한 개선 효과를 거둘 수 있다.
4. 영향력을 파악하고 전달하기: 조직 내 지지를 확보하기 위해 조치를 취하지 않을 경우 발생하는 비용을 수치화하십시오. 지연이 초래하는 비용을 모두가 명확히 이해하게 되면 시급성이 대두됩니다.
5. 주인의식과 책임감 고취: 비용 절감 및 개선 계획이 실제로 이행되도록 책임자를 명확히 지정하십시오.
미래는 오늘부터 시작됩니다
‘무대응의 비용’이 주는 교훈은 분명합니다. 효율적인 조직은 비효율성을 해결하고 프로세스를 개선하는 데 너무 오래 미루지 않습니다. 미루는 습관은 수익성과 성장을 서서히 잠식하는 암살자와 같습니다. 결국 ‘나중에’는 어느새 ‘결코’가 되어버립니다. 비용을 선제적으로 관리하고 가능한 한 절감함으로써, 혁신과 성장, 그리고 직원 만족을 위한 여지를 마련할 수 있습니다.
기회를 놓친 것을 후회하기보다는 오늘 당장 최적화를 시작하는 편이 낫습니다. 어떤 캔을 앞으로 밀어낼 건가요?
