1월과 2월은 언제나 바쁜 시기였는데, 올해도 예외는 아니었습니다. 저희는 오랜 기간 협력해 온 두 곳의 기숙학교 고객사와 긴밀히 협력하며, 운영 비용을 관리하고 새로운 비용 절감 방안을 모색할 수 있도록 지원해 왔습니다. 고객사 측의 말에 따르면, 절약한 비용은 학비를 낮추는 데 직접적인 도움이 된다고 합니다.
비록 이 연구가 반드시 전통적인 방식을 따르는 것은 아니지만 ERA Group 의 프로세스를 반드시 따르지는 않지만, 핵심 목표는 여전히 효율성 증대와 재무 성과 개선에 있습니다. 과거에는 기숙사 부문의 식음료 및 급식 서비스가 이 업무의 주를 이루었으나, 최근 몇 년간 양측 모두 구내식당, 교복, 사무용품 등 다른 분야로 업무 범위를 확대하고자 노력해 왔습니다. 그 결과, 1월의 상당 부분은 2024년 결산을 마무리하고 2025년을 위한 기반을 다지는 데 할애되었습니다.
1월에 우리가 수행한 주요 업무
급식비 추적: 한 학교는 2024년 급식당 비용이 2% 미만으로 증가한 것을 보고 만족해했는데, 이는 현재의 시장 상황을 고려할 때 고무적인 결과였다. 이는 2024년 지출 내역을 검토하고, 비용을 최적화할 추가적인 기회를 모색하며, 급식비를 타 학교와 비교 분석하는 과정이었다.
식당 운영 실태 분석: 학교별 학생 1인당 지출액에 40%의 차이가 있음을 확인했으며, 이를 통해 비용 관리 개선 및/또는 사업 기회 확대의 가능성을 제시했습니다.
판매 및 가격 조정: 우리는 구내식당 가격 및 판매 동향을 검토하여 2025년 예산 계획과 일치하도록 조정하는 한편, 비용 절감 기회를 모색했습니다(그리고 실제로 몇 가지 기회가 있었습니다).
식품 부문 입찰 절차: 기존에 계약이 체결되지 않았던 부문에서 9%의 비용 절감을 달성했으며, 이는 최근 다른 식품 부문에서 확보한 21%의 절감 효과에 더해지는 성과입니다.
복사용지 사용량 분석: 학교의 주요 단일 항목 지출 중 하나입니다. 학생 수를 기준으로 비교 분석한 결과, 학생 1인당 연간 종이 소비량은 약 1.25 리암으로 안정적으로 유지되고 있는 것으로 나타났습니다. 즉, 2024년에 관찰된 지출 증가는 예상과 달리 가격 인상 때문이 아니라(실제로 가격은 하락했음) 재학생 수 증가에 기인한 것이었습니다. 디지털 학습과 컴퓨터 사용으로의 전환을 고려할 때 용지 사용량이 감소할 것으로 예상했으나, 데이터는 이와 다른 양상을 보여주고 있습니다.
교복 동향: 한 학교는 교복 매장의 운영 성과에 대체로 만족하고 있었지만 , 구매 패턴에 대한 심층 분석을 원했습니다. 분석 결과, 학생들의 연간 평균 셔츠 구매량이 불과 4년 전만 해도 1벌이었던 데 비해 현재는 1.5벌로 증가했으며, 학생 1인당 총 구매 품목 수는 코로나19 이전 대비 50% 증가한 것으로 나타났습니다. 또한, 주요 공급업체가 작년에 가격을 약 5% 인상한 사실도 확인했습니다.
저희는 분기마다 이 작업을 수행하여 각 학교가 예산 대비 현황을 파악할 수 있도록 하고 있습니다. 예산과 차이가 나는 부분에 대해서는 그 원인을 분석하고, 필요한 경우 시정 조치를 취합니다. 이와 같은 간단하고 사소한 통찰들이 각 학교의 재고 관리를 개선하고, 비용을 최적화하며, 예산 편성을 개선하는 데 도움이 되고 있습니다.
벤치마킹에 대한 수요 증가
벤치마킹은 학교와 기업에서 내부 분석 및 동종 업계 비교를 위한 도구로서 그 중요성이 점점 더 커지고 있습니다. 지난 7년 동안 이들 학교와 협력해 온 경험을 통해, 벤치마킹은 “데이터가 없다”는 단계에서 벗어나 이제는 핵심적인 의사결정 도구로 자리 잡았습니다.
한 학교가 분석을 활용하는 사례로 종이 사용량을 들 수 있습니다. 종이 사용량이 예상치보다 많다는 사실이 확인되자마자, 학교 측은 문제의 원인을 신속하게 파악하고 개선 조치를 취할 수 있었습니다.
이 학교들은 다음과 같이 묻고 있습니다:
“우리의 성과는 어떤가요? 어떤 부분을 개선할 수 있을까요? 그리고 어떤 부분은 이미 잘하고 있나요?”
학생 수치를 활용함으로써 주요 카테고리별 소비 동향을 분석하고 더 심층적인 통찰력을 얻을 수 있었습니다. 현재 보유한 데이터 중 일부는 코로나19 이전인 2017년까지 거슬러 올라가며, 귀중한 장기적 관점을 제시합니다.
학교들이 재정적 이해관계를 인식함에 따라 동료 학교와의 비교 평가와 심층적인 데이터 분석에 대한 수요가 증가하고 있습니다. 그리고 두 학교 모두 끊임없이 상기시켜 주듯이, 그 결과는 상당히 중대합니다.
학교나 기관에서 벤치마킹이나 비용 관리에 관심이 있으시다면, 언제든지 이야기 나누며 어떤 방안이 있을지 함께 모색해 보고 싶습니다.
이 기회가 어떤 것인지 이해하는 데 도움이 된다면, 이사회나 경영진에게 기꺼이 설명해 드리겠습니다. 이 문제는 너무 중요해서 무시하거나 대수롭지 않게 넘길 수 없습니다.
