성공과 그 외의 일들…

7년간의 약혼을 되돌아보며

사람들은 종종 제 업무에서 ‘성공’이 어떤 모습인지 묻곤 합니다. 성공은 비용 절감에서 시작되지만, 단순히 금액만으로 결정되는 경우는 거의 없습니다. 어떤 고객에게는 순전히 재정적인 측면, 즉 비율이나 구체적인 수치로 나타납니다. 반면 다른 고객에게는 공급망 통합, 더 깊은 비즈니스 통찰력 확보, 의사결정에 대한 확신, 혹은 이 모든 요소가 복합적으로 작용하는 것이 성공의 기준이 되기도 합니다.

이번 호 ‘Costedge’에서는 제가 담당하는 고객사와 프로젝트에서 성공이 어떤 모습인지 , 혹은 그렇지 않은 경우는 어떤지, 그리고 그 과정에서 얻은 교훈들을 공유해 드리고자 합니다.

사례 연구: 사립 기숙학교; 퍼스

저는 퍼스에 위치한 한 사립 기숙학교인 이 고객사와 7년 넘게 협력해 왔습니다. ERA Group 함께 사업을 시작했을 때 제가 맡은 초기 고객 중 하나였습니다. 초기 계약은 기숙사 내 급식 서비스라는 한 가지 핵심 분야에 초점을 맞췄습니다. 처음부터 고객사는 세 가지 매우 명확한 목표를 제시했습니다:

이사회 책임

– 그는 이사회가 끊임없이 던지는 “우리가 최상의 조건을 얻고 있는가?”라는 질문에 자신 있게 답할 수 있어야 했다.

감독 강화

– 그는 외부 케이터링 업체의 실적과 운영 현황을 더 명확히 파악하기를 원했다.

1. 저축 – 처음에는 구체적인 계획이 없었지만, 저축은 여전히 핵심 목표였다.

재무 팀이 소규모이고 해당 분야의 내부 자원과 역량이 제한적이었기에, 그는 이러한 목표를 달성하기 ERA Group 도움을 요청했다.

ERA 방법론에 따라

우리는 ERA의 4단계 방법론을 활용하여 프로젝트를 시작했습니다:

• 분석– 지난 12개월간의 청구서 데이터를 취합하여 디스커버리 보고서로 작성했습니다.
• RFP –고객사와 함께 상세한 제안 요청서(RFP)를 작성하고, 세 곳의 공급업체에 참여를 요청했습니다.

선정 및 도입

– 현 계약업체는 제안 요청서(RFP)에 응찰하도록 초청받은 3개 업체 중 선정되었으며, 14%의 비용 절감 효과(금액 기준 10만 달러 대 초반)와 기타 혜택을 제시했습니다.

• 모니터링 –본격적인 구축 과정이 필요 없었기 때문에, 우리는 곧바로 모니터링 단계로 넘어갔습니다.

여기서 가장 흥미로웠던 점은, 기존 업체가 계약 상실의 위기에 직면하자 상당한 비용 절감 효과와 더불어 이전에는 제공되지 않았던 추가적인 혜택들을 제시하고 협력 관계를 재구축했다는 사실입니다. 이는 변화가 최종 결과가 되지 않더라도 시장 테스트가 지닌 힘을 여실히 보여주었습니다.

모니터링 단계: 지속적인 가치를 창출하는 플랫폼

이러한 모니터링 과정은 필수적인 것으로 입증되었습니다. 케이터링 업체의 협력을 바탕으로, 우리는 실질적인 평가 지표와 감독 체계를 도입했습니다:

• 실제 식사 횟수
• 정기적; 상세한 재고 현황(SOH)
• 정기적인 음식물 쓰레기 발생 현황 보고서
• 월간 공급업체 회의
• 논의 사항과 통찰력이 포함된 분기별 실적 보고서

이를 통해 학교와 급식 업체 모두 운영 방식을 세밀하게 조정하고 추가적인 비용 절감 방안을 모색할 수 있었습니다. 또한 당초 요청 사항에는 포함되지 않았던 새로운 혜택들을 도입했는데, 여기에는 연간 장학금 및 시설 개선 지원 등이 포함되어 있어, 이는 의뢰인이 예상하지 못했거나 이전에 누리지 못했던 혜택이었습니다.

그럼, 성공이었을까요?

네…

다음은 이 프로젝트가 당초 목표와 비교해 어떤 성과를 거두었는지입니다:

1. 경쟁력 있는 가격인가요? ✔ 네. 경쟁 입찰을 통해 여러 제안서를 비교 분석할 수 있었습니다. 수정된 제안서를 제출한 기존 업체가 가장 경쟁력 있는 것으로 판명되었으며, 이제 고객사는 이사회 심사에 자신 있게 대응할 수 있게 되었습니다.
2. 감독 기능이 강화되었나요? ✔ 네. 보고 체계, 투명성, 공급업체와의 소통이 모두 크게 개선되어 긍정적인 효과를 가져왔습니다.
3. 비용 절감? ✔ 네. 14%의 비용 절감 효과를 달성했으며, 시간이 지남에 따라 추가적인 절감 효과도 확인되었습니다.

고객의 말을 빌리자면: “ERA의 도움 없이는 결코 얻을 수 없었을 성과를 거두었습니다.”

이제 세 번째 계약 갱신 기간이자 모니터링 8년 차에 접어든 이 프로젝트는, 지속적인 협력과 정기적인 검토가 어떻게 실질적이고 장기적인 가치를 창출할 수 있는지를 보여주는 훌륭한 사례입니다.

이 프로젝트를 통해 얻은 교훈은…

• 오랫동안 거래해 온 공급업체에 정식으로 제안을 하고 관계를 공식화하면 그들이 어떤 제안을 해줄 수 있는지 보면 놀라울 따름입니다. 저는 이런 일을 수없이 목격해 왔습니다. 오랫동안 거래해 온 공급업체라면 이미 잘 알고 있다고 생각하겠지만…
• 모니터링의 힘: 이번 사례에서 모니터링을 통해 해결해야 할 몇 가지 핵심 분야, 예를 들어 음식물 쓰레기 문제를 파악할 수 있었습니다.
• 공급업체와 협력하면 어떤 추가적인 이점을 얻을 수 있으며, 문제가 발생했을 때 이를 해결하는 데 어떻게 도움이 되는지.
• 비즈니스를 더 잘 이해하는 데 도움이 되는 벤치마킹의 개념과 그 효과.

다음 호에서는 같은 카테고리이면서도 완전히 다른 목표를 가진 또 다른 학교에 대해 다룰 예정입니다.

그랜트 모로우
수석 컨설턴트
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com