Во првиот дел од „ Дали крајните трошоци го чинат вашиот бизнис пари? “, ги опишавме основните чекори потребни за да ги внесете податоците за крајните трошоци во формат што ви овозможува да го разберете составот на трошоците и да барате начини да ја извлечете вредноста на заштедите од нив. Во овој дел 2, ќе навлезам во тоа што треба да се направи. Но, секако, никој не сака да ја работи целата оваа работа залудно.
Досега би требало да го разбереме „кој и што“; што значи дека сега можеме да почнеме да правиме нешто во врска со тоа.
Што да се прави во врска со тоа?
Би препорачал пристап кон податоците со големина на дел или дел од делот. Да; веројатно ќе потрае подолго во целина; но ќе биде управливо и ќе има поголеми шанси за успех.
Започнете со идентификување на оние категории во рамките на крајните трошоци кои генерално се со поголем обем; артикли со поголема вредност и можат да се групираат. Алтернативно, групирајте ги купувањата по слични добавувачи. Вреди да се вложи време и труд во овие поголеми „кофи“. Сепак, иако е примамливо да се работи на сè одеднаш, дополнителните ресурси и време потребни за персоналот веројатно ќе го направат тоа незгодно.
- Откако ќе ги дефинираме „кофите“ со ставките, постојат неколку опции за нивно управување:
- Категориите; на пример; Канцелариски материјали; Телекомуникации; Печатење итн.; може да имаат доволно голема вредност сами по себе за да се пласираат на пазарот во конкурентен тендерски процес и да се доведат тие артикли под договорно управување (ќе пишувам за конкурентни тендери во друга статија за оние кои се заинтересирани). Овој тип на пристап има потенцијал да ослободи сериозна вредност за заштеди и, најверојатно, да ги консолидира добавувачите.
- Во други ситуации, може да станува збор за веќе да имате постоечки добавувач преку кој можете да ги купите овие ставки со најмали трошоци. Потоа, можете да ги затворите „другите“ добавувачи и повторно да ги ставите трошоците под договорно управување.
И двата горенаведени пристапи можат да го намалат бројот на добавувачи и да обезбедат ефикасност во работењето без оглед на заштедите.
Кога не најдовме процес за нарачување канцелариски материјали, неодамна имав еден клиент кој воспостави процес со исклучителни резултати. Во овој случај, вработените си купија свои канцелариски и канцелариски материјали, а потоа ги побараа назад преку нивните барања за трошоци. Како што можете да замислите, трошоците и цените беа насекаде, а купувањето беше буквално надвор од контрола.
Во соработка со компанијата, ги зедовме фактурите во PDF формат, ги направивме дигитален формат и откако го разбравме трошокот, воспоставивме процес кој, без да излезе на пазарот (имавме некои историски податоци во последните трошоци за да ја поткрепиме нашата одлука), номинираше одреден добавувач; назначи лице за централни набавки, а потоа им соопшти на сите вработени дека барањата за трошоци за канцелариски материјали нема да бидат исплатени доколку претходно не се одобри купувањето. Ова во голема мера придонесе за намалување на трошењето и резултираше со заштеди од близу 30% во првата година.
Секако, на почетокот имаше некои незадоволни вработени; но тоа брзо се смири; и сега сите го прифатија процесот; и организацијата продолжува да штеди. Тоа исто така значеше дека сметководствениот оддел обработуваше само една фактура месечно; а не повеќекратни барања за трошоци.
Денес, во овој случај, продолжуваме да ги следиме набавките квартално и преземаме корективни мерки каде што е потребно.
Ризици од неправење ништо
Организациите се потенцијално ризични ако не управуваат со своите крајни трошоци. Крајните трошоци се обично неформални; не се мониторираат и се оставаат сами на себе, им овозможуваат на луѓето да донесуваат одлуки по сопствено наоѓање, со можност за последици како што се:
- Мала или никаква загриженост за добивање на најдобра цена (ризик од цената)
- Оперативен ризик за бизнисот од купувања кои можеби не биле соодветно проверени би можел да претставува ризик за вработените; компанијата и нивните клиенти.
Доколку неодамна не сте ги прегледале вашите крајни трошоци; постои голема веројатност дека плаќате премногу и ја ставате вашата организација во ризик. Доколку се мачите да знаете од каде да почнете за да ги контролирате вашите крајни трошоци; ERA може да ви помогне да се вратите на вистинскиот пат и да заштедите значителни пари, а воедно да ги воспоставите процесите потребни за управување со крајните трошоци.
Исто така, постојат софтверски алатки како што е ERAs SpendVue ™ кои ќе им обезбедат на врвните раководители длабински информации за трошењето на нивната организација; вклучувајќи ги и малите трошоци. Сертифицираните аналитичари длабински ги проучуваат финансиските податоци на вашата компанија и ги применуваат сопствените индустриски реперни точки на ERA на вашите трошења. Резултатот? Јасни, непосредни и практични сознанија се достапни во достапен и привлечен формат. Сертифицираните советници на ERA работат со вас за да идентификуваат пат кон подобрување на паричниот тек што најдобро одговара на потребите на вашата организација. Можете да погледнете кратко видео за SpendVue ™ на следниов линк https://vimeo.com/680583659
Доколку сакате да дознаете повеќе за управувањето со вашите крајни трошоци, контактирајте го Грант Мороу .
Грант Мороу е главен консултант во ERA Group и е сертифициран советник од SpendVue.
Тој има над 30 години практично искуство во работа со мали и средни претпријатија за да идентификува каде трошат премногу и да развие стратегии за подобро управување со трошоците.
