.jpg)
Effektiva organisationer väntar inte för länge med att ta itu med ineffektiviteter och förbättra processer, förklarar Ronald Batenburg i sin expertblogg.
Känner du igen känslan av den där burken som du hela tiden sparkar undan framför dig? Det där viktiga ämnet som du måste ta itu med, men som du aldrig hinner med eftersom det alltid dyker upp något annat som också är viktigt – eller till och med ännu viktigare. Uppskjutande, alltså. En fråga om att sätta prioriteringar. Självklart.
I vardagens hektiska tempo händer det ofta att viktiga frågor skjuts på framtiden. Du vet att saker måste förändras för att arbetet ska bli effektivare och kostnaderna sänkas, men det saknas tid eller en känsla av brådska. Detta fenomen kallas ”Cost of Inaction”, det vill säga kostnaden för att inte vidta åtgärder.
Kostnaden för att inte agera omfattar alla dolda kostnader – både mätbara och sådana som inte direkt går att mäta – som uppstår när beslut eller förbättringar skjuts upp. Det kan handla om konkreta kostnader, såsom uteblivna besparingar, men också om indirekta kostnader, såsom sämre arbetsmoral bland personalen eller förlorade möjligheter. Eftersom dessa kostnader är dolda underskattar många företag ofta deras inverkan eller prioriterar dem helt enkelt inte tillräckligt.
Men vad består egentligen dessa kostnader av? Och varför kan förseningar bli så kostsamma i ett affärssammanhang?
Varför är förseningar så kostsamma?
När det gäller kostnadsoptimering är beslutet att inte göra någonting ofta det dyraste alternativet. Avtal med leverantörer förlängs automatiskt, prisökningarna hopar sig och fakturorna granskas inte noggrant. Denna ekonomiska skada växer sig allt större utan att man märker det. När man väl vidtar åtgärder har ibland redan tusentals eller till och med miljoner euro i potentiella besparingar gått förlorade.
Många organisationer anger tre vanliga skäl till att man skjuter upp åtgärder:
- ”Vi har för mycket att göra.” Det är förståeligt, men besparingar som skjuts upp är vinster som går förlorade.
- ”Det är ingen stor kostnadspost.” Mindre läckor i 10–15 olika kostnadsposter kan tillsammans leda till enorma förluster.
- ”Vi vill inte störa relationen med våra leverantörer.” Ofta behöver man inte byta leverantör, utan det handlar snarare om bättre avtalsvillkor, öppenhet och ansvarstagande.
-
Läs även: Ronald Batenburg om Spendanalys och inköpsinsikter: ”Du ser det först när du förstår det”
Konkreta konsekvenser av uppskjutandet
Ett exempel från verkligheten illustrerar effekten. En potentiell kund med en årsomsättning på 150 miljoner euro, som jag har fört samtal med i flera månader, har en årlig kostnad på 7,5 miljoner euro inom en av sina kostnadskategorier. För denna specifika kategori är den genomsnittliga besparingspotentialen 12 procent, vilket har visats i flera fall från den senaste tiden. Det innebär alltså 900 000 euro i kostnader per år som kan skäras bort utan att kvaliteten försämras. Varje år på nytt. Inte genom att köpa in mindre, utan genom effektivare inköpsprocesser och bättre avtalsvillkor.
Denna situation hade redan uppstått långt innan jag för första gången kom i kontakt med företaget. I över två år hade man skjutit problemet framför sig, och internt pågick en diskussion om man skulle anställa en inköpare eller ta hjälp av extern kompetens. I det här fallet uppgick alltså kostnaden för att inte vidta åtgärder redan till drygt 2 miljoner euro.
Vinst som alltså går förlorad eftersom man inte fattar något beslut om att göra något åt saken. Samtidigt som vinsten för denna kund uppgår till precis 3,9 procent. Beslutet att genomföra optimeringen skulle alltså öka vinsten med 15 procent. Att sänka kostnaderna i resultaträkningen gynnar ju direkt vinsten, eftersom vinsten är resultatet av intäkter minus kostnader.
Vad kan man göra för att undvika kostnaderna för att inte vidta åtgärder?
1. Analysera dina utgifter: Gör en analys av kostnaderna under de senaste 12 månaderna. Finns det utgiftskategorier som inte har granskats på flera år? Dessa är de som bör ses över i första hand.
2. Be om en oberoende bedömning: Ibland har interna medarbetare för nära koppling till verksamheten för att kunna upptäcka ineffektiviteter. En extern granskning kan ge nya insikter.
3. Börja i det lilla, tänk stort: Förbättringar behöver inte alltid vara genomgripande. Ibland kan små justeringar i processer och avtal leda till betydande förbättringar.
4. Påverka och kommunicera: Kvantifiera kostnaderna för att inte vidta åtgärder för att skapa stöd inom organisationen. När alla förstår vad förseningar kostar uppstår en känsla av brådska.
5. Skapa ägarskap och ansvar: Utse tydliga ansvariga som ser till att besparings- och förbättringsplanerna verkligen genomförs.
Framtiden börjar idag
Lärdomen från ”Cost of Inaction” är tydlig: effektiva organisationer väntar inte för länge med att ta itu med ineffektivitet och förbättra processer. Att skjuta upp saker är en tyst mördare av lönsamhet och tillväxt. I slutändan blir ”senare” obemärkt ”aldrig”. Genom att proaktivt hantera dina kostnader och spara där det går skapar du utrymme för innovation, tillväxt och nöjda medarbetare.
Det är bättre att börja optimera redan idag än att ångra förlorade möjligheter imorgon. Vilken burk sparkar du iväg?
