Ronald Batenburg om Spendanalys och inköpsinsikter: ”Man ser det först när man har fattat det”

När det gäller finansiell optimering handlar det om de fem P:na, skriver Ronald Batenburg i sin expertblogg. Och han förespråkar Spendanalys och inköpsinsikter: ”Utan Spendanalys och inköpsinsikter även den bästa CFO .”

‍

”Du ser det först när du har fattat det”: detta legendariska citat av Johan Cruijff innebär att insikt och förståelse är avgörande för framgång, och att man först börjar se den djupare innebörden av en situation efter att man har ”fattat” eller förstått den.

‍

Det handlar om att du inte bara ser handlingarna, utan också känner igen de underliggande mönstren, möjligheterna och valen. Insikt bortom ytan, alltså. Du börjar nämligen inse det verkliga värdet av något när du förstår det, vilket är en fördjupning av ren observation. Detta ögonblick av att ”förstå” är en vändpunkt där du utvecklar din intuition och kan agera snabbare och effektivare, ofta genom erfarenhet och handling.

‍

Så mycket om Johan Cruijffs lärdomar. Även om detta naturligtvis handlar om fotboll, gäller samma princip även i ett affärssammanhang. Särskilt när det gäller ekonomisk optimering.

‍

CFO:n – mellan data och riktning

Just inom finansvärlden handlar allt om insikt. Men CFObrottas med en allt mer komplex verksamhetsmiljö: de förväntas driva på omvandlingen, marknaderna kräver tillväxt och samtidigt måste varje procentenhet i marginalen skyddas mot inflation, löneökningar och oförutsägbara leveranskedjor.

‍

Det finns gott om data, och instrumentpaneler är aldrig problemet. Det som ofta går snett är att dessa data sällan ger någon ”riktning” – det saknas ”praktiskt användbara Insiktersom kan göra skillnad för tillväxt och innovation.

Varför traditionell rapportering inte räcker till

Många ekonomiteam fastnar i reaktiva mönster: att hantera budgetöverskridanden, kontrollera fakturor och sammanställa inköpsdata. Rapporterna visar vad som spenderas, men inte var ineffektiviteten gömmer sig eller vad som borde vara det första logiska steget mot optimering. Viktiga hinder i detta sammanhang är:

• Silos i utgiftskategorier och platser
• Brist på praktisk insikt: att veta att något är ineffektivt, men inte veta hur man ska förbättra det
• Inga bra jämförelser: du saknar en extern standard att mäta dina prestationer mot
• En tidskrävande analys som fördröjer beslutsfattandet

‍

Spendanalys och inköpsinsikter: omvandla insikter till tillväxt

Vad är då lösningen? Spendanalys och inköpsinsikter översikt med snabbhet. Det handlar om att kunna göra mycket mer än bara rapportera: det handlar om att få en klar bild av dina kostnader, identifiera förbättringsmöjligheter och omedelbart veta vilka åtgärder som är effektiva.

‍

Det handlar absolut inte bara om den mest synliga delen av dina kostnader, det vill säga det pris du betalar. Det handlar även om policyer (vilka riktlinjer du har), de produkter du använder, samarbetspartnerna ( de aktörer du samarbetar med) och de processer du har infört. Kombinationen av dessa fem P:navgör din nuvarande situation och utgör utgångspunkten för optimering.

‍

De plattformar som stöder detta är en verklig gamechanger. De erbjuder inte bara en översiktspanel, utan fungerar som en ”möjlighetsmotor”: de sammanför kategorier, leverantörer, Affärsenheter nyckeltal, visar jämförelsetal och förutsäger besparingspotential, tidsplaner för implementering samt riskprofil. Med andra ord: CFO omedelbar vägledning och kan agera.

‍

Kraften i Möjlighetsanalys

Varje optimering bör inledas med en oberoende Möjlighetsanalys, en grundlig genomgång av utgifterna (både direkta och indirekta). Syftet är inte att genomföra en revision, utan att synliggöra förbättringspotentialen och visa på den därmed förknippade effekten, tidsplanen och den insats som krävs. För ekonomichefer innebär detta:

• Beräkna potentiella besparingar
• Utarbeta en affärsplan för återinvesteringar i syfte att främja tillväxt och innovation
• Identifiera möjligheter till leverantörskonsolidering eller omförhandling
• Att kartlägga och optimera kundernas köpbeteende
• Prioritera åtgärder utifrån insats kontra avkastning
• En lättillgänglig och riskfri start utan genomgripande förändringar

‍

Specialiststöd: fördjupning, inte ersättning

Optimering kräver specialistkunskaper som ofta saknas internt. Särskilt när det gäller indirekta utgifter, som ofta är fragmenterade och nischade, kan en enskild medarbetare inte ha fullständig kunskap om alla aspekter, vilket gör att ytterligare expertis behövs. Specialisternas insikter, jämförelser och förhandlingsstyrka kompletterar de interna teamens kompetens, så att blinda fläckar i avtal och ineffektiviteter upptäcks utan att den befintliga kapaciteten behöver ersättas.

‍

Resultatet: ofta tvåsiffriga förbättringar

I mitt förra blogginlägg ledde just denna strategi till betydande strukturella besparingar för kunden (i detta fall 2,4 miljoner dollar per år) utan att relationen till befintliga leverantörer försämrades och utan att det uppstod några driftsstörningar.

Några sätt på vilka detta uppnåddes:

• Att tillsammans med leverantörerna optimera processerna istället för att enbart fokusera på priset.
• Anpassa avtalen bättre till de faktiska marknadsförhållandena.

‍

Spendanalys och inköpsinsikter: från data till handling

Det som Cruijff talar om – att ”fatta” – omsätts i praktiken: CFOsom Spendanalys och inköpsinsikter kan frigöra bundet kapital för att:

• Digital omvandling
• Att satsa på kompetensutveckling
• Förberedelser inför fusioner eller avyttring av verksamhetsdelar

Detta gör det möjligt att proaktivt skapa finansieringsutrymme, istället för att i efterhand försöka hitta budgetmedel. Besparingarna används direkt till strategiska projekt, vilket innebär att varje ”ja” från CFO blir CFO tillväxtmotor.

‍

Priset för passivitet

Särskilt på en marknad där marginalerna är under press lönar det sig inte att stå stilla. Utan Spendanalys och inköpsinsikter även den bästa CFO och saknar styrning för att nå nästa marginalmål. Från data till riktning, från dashboards till beslut och från ”kostnadsnedskärningar” till ”besparingar för att säkra framtiden” – det är steget som tar optimeringen från ”bra” till ”fantastisk”.

‍

Vill du veta mer om hur Spendanalys och inköpsinsikter kan hjälpa Spendanalys och inköpsinsikter organisation att utvecklas? Börja med en lättillgänglig Möjlighetsanalys upptäck var ditt ”ja” kan bli en drivkraft för tillväxt.

‍