L'approvisionnement intelligent devrait constituer une stratégie clé pour réduire les coûts alimentaires

Alors que le coût des denrées alimentaires ne cesse d'augmenter dans tout le pays, les établissements se tournent de plus en plus vers les stratégies d'approvisionnement comme un levier efficace pour maîtriser leur budget, sans pour autant compromettre la qualité des repas servis aux élèves.

ERA Group de nombreuses années, ERA Group collabore étroitement avec des établissements scolaires et des maisons de retraite, où la mise en place de pratiques d'approvisionnement plus rationnelles a permis de réaliser des économies substantielles tout en améliorant l'efficacité opérationnelle ; ces économies s'élèvent souvent à plusieurs centaines de milliers d'euros.

On parle souvent du gaspillage alimentaire et de la planification des menus, mais c'est l'approvisionnement qui fait vraiment la différence. Il ne s'agit pas de rogner sur les coûts, mais d'acheter plus intelligemment, de mieux négocier et de prendre des décisions fondées sur des données.

Deux modèles ; des défis communs

En général, les organisations fonctionnent selon l'un des deux modèles suivants en matière de restauration : la restauration externalisée, dans laquelle un prestataire externe est chargé de fournir les repas ; ou la restauration interne, dans laquelle l'organisation emploie son propre personnel de cuisine.

L'externalisation est souvent considérée comme la solution la plus simple et la moins contraignante ; mais je tiens à souligner qu'elle nécessite tout de même un suivi régulier et continu.

Même lorsqu'un traiteur est déjà en place, il est essentiel de surveiller de près ses performances. Dans un internat avec lequel nous travaillons depuis sept ans, nous examinons régulièrement des rapports détaillés (nombre de repas, stocks disponibles, gaspillage) et intégrons ces données dans des tableaux de bord et des rapports qui permettent de suivre les tendances en matière de performances et de signaler rapidement tout problème.

La restauration en interne, en revanche, offre un meilleur contrôle, mais peut s'avérer bien plus complexe, surtout lorsqu'il faut gérer un grand nombre de fournisseurs.

Dans un cas précis, nous accompagnons une école qui fait appel à plus de 26 prestataires de restauration différents. Bien que nous ayons réussi à réduire ce nombre à 20, cela reste un chiffre élevé. À titre de comparaison, nous travaillons avec un établissement de soins pour personnes âgées et avons réussi à rationaliser ce nombre pour ne retenir que huit ou neuf prestataires clés.

Six stratégies d'approvisionnement qui donnent des résultats

Alors que les budgets se resserrent et que les prix augmentent, ERA Group les entreprises à adopter plusieurs stratégies concrètes pour optimiser leurs dépenses alimentaires :

• Regrouper les fournisseurs : le fait de travailler avec plusieurs fournisseurs dans différentes catégories entraîne souvent une perte de remises sur volume et une augmentation des frais de livraison. Il est conseillé aux entreprises de passer au crible leurs fournisseurs actuels et d'envisager un regroupement afin d'obtenir de meilleurs tarifs et de réduire les frais administratifs. Souvent, les entreprises n'exploitent pas pleinement leur pouvoir d'achat.
• Conclure des accords tarifaires à long terme : la mise en place de contrats de 6 à 12 mois assortis de périodes de prix fixes peut garantir la stabilité des prix et faciliter la prévision. Ces accords doivent définir clairement les attentes, notamment en ce qui concerne les aspects essentiels tels que le prix, la protection des prix, la livraison, les exigences de qualité et les politiques de substitution.

Suivre les performances des fournisseurs :

ERA Group la mise en place de tableaux de bord simples, de rapports ou d'évaluations trimestrielles afin d'évaluer les performances des fournisseurs en fonction des tarifs, de la fiabilité des livraisons et de la qualité du service. Les relations à long terme doivent être réévaluées régulièrement afin de s'assurer qu'elles continuent d'apporter de la valeur ajoutée.

J'ai obtenu d'excellents résultats grâce à l'analyse comparative. Bien qu'il soit difficile de comparer nos performances à celles de nos concurrents sans faire appel à un tiers tel que moi-même, nous avons mis en place des repères internes pertinents qui nous permettent d'évaluer nos performances de manière plus fine.

Améliorer les pratiques en matière de gestion des stocks et de passation de commandes :

L'une des principales difficultés auxquelles nous avons été confrontés concerne le suivi des niveaux de SOH. Dans le cas des prestataires de restauration externes, ceux-ci devraient fournir régulièrement un rapport et une évaluation de la SOH. Pour les services internes, la situation est un peu plus complexe et, souvent, les organisations ne disposent pas des ressources nécessaires. Les niveaux de SOH ont une incidence notable, en particulier si l'on suit les coûts par jour-lit ou par repas.

Sensibiliser le personnel aux questions de coûts :

L'efficacité des stratégies d'approvisionnement dépend entièrement des personnes chargées de les mettre en œuvre. Les organisations devraient investir dans la formation du personnel chargé des commandes et de la réception, afin de les inciter à rester vigilants face aux anomalies tarifaires et à veiller au respect des règles par les fournisseurs.

Achats groupés

Les programmes d'achats groupés constituent une opportunité largement sous-exploitée dans les secteurs de l'éducation et des organisations à but non lucratif. Bien que la plupart d'entre nous sachions qu'ils existent, ils sont souvent négligés dans la planification quotidienne des achats, alors qu'ils peuvent s'avérer un outil efficace.

Le principe est simple : en regroupant leur demande avec celle d’autres organismes, notamment des établissements scolaires, les organisations peuvent bénéficier de tarifs et de conditions habituellement réservés à des entités beaucoup plus importantes. Ces accords collectifs permettent de réduire considérablement les coûts unitaires, de rationaliser le processus d’appel d’offres et d’alléger la charge administrative liée à la recherche et à la gestion des fournisseurs. Au-delà des économies réalisées, ils garantissent une meilleure homogénéité de la qualité des produits et de la prestation de services, offrant ainsi aux petites structures un moyen efficace de se mettre sur un pied d’égalité.

Le seul inconvénient des initiatives d'achat groupé est que les organisations cèdent une partie de leur contrôle au groupe ; et ; amener tout le monde à agir comme il se doit peut s'apparenter à un véritable casse-tête ; cela ne fonctionne que si le collectif tient ses promesses.

Impact concret

Ces changements concrets peuvent rapidement s'accumuler.

« Dans un établissement scolaire, l'application de ces principes d'approvisionnement a permis de réaliser des économies de plusieurs dizaines de milliers d'euros par an, tout en améliorant la qualité et le service, et ce même avec des fournisseurs de longue date. »

Un besoin croissant de systèmes plus intelligents

Alors que les pressions économiques persistent, l'approvisionnement intelligent s'impose non seulement comme une mesure de réduction des coûts, mais aussi comme un élément essentiel d'une restauration durable.