L'approvisionnement intelligent devrait être une stratégie clé pour réduire les coûts alimentaires.

Face à la hausse continue des coûts alimentaires dans tout le pays, les organisations se tournent de plus en plus vers les stratégies d'approvisionnement comme un levier puissant de maîtrise budgétaire, sans pour autant compromettre la qualité des repas servis aux élèves.

ERA Group Depuis de nombreuses années, elle travaille en étroite collaboration avec des écoles et des établissements de soins pour personnes âgées, où des pratiques d'approvisionnement plus intelligentes ont permis de réaliser des économies importantes tout en améliorant l'efficacité opérationnelle ; souvent des économies à six chiffres.

On parle souvent du gaspillage alimentaire et de la planification des menus ; pourtant, l’approvisionnement est crucial. Il ne s’agit pas de faire des économies de bouts de chandelle, mais d’acheter plus intelligemment, de mieux négocier et de prendre des décisions éclairées par les données.

Deux modèles ; des pressions partagées

Les organisations fonctionnent généralement selon l'un des deux modèles de restauration suivants : la restauration externalisée, où un prestataire externe est engagé pour fournir les repas ; ou la restauration interne, où l'organisation emploie son propre personnel de cuisine.

L'externalisation est souvent perçue comme l'option la plus simple et la moins contraignante ; mais je tiens à préciser qu'elle nécessite tout de même une surveillance régulière et continue.

Même avec un traiteur, il est essentiel de suivre de près ses prestations. Dans un internat avec lequel nous collaborons depuis sept ans, nous analysons régulièrement des rapports détaillés (nombre de repas, stocks, gaspillage) et intégrons ces données dans des tableaux de bord et des rapports permettant de suivre les tendances et de détecter rapidement tout problème.

La restauration interne, en revanche, offre un plus grand contrôle mais peut devenir beaucoup plus complexe, surtout lorsqu'il s'agit de gérer un grand nombre de fournisseurs.

Dans un cas précis, nous accompagnons un établissement scolaire qui comptait plus de 26 prestataires de restauration différents. Bien que nous ayons réussi à réduire ce nombre à 20, cela reste important. À titre de comparaison, nous travaillons avec un établissement pour personnes âgées et avons pu rationaliser nos relations avec seulement huit ou neuf fournisseurs clés.

Six tactiques d'approvisionnement qui donnent des résultats

Alors que les budgets se resserrent et que les prix augmentent ; ERA Group encourage les organisations à adopter plusieurs stratégies pratiques pour optimiser leurs dépenses alimentaires :

• Consolidez vos fournisseurs : Travailler avec plusieurs fournisseurs dans différentes catégories entraîne souvent de passer à côté de remises sur volume et d’augmenter les frais de livraison. Il est conseillé aux entreprises d’auditer leurs fournisseurs actuels et d’envisager une consolidation afin d’obtenir de meilleurs prix et de réduire leurs frais administratifs. Bien souvent, les entreprises n’exploitent pas pleinement leur pouvoir d’achat.
• Accords tarifaires à long terme sécurisés : La conclusion de contrats de 6 à 12 mois à prix fixes garantit la stabilité des prix et améliore les prévisions. Ces accords doivent clairement définir les attentes, notamment en ce qui concerne le prix, la protection des prix, la livraison, les exigences de qualité et les politiques de substitution.

Suivi des performances des fournisseurs :

ERA Group Il est recommandé de mettre en place des tableaux de bord simples, des rapports ou des évaluations trimestrielles pour évaluer la performance des fournisseurs en fonction des prix, du respect des délais de livraison et de la qualité du service. Les relations à long terme doivent être réévaluées régulièrement afin de garantir un apport de valeur continu.

J'ai obtenu d'excellents résultats grâce à l'analyse comparative. Bien qu'il soit difficile de se comparer directement à ses pairs sans faire appel à un tiers comme moi, nous avons mis au point des indicateurs internes pertinents qui nous permettent d'obtenir une mesure de performance plus précise.

Améliorer les pratiques de gestion des stocks et de commande :

L'une des principales difficultés rencontrées concerne le suivi des niveaux de satisfaction client (SOH). Les traiteurs externes doivent fournir régulièrement un rapport SOH et une analyse de leur situation. Pour les services internes, c'est plus complexe et les organisations manquent souvent de ressources. Or, les niveaux de SOH ont un impact significatif, notamment sur le coût des journées d'hébergement ou des repas.

Former le personnel à la gestion des coûts :

L'efficacité des stratégies d'approvisionnement dépend de la compétence des personnes qui les mettent en œuvre. Les organisations devraient investir dans la formation du personnel chargé des commandes et de la réception, en encourageant la vigilance face aux anomalies de prix et au respect des règles par les fournisseurs.

Achat groupé

Les achats groupés représentent une opportunité largement sous-exploitée dans les secteurs de l'éducation et des organismes sans but lucratif. Bien que la plupart d'entre nous sachions qu'ils existent, ils sont souvent négligés dans la planification quotidienne des achats, alors qu'ils peuvent constituer un outil efficace.

L'idée de base est simple : en mutualisant leurs demandes avec d'autres organisations, par exemple des établissements scolaires, ces dernières peuvent accéder à des tarifs et des conditions généralement réservés aux grandes structures. Ces accords collectifs permettent de réduire considérablement les coûts unitaires, de simplifier les appels d'offres et d'alléger la charge administrative liée à la sélection et à la gestion des fournisseurs. Outre les économies réalisées, ils améliorent également la constance de la qualité des produits et des services, offrant ainsi aux petits établissements un moyen efficace de rivaliser à armes égales.

Le principal inconvénient des achats groupés est que les organisations cèdent une partie de leur contrôle au groupe ; et il peut être extrêmement difficile d'obtenir que chacun agisse correctement ; cela ne fonctionne que si le collectif tient ses promesses.

Impact concret

Ces changements pratiques peuvent s'accumuler rapidement.

« Dans une école, l'application de ces principes d'approvisionnement a permis de réaliser des économies annuelles de plusieurs dizaines de milliers de livres sterling, tout en améliorant la qualité du service, même auprès des fournisseurs de longue date. »

Un besoin croissant de systèmes plus intelligents

Face aux pressions économiques persistantes, l'approvisionnement intelligent apparaît non seulement comme une mesure de réduction des coûts, mais aussi comme un élément essentiel d'une restauration durable.