Que ferais-je si j'étais le propriétaire de l'entreprise ?

En matière de réduction des coûts, adopter un état d'esprit différent pourrait mener à des résultats différents.

Si nous nous demandions : « Que ferais-je si j'étais propriétaire de l'entreprise ? », nous trouverions assurément toutes sortes de réponses, d'idées et de projets possibles, non seulement pour nous-mêmes, mais aussi pour chaque cadre et dirigeant de l'entreprise. Une approche générale pour mettre en œuvre cet état d'esprit pourrait impliquer d'envisager deux stratégies :

1. Adoptez « l’état d’esprit du propriétaire d’entreprise »

2. Mettre en place une « tour de contrôle des dépenses centrale »

1. Adoptez l'état d'esprit d'un chef d'entreprise

Les employés de toute l'organisation peuvent adopter l'état d'esprit du chef d'entreprise pour maîtriser les dépenses et générer un impact immédiat et efficace.

Cette approche consiste à évaluer constamment le potentiel d'économies totales de chaque catégorie de dépenses et à se poser sans cesse les questions suivantes : « Pourquoi agissons-nous toujours comme nous le faisons ? » « Que ferais-je si j'étais propriétaire ou investisseur de cette entreprise ? »

Pour insuffler l'état d'esprit du chef d'entreprise, le PDG doit être perçu comme le leader du changement au sein de l'entreprise, responsable du déclenchement d'une refonte radicale du modèle opérationnel, dirigeant par l'action et la parole, et mettant en œuvre une série d'actions opérationnelles démontrant son engagement à transformer l'ensemble de l'organisation.

Exemples :

– Participer activement aux réunions d'examen d'équipe sur la réduction des coûts et contribuer à accélérer la prise de décision.

– Inculquer le principe selon lequel chaque contrat doit être évalué du point de vue d'un investisseur-propriétaire.

– Définir et convenir d’objectifs avec les dirigeants et les parties prenantes et être incité à les atteindre.

– Réévaluer les besoins et recalculer les prévisions de la demande.

– Examiner les bons de commande en cours et rouvrir les négociations sur tous les contrats existants.

– Communiquer régulièrement les progrès de la transformation et réaffirmer fréquemment son engagement personnel envers le programme auprès de l’organisation.

2. Mettre en place une « tour de contrôle des coûts »

Une « tour de contrôle des coûts » est un système centralisé de gestion des dépenses indirectes ou « non essentielles ». Il s’agit de passer d’une mentalité du type « Je dépenserai chaque euro de mon budget » à celle du type « Je n’ai pas de budget et je ne dépenserai que lorsque c’est absolument nécessaire ».

Les dirigeants d'entreprise pourraient, par exemple, utiliser la Tour de contrôle des dépenses pour suivre l'avancement de leurs initiatives comme suit :

– Rationalisez la base de données fournisseurs et posez-vous la question : « Pourquoi les fournisseurs historiques existent-ils ? » et concentrez-vous sur ceux qui peuvent être considérés comme des « partenaires » dans le contexte actuel.

– Cessez toutes les dépenses « au cas où » et les dépenses « superflues », telles que l’acquisition de nouvelles technologies, les voyages promotionnels et de participation, les coûts de marketing et de parrainage, et l’achat de polices d’assurance avec une couverture plus élevée, etc.

– Rationaliser les dépenses « que nous avons toujours eues », telles que les frais de divertissement des employés et des cadres, les téléphones portables payés par l'entreprise ou les véhicules appartenant à l'entreprise.

– Analyser afin d’éliminer, de renégocier ou d’évaluer si tous les prestataires considérés comme « nécessaires » — tels que les services professionnels, les abonnements, les consultants, les coachs, etc. — sont réellement utiles.

– Faire de l’optimisation des coûts une priorité pour toute l’équipe administrative.

D’après notre expérience, la mise en place d’une tour de contrôle des dépenses permet généralement de réaliser des économies de 15 à 30 % sur les dépenses indirectes au cours des premiers mois suivant sa mise en œuvre.

Un exemple pratique

Nous avons collaboré avec JCDecaux, une entreprise du secteur publicitaire qui possède une flotte de plusieurs centaines de véhicules à usage personnel. Ces véhicules servent aux employés pour leurs déplacements et l'entretien des nombreux abribus situés dans les centres commerciaux et autres espaces publics. Grâce à l'optimisation des politiques, la renégociation des contrats avec les fournisseurs et l'évaluation des besoins spécifiques, la rationalisation du parc automobile a permis une réduction annuelle des coûts de 16 % et la mise en place d'indicateurs clés de performance (KPI) pour suivre et pérenniser ces améliorations.

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