Ahogy egyre beljebb haladunk a 21. századba, az automatizálás egyre elterjedtebbé válik, és elengedhetetlenül fontos szerepet játszik vállalatuk sikerében. Mivel a vállalkozásoknak egyre nagyobb adatmennyiségekkel és egyre szigorúbb szabályozásokkal kell megbirkózniuk, az iratkezelés olyan területté vált, amelyre a versenyképességük és a szabályoknak való megfelelés érdekében a vállalatvezetők és vezérigazgatók egyre nagyobb figyelmet fordítanak. Az Inside Small Business szerint a mesterséges intelligencia (AI) hatékonyabbá teheti az adatkezelési folyamatokat, gyorsabbá teheti az adatok elemzését, és javíthatja vállalatuk védelmét a biztonsági incidensekkel szemben.
A mesterséges intelligencia előnyei az iratkezelésben
Mivel ez a szervezetek egyik legmunkaigényesebb területe, nem meglepő, hogy a mesterséges intelligencia (AI) eszközök a dokumentumkezelésre is kiterjedtek. Ez a folyamat hagyományosan rendkívül aprólékos feladat, amely szigorú rendszerezést, kategorizálást és visszakeresést igényel. Röviden: rendkívül időigényes.
Ha olyan mesterséges intelligencia-szoftvereket vezet be a vállalkozásába, mint például a mélytanulás, számos feladat automatizálható, ami csökkenti az emberi hibák számát és időt takarít meg a munkatársaknak. Paraméterek megadásával a generatív mesterséges intelligencia megtisztíthatja az adatokat, kiküszöbölheti az ellentmondásokat, és megbízhatóbb adatbázist hozhat létre. Ezenkívül könnyen érthető adatábrázolások, például kördiagramok és grafikonok készítésével segíti az adatok elemzését.
Például: A létfontosságú információk kezelése számos ágazatban kulcsfontosságú; ezek közé tartozik az egészségügy is, ahol ezeket az adatokat jobb innovációk kidolgozására is felhasználják. Például a mélytanulást alkalmazzák a diagnózis felállításához szükséges idő lerövidítésére. A Johnson & Johnson, az egészségügyi és családgondozási vállalat, mesterséges intelligenciával foglalkozó cégekkel, a Mayo Klinikával és a Kaliforniai Egyetem San Francisco-i egészségügyi rendszerével együttműködve olyan szoftvert fejleszt, amely két kardiovaszkuláris vizsgálat – a transthoracalis echokardiográfia (TTE) és az elektrokardiogram (EKG) – segítségével segít felismerni a betegek pulmonális hipertónia kockázatát. Ezek a vizsgálatok képeket és a szív elektromos aktivitását rögzítik; a mesterséges intelligencia segítségével ez a technológia várhatóan hozzájárul a magas vérnyomás korai felismeréséhez.
Továbbfejlesztett adatlekérés és hozzáférhetőség
Az adatok visszakeresése és hozzáférhetősége az iratkezelés területén a mesterséges intelligencia egyik leghasznosabb folyamatának számít. Az információkereső rendszerek másodpercek alatt átkutatják az adatbázist és azonosítják a dokumentumokat. Az olyan szektorok, mint a jogi, pénzügyi, kormányzati, egészségügyi, valamint az energia- és közüzemi ágazat, az iratkezelés legszigorúbb területei közé tartoznak. Ezeken a területeken pontos és precíz információkra van szükség, ahol a hibalehetőség minimális. A keresési idő kritikus fontosságú, és a szemantikus keresés – egy olyan mesterséges intelligencia eljárás, amely a kulcsszavak helyett a szándékra összpontosít – nagyobb pontosságot biztosít és javítja a folyamatokat.
Például: az Uber az a fuvarmegosztó alkalmazás, amely forradalmasította az A pontból B pontba való eljutást. Mesterséges intelligencián alapuló algoritmusuk előre jelzi a keresletet, és az utasok és a sofőrök összehangolásával irányítja az ügyfeleket és a munkatársakat, miközben csökkenti a menetidőt.
Automatizálás a szabályozási előírások betartásának és az irányítás javítása érdekében
Az iratkezelés egyik legfontosabb szempontja a jogszabályi előírások betartása. A szigorú szabályozás betartása nélkül vállalkozása nagyobb kockázatnak van kitéve a pénzügyi felelősségre vonás tekintetében. Az automatizálás forradalmi változást hozott azzal, hogy figyelemmel kíséri az iratokat a jogszabályok betartása érdekében, valamint jelzi vagy kijavítja az eltéréseket. Ha naprakészen tartja a szabályozási ismereteit, csapata valós időben módosíthatja az eszközöket, csökkentve ezzel a pénzbírságok kockázatát.
Például: Az Egyesült Államok kormánya légi felvételeket használ a városi ingatlanok felmérésére. A mesterséges intelligencia segítségével ez az ágazat adatokat gyűjthet, feldolgozhat és nyomon követhet, hogy javítsa a területen végzett karbantartási és javítási munkákat.
Mesterséges intelligencián alapuló betekintések és elemzések
Az adatok és az elemzések a legígéretesebb növekedési lehetőségeket kínálják a vállalkozások tulajdonosainak. A mélytanulás alkalmazásával a vállalatok az adatgyűjtés révén rendkívüli betekintést nyerhetnek. Például a szervezeti mintákban bekövetkező változások felismerése megóvja a vállalatokat az esetleges csalásoktól vagy a pénzügyi visszaélésektől.
A mesterséges intelligencián alapuló elemzések segítségével könnyebbé válik az eljárások betartása, a szolgáltatások vagy termékek fejlesztése, valamint a működési hatékonyság növelése. Ezek az elemzések stratégiai értékkel bírnak, és megfelelő kihasználásukkal elősegítik vállalatának növekedését.
Például:A John Deere úttörő szerepet játszott a mesterséges intelligencia mezőgazdasági alkalmazásában; a vállalat számítógépes képfeldolgozást és gépi tanulást alkalmaz a gyomok és a haszonnövények megkülönböztetésére, és ezzel a nem maradékhatású gyomirtószerek felhasználását több mint kétharmadával csökkenti. Ebben az esetben a mesterséges intelligencia idő- és erőforrás-megtakarítás révén, valamint a környezeti terhelés csökkentésével segíti a gazdálkodási folyamatot.
Az adatbiztonság javítása
Sajnos a biztonsági incidensek száma egyre növekszik, és számos ágazat – mint például a fent felsoroltak – a legmagasabb szintű adatbiztonságot igényli. A mesterséges intelligenciával támogatott, új generációs tűzfalrendszerek valós időben védik az adatokat azáltal, hogy figyelemmel kísérik a hozzáféréseket, felismerik az eltéréseket, és riasztják a biztonsági csapatot, ha problémát észlelnek. Ha külső eszközt keres, ne feledje: a vállalat biztonsága csak annyira erős, mint a leggyengébb rendszer, és alapos előzetes vizsgálat nélkül nagyobb az esélye az adatbiztonsági incidenseknek.
Például: Az ügyfelek védelme érdekében a bankok élen járnak a mesterséges intelligencia adatbiztonsági fejlesztéseiben. A folyamatos fejlesztés érdekében a Goldman Sachs jelenleg egy olyan eszközön dolgozik, amely a kódjának 40%-át írja meg. A generatív mesterséges intelligencia és a rendszert felügyelő képzett szakemberek segítségével a mérnökök erősebb és biztonságosabb rendszert építenek ki, miközben több figyelmet fordíthatnak más projektekre.
Kilátások: A mesterséges intelligencia jövője az iratkezelésben
A mesterséges intelligencia az üzleti életben folyamatosan fejlődő terület, és az idő múlásával továbbra is alkalmazkodni fog a változásokhoz. A nyilvántartáskezelési igényeket előrejelző prediktív elemzés vagy a teljes nyilvántartási életciklust kezelő rendszerek csak néhány példa azok közül az AI-eljárások közül, amelyek egyre kifinomultabbak lesznek, mint az előző verziók. Ezeket a folyamatokat a természetes nyelvfeldolgozás, a gépi tanulás és a mélytanulás segítségével fejlesztik ki. Egyre több szervezet vezeti be a jelenlegi AI-folyamatokat, és igazítja üzleti tevékenységét ahhoz, hogy jobban megfeleljen ügyfelei igényeinek. Az AI használata gyorsan általános gyakorlattá válik, és további előnyök is várhatók.
