사업 비용 절감을 위한 4가지 팁
비즈니스 경비를 효율적으로 모니터링하고, 최적화하며, 관리하는 것은 필수적입니다. 특히 여러 가지 사정으로 인해 적시에 세심한 경비 관리를 수행하는 데 필요한 시간과 자원을 할애할 수 없는 기업들에게는 더욱 그렇습니다.
특히 다음 범주에 속하거나, 현재 이러한 시나리오 중 하나 이상에 부합하는 발전 단계를 겪고 있는 기업들을 언급하는 것입니다:
- 스타트업
- 단기간에 급속히 성장한 기업들
- 운영 효율이 매우 높은 기업들
- 가족 경영 기업
- 전담 구매 부서가 없는 기업
- “핵심”이자 중대한 프로젝트에 집중하고 있는 기업들
- 변화 관리에 심각한 문제가 있는 기업들
- 주요 수주 및 매출 문제 해결에 주력하는 기업들
안타깝게도 마지막 내용은 오늘날에도 매우 익숙하고 시의적절하게 들립니다.
이러한 기업들이 취할 수 있는 최선의 조치는 고정비, 일반 관리비 및 간접비 최적화 분야에서 풍부한 경험을 갖춘 컨설팅 회사를 고용하는 것이겠지만, 항상 그렇게 할 수 있는 것은 아닙니다.
혹시 이 기업들의 앞날에는 심연만이 기다리고 있는 것일까? 결코 그렇지 않다.
유용한 제안 몇 가지를 살펴보겠습니다.
1. 모든 조직 단계에서 비용을 추적하고 기록하기
링크드인에서 저를 가장 꾸준히 팔로우해 주시는 분들 중 일부는, 많은 이들이 현대 경영학의 창시자로 여기는 피터 드러커에 대한 저의 존경심을 잘 알고 계실 것입니다. 그의 유명한 격언 중 하나인 “측정할 수 없는 것은 관리할 수 없다”를 인용하자면, 제가 드리고 싶은 첫 번째 제안은 바로 이 말에서 직접적으로 비롯된 것입니다.
하지만 단순히 회사 경비를 꼼꼼하고 세심하게 관리하라고 권하는 데 그치고 싶지는 않습니다. 제가 드리고 싶은 핵심 조언은, 이러한 업무가 재무 및/또는 행정 부서, 지역 관리자, 또는 지구 관리자 수준에만 머물러서는 안 된다는 점입니다.
팀 관리자는 팀원들에게 충분한 시간과 노력을 투자하여, 각 팀원이 자신의 담당 업무 범위 내에서 회사 경비를 관리하는 방법을 익힐 수 있도록 해야 합니다. 여기에는 품질 관리 부서, 출장 및 업무 여행 부서, 총무 부서, 또는 IT 부서와 관련된 경비가 포함될 수 있습니다.
부서장은 팀원들에게 이것이 왜 중요한지, 경비를 어떻게 분류해야 하는지, 그리고 어떤 경비를 줄이거나 없앨 수 있는지 파악하는 방법을 설명해야 합니다.
직원들이 이 과정에 얼마나 적극적으로 참여하게 될지 놀라실 텐데, 비용 절감을 더욱 극대화하기 위해 스스로 아이디어를 내기도 할 것입니다.
그러면 부서장은 마침내 한 비용 영역을 제대로 관리하게 될 뿐만 아니라, 가장 뛰어난 성과를 낸 직원들에게 보상을 줄 또 하나의 명분을 얻게 될 것입니다.
따라서 이러한 간단한 조치는 조직에 서로 연결된 수많은 이점을 가져다줍니다:
- 비용 관리 및 최적화;
- 폐기물 감축;
- 직원 역량 강화;
- 보상 프로그램 도입을 위한 탄탄한 기반.
2. 우리의 친구인 기술을 활용하라
가장 현대적인 조직을 갖춘 기업들은 ERP 및/또는 기타 시스템을 활용하며, 이러한 시스템은 특정 모듈이나 전담 기능을 통해 조달 프로세스 전반을 추적할 수 있게 해줍니다.
그러나 일부 기업들은 자발적인 선택이든 여러 가지 사정이든 간에, 이러한 전용의 정교한 시스템을 사용하지 않는다.
그 반대편 극단에는 오랜 친구 엑셀 스프레드시트, 혹은 이와 호환되는 대체 프로그램이 있습니다.
이 두 극단 사이에는 무료 도구와 프리미엄(즉, 기본 기능은 무료이지만, 추후에 사용할 수도 있는 고급 기능에 따라 유료로 전환되는) 도구를 포함한 다양한 옵션이 존재합니다.
제안드리고 싶은 것은 이러한 애플리케이션 중 하나 이상을 테스트해 보고, 앞서 언급한 내용에 따라 조직의 모든 계층에서 이를 활용하도록 하는 것입니다. 이 경우, 각 부서에서 동일한 도구를 사용할 수 있도록 사용할 도구를 합의하는 것이 중요합니다. 이는 팀워크를 원활하게 할 뿐만 아니라, 이후 행정 부서에서 담당하게 될 부서 간 데이터 비교 작업도 용이하게 해줄 것입니다.
“무료 경비 관리 소프트웨어”, “무료 비용 관리 템플릿” 등의 키워드로 구글 검색을 하면 이러한 패키지의 예시를 쉽게 찾을 수 있습니다.
3. 상단부터 순차적으로 카탈로그 작성
세 번째 제안은 비용을 ‘출장 경비’, ‘자재 배송비’ 등과 같이 유형별로 분류할 뿐만 아니라, 무엇보다도 가장 상위 수준의 그룹을 만들어 다음과 같이 구분하는 것입니다:
- 고정 비용 또는 변동 비용
- 제품 관련 비용(생산 비용) 또는 일반 관리비
따라서 고정 비용을 최소화하고 변동 비용을 늘리기 위해(또는 고정 비용을 변동 비용으로 전환하기 위해) 가장 적합한 전략을 수립하는 것이 중요할 것이며, 마찬가지로 특정 상품이나 서비스의 생산과 직접적인 관련이 없는 일반 관리비를 최대한 줄이는 것도 중요할 것입니다.
이러한 변화를 이루기 위해 모든 상황에 적용되는 명확한 규칙은 없으며, 이 제안 역시 일반적인 지침으로 이해해야 합니다.
사실 특정 기업에 있어 변동 비용이 더 많은 것이 좋는지, 아니면 고정 비용이 더 많은 것이 좋는지(그리고 어느 정도가 적당한지)를 사전에 단정 짓기는 어렵지만, 변동 비용을 고정 비용보다 선호한다는 일반적인 원칙은 생산량 변동에 따른 변동 폭을 줄여 보다 안정적인 영업이익률을 달성하려는 기업 경영의 기초가 되는 경우가 많다.
4. 각 제품이나 서비스를 ‘자체 생산’ 또는 ‘외주’의 관점에서 검토하십시오
이러한 선택은 전략적 차원의 문제가 될 것이며, 회사가 제공하는(또는 가치 사슬의 일환으로 활용하는) 각 제품이나 서비스에 대해, 이를 내부에서 생산하는 것이 더 나은지, 아니면 전부 또는 일부를 외부에서 조달하는 것이 더 나은지에 대한 결정을 내리게 할 것입니다.
평가의 기준은 관련 기업마다 다를 뿐만 아니라, 같은 기업 내에서도 제품이나 서비스마다 달라질 수 있습니다.
이러한 맥락에서, 제가 무엇을 하는 것이 가장 좋은지 제안하려는 것은 아닙니다(여기서 그런 조언을 할 수는 없으니까요!). 다만 평가의 일부가 정량적인 기준으로 진행된다는 점을 상기시켜 드리고자 합니다. 다시 말해, 자체 생산을 위해 어떤 투자가 필요한지, 그리고 아웃소싱해야 할 부분에 대해서는 외부 조달로 인해 어떤 비용이 발생할지 파악하고 계산해야 할 것입니다.
이러한 전략적 차원의 결정이 비용 최적화와 불가분의 관계에 있는 이유는 다음과 같이 요약할 수 있습니다:
- 기업 비용을 최적화하면 추가적인 재원을 확보할 수 있으며, 이를 ‘생산’에 필요한 투자에 재할당할 수 있습니다.
- 고정 비용, 일반 관리비 및 간접비를 최적화하면 최적의 공급업체를 선정할 수 있게 되며, 이를 통해 제품이나 서비스를 아웃소싱하는 것이 더욱 비용 효율적이 되어 기업은 핵심 사업에 집중할 수 있게 됩니다.
따라서 “자체 생산”과 “외주 조달” 사이의 결정은 단순히 브랜드나 실제 또는 인식된 품질에만 좌우되지 않으며, 순수한 생산 비용의 문제만도 아니다. 오히려 이는 정량적으로 달성 가능한 목표로 간주되어야 하며, 기업의 비용 최적화 능력과 시장에서 가장 우수한 품질 대비 비용 효율성을 제공하는 공급업체를 선정하는 능력에 달려 있다.
